SIPOC ਚਾਰਟ, ਜੋ ਕਿ ਕਿਸੇ ਵੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸੁਧਾਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਬੁਨਿਆਦੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੈ, ਨੂੰ ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਿਕਸਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਸਨੂੰ ਸਮਝਣਾ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ। ਇਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਮੌਜੂਦ ਤਰਕ ਨਾਲ ਵੀ ਇਕਸਾਰ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

SIPOC ਚਾਰਟ ਦੇ ਸਹੀ ਵਿਕਾਸ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਤਰੀਕਾ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ।. ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹੈ:

1. ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ: ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸੰਗਠਨਾਂ ਕੋਲ ਸਪੱਸ਼ਟ ਪ੍ਰਵਾਹ ਚਾਰਟ ਜਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਕਸ਼ੇ ਹੋਣਗੇ ਜੋ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਸਾਰੇ ਪੜਾਵਾਂ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਕਿਉਂਕਿ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਥੋੜ੍ਹੀ ਜਿਹੀ ਅਸਪਸ਼ਟਤਾ ਹੋਵੇਗੀ। ਇਹੀ ਕਾਰਨ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ SIPOC ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਨੂੰ ਵਿਕਸਤ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ। ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਕਸ਼ੇ ਵਿੱਚ ਦੱਸੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਰੇਕ ਗਤੀਵਿਧੀ ਅਤੇ ਘਟਨਾ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਸੂਚੀਕਰਨ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਵਿਅਕਤੀ ਉਸ ਪੱਧਰ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੇ ਜਿਸਨੂੰ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ।

2. ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਪੜਾਵਾਂ 'ਤੇ ਮਾਪੇ ਗਏ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ: ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਉਹ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਜਾਣਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਵਿਵਹਾਰ ਦੀ ਉਮੀਦ ਕਰਨੀ ਹੈ। ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਉਹ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਜੋ ਮਾਪਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਸਹੀ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਵਿਕਸਤ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਜੋ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਕਿ ਇਹਨਾਂ ਸੰਖਿਆਵਾਂ 'ਤੇ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਅੰਦਰ ਮਾਮਲਿਆਂ ਦੀ ਸਹੀ ਸਥਿਤੀ ਦੱਸੇ। ਇਹ ਇੱਕ SIPOC ਨਕਸ਼ੇ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦਾ, ਪਰ SIPOC ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪੂਰੀ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਟੀਚਾ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਨੂੰ ਜਾਣਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਇੱਕ ਦੁਹਰਾਓ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇਗੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਸਮਾਂ ਬਰਬਾਦ ਹੋਵੇਗਾ।

3. ਮਾਪਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਪੂਰੇ ਆਉਟਪੁੱਟ: ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਇਹ ਸਮਝਣਾ ਹੈ ਕਿ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਾ ਆਦਰਸ਼ ਆਉਟਪੁੱਟ ਕੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਸਮਝਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਕਈ ਵਾਰ ਗਾਹਕ ਆਪਣੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਬਾਰੇ ਬਹੁਤ ਸਪੱਸ਼ਟ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਫਿਰ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਆਉਟਪੁੱਟ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਰਣਨ ਨਾ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹੋਣ। ਮਾਪ ਉਦੇਸ਼ਪੂਰਨ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਮਾਲਕਾਂ ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਉਦੇਸ਼ਾਂ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਸਮਝੌਤਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਅਤੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਸਮੱਗਰੀ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੋਵਾਂ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਆਊਟਫਲੋ ਨੂੰ ਮੈਪ ਕਰੋ।

4. ਮਾਪਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਪੂਰੇ ਇਨਪੁੱਟ: ਆਉਟਪੁੱਟ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਇਨਪੁਟਸ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਕੰਮ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਵਾਰ ਫਿਰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਸੁਚਾਰੂ ਕੰਮਕਾਜ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੀ ਸਮੱਗਰੀ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੋਵਾਂ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਨਪੁਟਸ ਦੀ ਮੈਪਿੰਗ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਨੂੰ ਵੀ ਭਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨਗੇ। ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਹਰ ਪੜਾਅ 'ਤੇ ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਨਾਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲੇਗੀ।

5. ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ ਅਤੇ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਓ: ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਪੂਰਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਸਮਝਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਸਾਰੇ ਇਨਪੁਟਸ ਜਾਂ ਆਉਟਪੁੱਟ ਗਾਹਕ ਦੀਆਂ ਨਜ਼ਰਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਮਹੱਤਵ ਨਹੀਂ ਰੱਖਦੇ। ਕੁਝ ਆਉਟਪੁੱਟ ਅਜਿਹੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਗਾਹਕ ਦੂਜਿਆਂ ਨਾਲੋਂ ਵਧੇਰੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸਮਝਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ ਅਜਿਹੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਆਉਟਪੁੱਟ ਵੱਲ ਵਧੇਰੇ ਧਿਆਨ ਦੇਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਆਉਟਪੁੱਟ ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਇਨਪੁਟਸ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਦਾ ਵੀ ਇਹੀ ਹਾਲ ਹੈ।

SIPOC ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਝ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸੂਝ ਸਾਰੀ ਨਵੀਨਤਾ ਦਾ ਆਧਾਰ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ SIPOC ਨੂੰ ਨਵੀਨਤਾ ਦਾ ਕਾਰਨ ਕਿਹਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।