기록 관 리 프 로 세 스 (process for control of records) 문서번호 cp-402 승인일자 20... 개정번호 0 page /4 개정이력 문서 승인 rev.no 개정일자 주요개정내역 문서관리 담당확인 구 분 작 성 검 토 승 인 부서/성명 0 20... 품질/환경시스템 도입 적용을 위한 제정 서 명 일자 process mapping 1.기록의 작성 2.기록의 식별 3.기록의 색인 4.기록의 화일링 5.기록의 유지 6.기록의 연람 7.기록의 폐기 각종 기록 문서 목록 기록 관 리 프 로 세 스 (process for control of records) 문서번호 cp-402 승인일자 20... 개정번호 0 page /4 unit process 업무 절 차 담당 협조/검토 출력물 관리기준 승인 1.기록의 작성 1.1 기록 작성은 통계표, 전표, 증빙서류, 전산용지 등을 제외하고는 a4용지 사용을 원칙으로 한다. 1.2 기록은 읽기 쉽고, 그 기재내용이 명확해야 하며, 작성자와 승인자의 서명 또는 날인이 기재되어야 한다. 1.3 수정사항의 확인이 가능토록 수정을 요하는 부위에 두 줄을 긋고, 수정자의 서명 또는 날인 후 변경된 내용을 기재한다. 1.4 긁거나 지워서 내용을 삭제하지 않는다. 1.5 수정 부위에 흰색 수정 액을 도포하여, 내용을 삭제하지 않는다.단 오자, 탈자의 수정은 수정 액을 사용할 수 있다. 작성자 검토자 -각종기록 -내용의 적합성 -기록의 유효성 승인자 2.기록의 식별 2.1 기록은 보고서, 회의록, 양식 등의 형태이며 각 기록은 고유번호, 제목, 일자 등으로 기록을 식별한다. 2.2 문서에 기록의 보존년한, 보존부서를 명시한다. 2.3 협력업체 또는 고객의 기록도 기록자료의 한 요소이다. 2.4 기록은 [부표 1] 같이 대분류, 중분류, 소분류로 구분해서 업무기능별로 작성하여 유지하는 것을 원칙으로 한다. 해당부서 -기록의 식별번호 -기록문서 번호 부여 -파일의 식별 3.기록의 색인 3.1 각 부서에서는 필요한 기록을 수집한다. 3.2 검색을 용이하게 하기 위하여 해당파일 문서목록표에 식별사항(식별번호, 제목, 접수일)을 기록한다. 3.3 단 같은 서식의 기록을 함께 파일하는 경우에는 문서 목록표 작성을 생략할 수 있다. 담당자 -문서 목록표 -문서 목록표 작성 기록 관 리 프 로 세 스