Tập trung được coi là một quy trình mà việc ra quyết định tập trung vào một số ít người. Mọi quyết định và hành động quan trọng ở cấp dưới, mọi chủ đề và hành động ở cấp dưới đều phải được sự chấp thuận của ban quản lý cấp cao.

Theo Allen, “Tập trung hóa” là việc duy trì quyền hạn một cách có hệ thống và nhất quán tại các điểm trung tâm trong tổ chức. Ý nghĩa của tập trung hóa có thể là:

1. Bảo lưu quyền ra quyết định ở cấp cao nhất.
2. Quyền điều hành được giao cho các nhà quản lý cấp trung.
3. Đặt trước hoạt động ở cấp thấp hơn theo chỉ đạo của cấp cao nhất.

Theo cơ chế tập trung, các quyết định quan trọng và then chốt được ban quản lý cấp cao đưa ra và các cấp khác thực hiện theo chỉ đạo của cấp trên.

Ví dụ, trong một doanh nghiệp, cha con là chủ sở hữu, quyết định những vấn đề quan trọng và tất cả các chức năng còn lại như sản phẩm, tài chính, tiếp thị, nhân sự đều do các trưởng phòng thực hiện và họ phải hành động theo chỉ đạo và mệnh lệnh của cả hai người. Do đó, trong trường hợp này, quyền quyết định vẫn nằm trong tay cha con.

Mặt khác, Phân cấp là một sự phân cấp có hệ thống về thẩm quyền cấp quản lý và trong toàn bộ tổ chức.

Trong mô hình phân quyền, quyền hạn được giao cho ban quản lý cấp cao để đưa ra các quyết định quan trọng và hoạch định chính sách cho toàn bộ doanh nghiệp. Phần quyền hạn còn lại có thể được phân cấp cho cấp quản lý trung gian và cấp quản lý thấp hơn.

Mức độ tập trung hóa và phân quyền sẽ phụ thuộc vào mức độ thẩm quyền được giao cho cấp thấp nhất.

Theo Allen, “Phân quyền đề cập đến nỗ lực có hệ thống nhằm phân cấp cho cấp có thẩm quyền thấp nhất, ngoại trừ những thẩm quyền có thể được kiểm soát và thực hiện tại các điểm trung tâm.

Phân quyền không đồng nghĩa với ủy quyền. Thực chất, phân quyền là sự mở rộng của ủy quyền. Mô hình phân quyền có phạm vi rộng hơn và quyền hạn được phân tán xuống cấp quản lý thấp nhất.

Ủy quyền là một quá trình hoàn chỉnh và diễn ra từ người này sang người khác. Trong khi đó, phân quyền chỉ hoàn tất khi việc ủy ​​quyền được thực hiện một cách tối đa.

Ví dụ, tổng giám đốc của một công ty có trách nhiệm tiếp nhận đơn xin nghỉ phép của toàn bộ công ty.

Tổng giám đốc ủy quyền công việc này cho giám đốc nhân sự, người hiện chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn xin nghỉ phép. Trong trường hợp này, việc ủy ​​quyền đã diễn ra.

Mặt khác, theo yêu cầu của người quản lý nhân sự, nếu tổng giám đốc ủy quyền quyền này cho tất cả các trưởng phòng ở mọi cấp, trong tình huống này đã diễn ra sự phân cấp.

Có một câu nói rằng “Mọi thứ làm tăng vai trò của cấp dưới là phân cấp và làm giảm vai trò là tập trung hóa”.

Phân quyền có phạm vi rộng hơn và trách nhiệm của cấp dưới cũng tăng lên trong trường hợp này. Mặt khác, trong phân quyền, người quản lý vẫn phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về mọi hành động của cấp dưới.

Ý nghĩa của việc phân quyền

1. Gánh nặng lên Tổng giám đốc điều hành ít hơn so với trường hợp tập trung hóa.

2. Trong mô hình phân quyền, cấp dưới có cơ hội tự quyết định và hành động độc lập, từ đó phát triển kỹ năng và năng lực. Bằng cách này, tổ chức có thể xử lý nguồn nhân lực dự trữ.

3. Trong phân quyền, sự đa dạng hóa và ngang hàng có thể dễ dàng được thực hiện.

4. Trong phân cấp, việc đa dạng hóa hoạt động có thể phát huy hiệu quả vì có nhiều không gian hơn để thành lập các phòng ban mới. Do đó, tăng trưởng đa dạng hóa có một mức độ nhất định.

5. Trong cấu trúc phân quyền, các hoạt động có thể được phối hợp ở cấp độ bộ phận, điều này không thể thực hiện được trong cơ cấu tập trung.

6. Trong trường hợp cấu trúc phân quyền, nhân viên có động lực và tinh thần cao hơn vì họ có nhiều quyền tự chủ hơn để hành động và quyết định.

7. Trong cấu trúc phân quyền, việc phối hợp ở một mức độ nào đó rất khó duy trì vì có rất nhiều phòng ban và quyền hạn được phân bổ ở mức tối đa có thể, tức là đến cấp phân quyền thấp nhất.

Tập trung hóa và phân cấp hóa là những phạm trù mà theo đó mô hình quan hệ quyền hạn trở nên rõ ràng.

Mức độ tập trung hóa và phi tập trung hóa có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như bản chất hoạt động, khối lượng lợi nhuận, số lượng phòng ban, quy mô của một công ty, v.v.

Quy mô của một doanh nghiệp càng lớn thì việc thiết lập phân quyền càng phù hợp.