AI Chatbot

De wijze van communiceren met klanten, medewerkers en gebruikers verandert steeds sneller. Door personeelstekort, efficiëntere tools en de vraag naar getrainde medewerkers, is automatisering een steeds belangrijker aspect. Hier komt de AI chatbot om hoek kijken, een tool ontwikkelt om alle vragen die in een gesloten omgeving worden gesteld te beantwoorden. De AI chatbot kan op basis van kunstmatige intelligentie en machine learning steeds betere en geavanceerdere antwoorden geven. Vragen waarbij medewerkers dit eerst op moeten zoeken, kan een chatbot het antwoord binnen 0,5 seconde paraat hebben. Hello Marketing is de speler in het ontwikkelen van AI chatbots.

Een AI chatbot is geen standaard gescripte tool die enkel vooraf ingestelde antwoorden geeft (zoals bij een standaard chat). Door de inzet van machine learning en natuurlijke taalverwerking (Natural Language Processing, NLP), kan deze technologie menselijke interactie nabootsen. Dit betekent dat een chatbot in staat is om context te herkennen, relevante informatie te filteren en zelfs te leren van eerdere gesprekken.

Wat is een AI chatbot?

Een AI chatbot is een virtuele assistent die gebruikmaakt van een gesloten algoritme om menselijke taal te interpreteren en hierop te reageren. De technologie achter deze chatbots is gebaseerd op kunstmatige intelligentie, waarbij het systeem patronen herkent in communicatie en zijn antwoorden aanpast aan de input van de gebruiker. In tegenstelling tot een traditionele chat – die werkt op basis van een vast vraag en antwoordmodel– kan een AI chatbot omgaan met variatie, nuance en onverwachte vragen.

De Hello Marketing AI chatbot haalt zijn informatie uit een gesloten omgeving. Hij geeft dus enkel antwoorden die zelf in het systeem zijn geüpload. Hij kan dus geen andere antwoorden geven dan de informatie die je zelf aan hem hebt gegeven. Hierdoor heb je controle op de output en ontwikkel je een betrouwbare assistent die antwoord geeft op basis van bedrijfsinformatie.

Toepassingen van AI chatbots

De inzet van AI chatbots is heel breed. In veel gevallen worden ze gebruikt in de klantenservice, waar ze taken overnemen zoals het beantwoorden van veelgestelde vragen, het plannen van afspraken of het doorverwijzen naar de juiste afdeling. Ook in e-commerce worden chatbots ingezet om klanten te begeleiden tijdens het aankoopproces, productinformatie te verstrekken of hulp te bieden bij retourzendingen.

Daarnaast worden AI chatbots ingezet in sectoren als de zorg, het onderwijs en de financiële dienstverlening. Denk aan het begeleiden van patiënten met basisinformatie, het ondersteunen van studenten met leerstof, of het geven van inzicht in banktransacties. Wil je een AI training volgen? Neem dan contact op.

In interne bedrijfsprocessen kunnen chatbots fungeren als helpdesk voor medewerkers, of als toegangspunt tot HR-informatie en IT-ondersteuning. Een voorbeeld is de AI tool die we hebben ontwikkeld voor Valentinov kozijnen waarmee klanten alle vragen die ze normaal aan de medewerker zouden stellen, nu aan de chatbot stellen. Hierdoor krijgt de medewerker meer tijd om andere werkzaamheden uit te voeren.

De kracht van AI zit in de schaalbaarheid. Waar menselijke klantenservice beperkt is tot werktijden en personele capaciteit, kan een chatbot 24/7 operationeel blijven en tegelijkertijd honderden gesprekken voeren en binnen 0,5 seconde antwoord geven.

Werking en technologie van een AI chatbot

De werking van een AI chatbot is gebaseerd op een combinatie van verschillende technologieën. Aan de basis ligt Natural Language Processing (NLP). Dit stelt de chatbot in staat om de geschreven input te analyseren, en te begrijpen wat hiermee wordt bedoeld. Je kunt de AI bot bijvoorbeeld ook een andere rol geven door te zeggen dat hij meer of minder empatisch moet zijn.

Vervolgens komt machine learning in beeld. Door data te verzamelen uit eerdere gesprekken en gebruikersgedrag kan de chatbot verbanden leggen en zichzelf verbeteren. Hoe meer data, hoe nauwkeuriger het systeem functioneert.

Tevens maken onze chatbots gebruik van gespreksmodellen die al eerder zijn  gevoerd gebaseerd op transformer-technologie. Hierdoor wordt de output menselijker en worden gesprekken vloeiender.

