การฝึกอบรมเป็นกระบวนการที่มีค่าใช้จ่ายสูง ไม่เพียงแต่ในแง่ของเงินที่ใช้ไปเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเวลาและทรัพยากรอื่นๆ ที่ใช้ไปอีกด้วย

คำถามที่สำคัญที่สุดก็คือ การพิจารณาว่ามีความจำเป็นต้องฝึกอบรมจริงหรือไม่ และการแทรกแซงดังกล่าวจะส่งผลต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กรโดยตรงหรือโดยอ้อมหรือไม่?

คำตอบของคำถามที่กล่าวถึงข้างต้นอยู่ที่ 'การวิเคราะห์ความต้องการการฝึกอบรม' ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการทั้งหมดของการฝึกอบรมและพัฒนา

การวิเคราะห์ความต้องการการฝึกอบรมเป็นกระบวนการเชิงระบบในการทำความเข้าใจความต้องการการฝึกอบรม.

ดำเนินการเป็น 3 ขั้นตอน คือ

1. ในระดับองค์กร
2. ในระดับบุคคลและ
3. ในระดับงาน

ซึ่งแต่ละส่วนเรียกว่าการวิเคราะห์องค์กร การวิเคราะห์บุคคล และการวิเคราะห์งาน เมื่อการวิเคราะห์เหล่านี้เสร็จสิ้น ผลลัพธ์จะถูกรวบรวมเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการฝึกอบรม

อีกมุมมองหนึ่งเกี่ยวกับความต้องการการฝึกอบรมคือความแตกต่างระหว่าง “สิ่งที่เป็น” กับ “สิ่งที่ควรจะเป็น” จากมุมมองนี้ ธนาคารโลกจึงได้ดำเนินการวิเคราะห์ความต้องการและได้ข้อสรุปว่าหน่วยงานหลายแห่งในภูมิภาคตะวันออกของยุโรปจำเป็นต้องเปลี่ยนจากรัฐวิสาหกิจเป็นองค์กรที่สามารถพึ่งพาตนเองได้ จากนั้นจึงได้ติดต่อมหาวิทยาลัยหลายแห่งเพื่อพัฒนาโมดูลที่จำเป็นและดำเนินการฝึกอบรมตามแนวทางเดียวกัน

แม้ว่าแต่ละขั้นตอนในกระบวนการฝึกอบรมทั้งหมดจะมีความเฉพาะตัว แต่การวิเคราะห์ความต้องการมีความพิเศษตรงที่เป็นการวางรากฐานสำหรับการฝึกอบรมประเภทที่จำเป็น

การประเมินจะทำให้เข้าใจว่าจำเป็นต้องมีการแทรกแซงแบบใด ความรู้ ทักษะ หรือทั้งสองอย่างในบางกรณีที่มีทั้งสองอย่างนี้อยู่แต่ประสิทธิภาพยังไม่ดีพอ ปัญหาอาจเกิดจากแรงจูงใจ ดังนั้นจึงเน้นย้ำถึงความจำเป็นและการแทรกแซงที่เหมาะสม ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้การฝึกอบรมมีประสิทธิภาพ

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว การวิเคราะห์/ประเมินความต้องการจะดำเนินการในสามระดับ ได้แก่ ระดับองค์กร ระดับบุคคล และระดับงาน ต่อไปนี้เราจะมาเจาะลึกแต่ละระดับอย่างละเอียด

1. การวิเคราะห์องค์กร

   การวิเคราะห์องค์กรมีจุดมุ่งหมายเพื่อคัดเลือกพื้นที่สำคัญสำหรับการฝึกอบรมภายในองค์กรและปัจจัยที่อาจส่งผลต่อพื้นที่ดังกล่าว

   ภารกิจ วิสัยทัศน์ เป้าหมาย การสำรวจบุคลากร กระบวนการ และข้อมูลประสิทธิภาพขององค์กรล้วนได้รับการศึกษา การศึกษานี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการเรียนรู้ที่จำเป็นสำหรับการฝึกอบรม ยกตัวอย่างเช่น Motorola และ IBM ที่ทำการสำรวจทุกปีโดยคำนึงถึงเป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาวขององค์กร

2. การวิเคราะห์งาน

   การวิเคราะห์งานของแบบสำรวจการประเมินความต้องการมีจุดมุ่งหมายเพื่อทำความเข้าใจ "อะไร" ของขั้นตอนการพัฒนาการฝึกอบรม ประเภทของการแทรกแซงที่จำเป็นคือสิ่งที่ได้ตัดสินใจไว้ในการวิเคราะห์งาน

   เป็นการประเมินงานอย่างเป็นกลาง โดยเน้นทั้งแนวทางที่เน้นคนงานและแนวทางที่เน้นงาน นำมาพิจารณา แนวทางการปฏิบัติงาน (Work-oriented approach) จะระบุพฤติกรรมสำคัญและสอบถามเกี่ยวกับงานเฉพาะเจาะจง ส่วนแนวทางการปฏิบัติงาน (Work-oriented approach) จะระบุกิจกรรมที่จะดำเนินการในงานเฉพาะเจาะจง แนวทางการปฏิบัติงาน (Work-oriented approach) จะมีประโยชน์ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการแทรกแซง และแนวทางการปฏิบัติงาน (Work-oriented approach) จะมีประโยชน์ในการพัฒนาเนื้อหาและการประเมินโครงการ

3. การวิเคราะห์รายบุคคล

   เห็นได้ชัดจากชื่อองค์กรเองว่า การวิเคราะห์รายบุคคลนั้นเกี่ยวข้องกับบุคคลในองค์กรที่ต้องการการฝึกอบรมและในด้านใดโดยเฉพาะ ในกรณีนี้ ประสิทธิภาพจะถูกนำมาพิจารณาจากข้อมูลการประเมินผลการปฏิบัติงาน และนำมาเปรียบเทียบกับระดับหรือมาตรฐานการปฏิบัติงานที่คาดหวัง

   การวิเคราะห์รายบุคคลยังดำเนินการผ่านแบบสอบถาม ข้อเสนอแนะ 360 องศา การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล ฯลฯในทำนองเดียวกัน องค์กรหลายแห่งใช้การประเมินสมรรถนะในการประเมินผู้จัดการ ซึ่งอาจมาจากผู้ใต้บังคับบัญชา ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน เจ้านาย ฯลฯ

   นอกเหนือจากองค์กรที่กล่าวถึงข้างต้นแล้ว ยังมีการใช้การสำรวจทัศนคติ การสำรวจเหตุการณ์วิกฤต และการประเมิน เพื่อทำความเข้าใจความต้องการการฝึกอบรม ซึ่งจะกล่าวถึงโดยละเอียดในบทความอื่นๆ