業務量の増加と属人化…限界を迎えた経理・労務業務

Chatwork アシスタント導入前の課題についてお聞かせください。当時はどのような状況で、どのようなお悩みをお持ちでしたか？

岩崎様： もともと個人事業主としてクリニックを運営していたので、経理や給与計算といった業務は全部、私が1人で行っていました。そんな中、新たにもうひとつ事業所を立ち上げることになったのですが、その瞬間「これはもう1人で抱え切れる量ではなくなるな」とはっきりと感じたのを覚えています。

「抱えきれなくなる」と思われたのは、具体的にどのような点でしたか？

岩崎様： 業務量の問題もそうなんですが、一番ネックだったのは、スタッフに給与計算のような個人情報に触れる業務を任せることが難しかったことです。特に個人事業主だと、プライベートの部分も見えかねないところがあるので…。業務のアウトソーシングをしたいとはずっと思っていたのですが、なかなか自分たちに合うサービスが見つからない状況でした。

決定打は「知識の整理」と「信頼できる専門家」という安心感

数あるサービスの中で、Chatwork アシスタントを選んでいただいた決め手は何でしたか？

岩崎様： 最初のきっかけは、広告を見て問い合わせをさせていただいたことだと思います。正直、最初は金額面で少し迷いがありました。しかし、実際に人を雇うことの大変さや、もしうまくいかなかった時のことを考えると、Chatwork アシスタントを試しにやってみる価値はあると考えました。なによりも、Chatwork アシスタントさんはfreee（会計ソフト）さんの知識が豊富な方に担当してもらえると聞いたのが決め手として大きかったですね。

実際に業務を依頼する際、何か不安な点はありませんでしたか？

岩崎様： 懸念点はいくつかありました。どれくらいの作業ボリュームなのか、引き継ぎにどのくらいの時間がかかるのか、見当がつかなかったです。時間単位での契約だったので、「ちゃんと時間内で終わるのかな？」と少し不安でした。しかし、自分自身の業務量もすでに限界でで、「もうやるしかない！」と期待も込めて依頼することを決めました。

月30時間の削減！孤独な戦いから「安心して任せられるチーム」へ

導入後、実際にアシスタントに業務を任せてみて、どのような変化がありましたか？

岩崎様： 私の業務全体から見ると、給与計算などの労務業務がだいたい3分の1くらいを占めていたんですが、その半分くらいを減らすことができたと思います。時間でいうと、月に30時間くらいは削減できている感覚ですね。

Chatwork アシスタントを導入いただいて、感じたいただいているメリットはありますか？

岩崎様： 新しい事業に注力できるようになりました。労務の仕事は細かい部分が多く、ミスがないかどうかを気に掛ける心理的負担が大きかったところを、Chatwork アシスタントさんのおかげで安心して別の業務に注力することができています。また、アシスタントの方に業務を渡すために、改めて自分の知識を整理し直すことができたのも大きな収穫でした。自分では気づけなかった曖昧な部分をアシスタントの方と一緒に、一つづつ明確にできたのは自分にとってもとても良い経験でした。

ご利用いただいている中で特に助けられていると感じる瞬間はありますか？

岩崎様： 社内でのやり取りがすごくスムーズになった点です。たとえば、スタッフに勤怠の打刻漏れがないか確認する際、私から直接聞くと「うわ、ミスしちゃった…どうしよう」って、ちょっと重く受け止められちゃう人もいると思うんです。しかし、Chatwork アシスタントという第三者から質問が来るので、スタッフも安心して答えられる。お互いの心理的な負担がなくなったのが、本当にありがたいです。

孤独な戦いをやめて、信頼できるパートナーと走り出す勇気

今後のChatwork アシスタントへの期待や、展望についてお聞かせください。

岩崎様： 最近、インボイス制度のように行政からの提出書類がすごく増えているように感じます。その都度、知識を勉強するところから始めないといけないのが大変なので、そういった行政手続きの部分でも手伝ってもらえるとすごく助かります。

最後に、導入を悩んでいる経営者や個人事業主の方へ、メッセージをお願いします。

岩崎様： 外部に仕事を切り出すのは、すごく勇気がいることだと思います。しかし、そこを乗り越えたら、本当に楽になります。一人で業務をされている方であれば、孤独に戦わなくて良くなります。信頼できるパートナーと一緒に走れるようになるので、ぜひ一度試してみてほしいです。