Kommunikationsplanering innebär att identifiera intressenternas informations- och kommunikationsbehov. Detta inkluderar att bestämma vad som behöver kommuniceras, till vem, när, med vilken metod och hur ofta. Detta är ett mycket proaktivt tillvägagångssätt.

PMBOK-guiden föreslår ofta att arbetet ska utföras på ett mer strukturerat sätt än vad många projektledare tidigare trodde. Därför betonar guiden ett strukturerat tillvägagångssätt för projektledningskonsten. Kommunikation är inget undantag. För att göra det bra måste man förstå organisationens miljö, såsom kultur och standarder.

Man måste också ta hänsyn till organisationens processer och rutiner för att utföra arbete och kommunikation, historiska dokument från tidigare projekt, lärdomar och lagrad information. Detta innebär att kommunikationshantering är hela processen med slut-end kommunikationsslingor som involverar feedback och andra mekanismer också..

Det är viktigt att inse att kommunikationen inte är ensidig. Under den tidiga delen av projektplaneringen har projektgruppen haft möjlighet att interagera med andra projektintressenter. Detta ger projektledaren en chans att identifiera eventuella risker och planera att träffa intressenterna regelbundet för att minska riskerna. Detta innebär att en projektkommunikationsplan måste upprättas och lämpliga intressenter identifieras. Projektkommunikationen är både intern och extern.

Den interna kommunikationen sker inom teamet och involverar projektledaren tillsammans med teammedlemmarna. Detta kan ske i form av veckovisa teammöten, statusuppdateringar och enskilt möten som kartlägger individens framsteg tillsammans med eventuella problem.

Intern kommunikation är ett bra sätt att säkerställa att alla teammedlemmar är synkroniserade med projektets mål och att de vet vad som förväntas av dem.

Extern kommunikation avser de processer som innebär att projektledaren kommunicerar statusuppdateringar till projektets sponsorer, identifierar risker och förändringar i projektets resultat och träffar andra intressenter för att lösa dem till alla berörda parters belåtenhet. Detta är den externa komponenten i kommunikationsprocessen. En effektiv kommunikationsplan tar hänsyn till relevanta intressenters behov tillsammans med projektgruppens behov.

Effektiv projektledning är konsten att hitta en balans mellan konkurrerande krav från olika intressenter och säkerställa att projektets slutmål uppnås.Projektledning handlar om hur projektledaren agerar i samklang med teammedlemmarna och levererar projektet till sponsorerna. Projektledarens roll är både att facilitera och möjliggöra.

Facilitatorrollen kommer in i bilden när projektledaren måste balansera de konkurrerande kraven från sponsorer och intressenter, och den möjliggörande rollen kommer in i bilden när projektledaren måste motivera sina teammedlemmar och se till att projektets mål uppnås.

Sammanfattningsvis handlar effektiv projektledning om situationsanpassat ledarskap utan att tappa helhetsbilden ur sikte. Detta är den slutsats som alla projektledare måste sträva efter och något som projektledaren måste sträva efter.