Bij Hello Marketing heb je de keuze uit verschillende chatbots. Zo is er een HR chatbot, een Productowner of klantenservice medewerker. De informatie wordt gevoed via de documenten die je zelf upload. Dit kan al door middel van steekwoorden, zodat de AI bot zelf zijn context kan geven.

Voordelen van AI chatbots in de praktijk

Bedrijven die al gebruik maken van onze AI dienst ervaren grote veranderingen. In de praktijk zien veel organisaties dat een AI chatbot bijdraagt aan het verminderen van de druk op de klantenservice, HR afdeling of productmanagers. Veel gestelde vragen worden automatisch afgehandeld, waardoor medewerkers zich kunnen richten op complexere vraagstukken. Tegelijkertijd kan je als bedrijf ook leren van de vragen die klanten of medewerkers stellen omdat deze vragen nu vastgelegd worden.

Voor de gebruiker betekent het snellere toegang tot informatie, zonder te hoeven wachten in een wachtrij of op een medewerker. De gebruiker hoeft nu ook niet meer op zoek naar antwoorden in verschillende documenten. Het antwoord wordt namelijk binnen 0,5 seconden gegenereerd.

Wist je dat 90% van de mensen geïrriteerd raakt als een vraag die ze stellen pas veel te laat wordt beantwoord? En dat een AI chatbot dit probleem 100% kan tackelen? Voor bedrijven betekent het meer grip op terugkerende processen en een efficiëntere inrichting van de dienstverlening.

Voorbeelden van AI chatbots

Afhankelijk van de sector en het doel kan de Hello Marketing AI chatbot verschillende vormen aannemen.

Een webwinkel kan een chatbot inzetten die klanten helpt bij het vinden van een geschikt product op basis van voorkeuren en eerdere aankopen. In de zorg kan een chatbot vragen beantwoorden over wachttijden of uitleg geven over medicatie. Binnen de HR-afdeling van een bedrijf kan een interne chatbot informatie geven over verlofregelingen, reiskosten of trainingen. Onze chatbots zijn ideaal voor gebruik van routine vragen die snel beantwoord kunnen worden.

Hybride model

Hoewel onze AI chatbots steeds geavanceerder worden, is er ook sprake van aantal beperkingen. Zo kan het voorkomen dat veel vragen niet automatisch beantwoord kunnen worden. Simpelweg omdat niet alle vragen geschikt zijn om automatisch af te handelen. Complexe of emotionele privégesprekken vragen vaak om menselijke antwoorden. Daarom wordt in veel gevallen gekozen voor een hybride model, waarin de chatbot het eerste aanspreekpunt is en indien nodig het gesprek overdraagt aan een medewerker.

Integratie in de organisatie

Voor een succesvolle inzet van een AI chatbot is integratie in de organisatie belangrijk. Met integratie bedoelen we dat de chatbot actief wordt gezet maar ook dat medewerkers weten waar ze deze voor kunnen gebruiken, waar de chatbot te vinden is en wat ze er mee kunnen doen. Ook moet een chatbot passen bij de tone of voice van het bedrijf. Een succesvolle integratie kan alleen als medewerkers begrijpen waar de tool voor bedoelt is en wat ze wel of niet kunnen vragen. Vrijwel elk bedrijf zou een AI chatbot kunnen hebben en gebruiken voor diverse doeleinden.

Ook de betrouwbaarheid van de antwoorden is een aandachtspunt. Een goed getrainde chatbot presteert beter, maar blijft afhankelijk van de kwaliteit van de ingevoerde data en de onderliggende logica. Regelmatige evaluatie en bijsturing zijn belangrijk om de chatbot actueel en effectief te houden. Als de data verouderd is en niet meer van toepassing dan geeft de AI bot een verkeerd antwoord. Dit kan je voorkomen door de informatie actueel te houden. En dat dat is eigenlijk logisch, want als je medewerker oude documentatie raadpleegt heb je hetzelfde effect.

Onze AI bots slaan geen namen op, enkel het gesprek om hier van te leren. Wie wat of waar het is geweest is a. niet relevant, en B hoeven ze geen naam in te voeren.

Hoe wij de toekomst van AI chatbots zien

De technologie rondom AI chatbots blijft zich ontwikkelen. De verwachting is dat chatbots in de toekomst nog beter zullen worden in het houden van haast niet van mensen onderscheidende gesprekken, in meerdere talen tegelijk, en met een steeds grotere mate van personalisatie. We kunnen de output nu al in meerdere talen krijgen. En in de toekomst zal de ai zelfs documenten kunnen inzien en op basis daar van een advies kunnen geven.

We zien steeds vaker dat zelfs kleinere organisaties de drempel om een AI chatbot in te zetten vermindert omdat ook zij de meerwaarde hier van inzien.