ورچوئل ٹیم کی ترقی کا ابتدائی مرحلہ اس کی کامیابی کے لیے اہم ہے۔ جس طرح فاؤنڈیشن عمارت کی مضبوطی کی وضاحت کرتی ہے، اسی طرح ورچوئل ٹیم کے قیام میں شامل اقدامات بعد کے مراحل میں اس کے کامیاب کام کرنے میں اپنا حصہ ڈالنے میں بہت آگے ہیں۔ دو بنیادی سوالات اس مرحلے کو کنکال دیتے ہیں - 'ٹیم کا کیا مطلب ہے؟'اور'ٹیم اپنا مقصد کیسے حاصل کرے گی۔' اس مضمون کا مقصد اس کا مزید تفصیل سے جائزہ لینا اور ٹیم لیڈروں کو عملی بصیرت فراہم کرنا ہے جنہیں ورچوئل ٹیم قائم کرنے کا کام سونپا گیا ہے۔

لہذا ہم سب سے پہلے سوال کا جواب تلاش کرنے کے ساتھ شروع کرتے ہیں 'ٹیم کا کیا مطلب ہے؟' اس میں ٹیم کے لیے ایک منفرد شناخت بنانا شامل ہے جس کے ساتھ ٹیم کے تمام ممبران تعلق رکھ سکتے ہیں۔

• ٹیم کو ایک نام دیں - یہ ایک رسمی لیبل دینے کے لئے مشورہ دیا جاتا ہے جو واضح طور پر ٹیم کے کام کو بیان کرتا ہے. اس سے ٹیم کے اندر اور باہر لوگوں کو ایک چہرہ ملتا ہے۔ مزید غیر رسمی احساس دلانے کے لیے آپ اندرونی گفتگو کے مقاصد کے لیے ایک مختصر مختصر نام بھی لے سکتے ہیں۔

• ٹیم کا مقصد بیان کریں - اگرچہ ورچوئل ٹیم کی تخلیق کی پہلے سے طے شدہ تنظیمی وجہ موجود ہے۔ لیکن ٹیم کے ارکان کے سامنے اس وجہ کو مزید ٹھوس شکل میں بیان کرنا بھی ضروری ہے۔ اسے واضح طور پر ٹیم کے ہر رکن تک پہنچایا جانا چاہیے تاکہ وہ سب ایک ہی صفحہ پر ہوں اور اس مقصد کے لیے یکساں طور پر متحرک اور پرعزم ہوں۔

• ایک ٹیم ڈائرکٹری کو ایک ساتھ رکھیں - دوسرے ساتھیوں تک پہنچنے کے لیے، کسی کو ان کے رابطے کی تفصیلات جاننے کی ضرورت ہے۔ اس لیے آپ کو ٹیم کے ہر رکن کے مقام، ٹائم زون اور وہ جو کمیونیکیشن میڈیا استعمال کریں گے اس کے رابطے کی تفصیلات، مثال کے طور پر ای میلز، فون نمبرز، فوری پیغام رسانی یا اسکائپ آئی ڈی وغیرہ کے بارے میں معلومات کے ساتھ ایک کیٹلاگ بنانا چاہیے۔ اسے تمام اراکین کے ساتھ شیئر کیا جانا چاہیے۔

دوسرے مرحلے میں 'کے سوال کا جواب دینا شامل ہے۔ٹیم اپنا مقصد کیسے حاصل کرے گی۔' اس میں ٹیم کو سیدھ میں لانے کے لیے کارروائی کی منصوبہ بندی شامل ہے کہ ان کے تفویض کردہ کاموں کو مؤثر طریقے سے کیسے پورا کیا جائے۔ ایک اچھی طرح سے طے شدہ اور سمجھے جانے والا ایکشن پلان ٹیم کو حرکت میں لاتا ہے اور ان کی صحیح سمت میں رہنمائی کرتا ہے۔

• ٹاسک کے باہمی انحصار کے ساتھ عمل کے بہاؤ کو ترتیب دیں - وژن اور مشن کے بیان کو ٹھوس اہداف میں تقسیم کریں اور مزید آسان کاموں میں کلیدی نتائج والے علاقوں کے ساتھ جو آسانی سے ناپی جا سکیں۔ اس میں باہمی انحصار کی نمائندگی کرنے کے ساتھ اس کی وضاحت کرنے کے لیے فلو ڈایاگرام کا استعمال کرنا بہتر ہے۔ اس سے مقصد تک پہنچنے کے طریقے کی واضح تصویر ملتی ہے۔

• شیڈولنگ ٹائم لائنز - ہم میں سے اکثر کے لیے وقت کے خلاف اپنی کارکردگی کو ٹریک کرنا ہمیشہ آسان ہوتا ہے۔ ہر کام کے لیے ٹائم فریم کا اندازہ لگایا جانا چاہیے۔

• واضح کردار احتساب - ذمہ داری کا میٹرکس مرتب کرنا بہتر ہے جو یہ ظاہر کرتا ہے کہ کون سے اراکین ہر کام میں شامل ہوں گے۔ اس سے ابہام سے بچا جائے گا اور ان لوگوں کی غیر ضروری شمولیت کو نظرانداز کرنے میں مدد ملے گی جن کی ضرورت نہیں ہے۔ ہر کام کی کامیابی کے لیے ایک رکن کو جوابدہ بنایا جائے۔ یہ مشترکہ قیادت کو فروغ دیتا ہے اور انتظامی بوجھ کو کم کرتا ہے۔

• ٹیم رپورٹنگ کا ڈھانچہ - اگرچہ ورچوئل ٹیمیں چاپلوسی ڈھانچے کو پسند کرتی ہیں لیکن ہموار کام کے بہاؤ کے مقصد کے لیے، یہ ضروری ہے کہ کام کے عمل کی قیادت کا خاکہ عمودی اور افقی طور پر بنایا جائے۔ یہ لوگوں کو مطلع کرے گا کہ انہیں ضرورت کے وقت کس سے رابطہ کرنا چاہئے۔

• ایک موثر میڈیا پلان تیار کریں۔ چونکہ جسمانی فاصلہ ورچوئل ٹیم کی بنیادی خصوصیت ہے، اس لیے ایک ایسا میڈیا پلان تیار کرنے کی انتہائی سفارش کی جاتی ہے جس کے ساتھ تعامل کی فریکوئنسی، استعمال کیے جانے والے میڈیا کی قسم اور آرام دہ ٹائم فریم (wrt ٹائم زون میں فرق) کی وضاحت ہو۔

دونوں مراحل مکمل ہونے کے بعد ورچوئل ٹیم کو کک آف یا تعارفی میٹنگ کے ساتھ لانچ کرنا بہتر ہے۔ ٹیم کے تمام اراکین کو اس میں شامل ہونا چاہیے اور اس مقصد کے لیے ریئل ٹائم میڈیا کا استعمال سب سے موزوں ہے۔ تمام دستاویزات جیسے ٹیم ڈائرکٹری، پروسیس فلو، ٹاسک ایک دوسرے پر انحصار، میڈیا پلان وغیرہ سبھی ممبروں کو دستیاب کرائے جائیں۔ اس میٹنگ میں ہر ممبر کا مختصر تعارف اور ان کے پس منظر، آئس بریکر یا ٹیم بلڈنگ سیشن، تنظیم میں ٹیم کے سیاق و سباق کی وضاحت اور مندرجہ بالا دستاویزات کی مدد سے زمینی اصول طے کرنا شامل ہونا چاہیے۔ کِک آف میٹنگ کو بند کرنے سے پہلے، توقعات کا فوری جائزہ لیں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام ممبران پروجیکٹ ویب پورٹل تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں اور آئی ٹی سیکیورٹی کی ضروریات کو پورا کر سکتے ہیں، اگر کوئی ہے، اور اگلی میٹنگ کے لیے عارضی شیڈول ترتیب دیں۔