Onderhandelen is een techniek die gebruikt wordt om conflicten te vermijden en tot een oplossing te komen die voor iedereen gunstig is. Individuen onderhandelen met elkaar en proberen een oplossing te vinden die voor iedereen bevredigend is. Onderhandelen is niet mogelijk tenzij en totdat individuen leren om tot op zekere hoogte compromissen te sluiten en ophouden met het zoeken naar fouten in elkaar.

Professionals moeten goed kunnen onderhandelen om succesvol deals te sluiten, conflicten te vermijden, de relaties tussen werknemers te verbeteren en de organisatie een betere werkplek te maken. Een individu brengt de meeste tijd door op zijn werkplek en daarom is het belangrijk dat hij zich hier ontspannen en vrij van spanningen voelt voor een betere concentratie en output. Als je het niet eens bent met je teamleden, ga dan niet met ze in discussie. Het is altijd beter om te onderhandelen en een oplossing te vinden die zowel jou als hen gelukkig maakt. Je kunt het je niet veroorloven om vijanden in je organisatie te hebben, daarom is onderhandelen echt essentieel in bedrijven.

Hieronder volgen enkele handige tips voor professionals voor succesvolle onderhandeling.

• Voorbereiding - Het is essentieel dat iemand zich goed voorbereidt op een onderhandeling. Bedenk dat als uw bedrijf u heeft uitgekozen om met een externe partij te onderhandelen, zij ongetwijfeld een vonk in u hebben opgemerkt. U kunt hen onmogelijk teleurstellen en moet uw uiterste best doen om te voldoen aan de verwachtingen van uw superieuren én uw organisatie. Ga de uitdaging gewillig aan; accepteer niets uit angst. U zult nooit iets groots kunnen bereiken. Neem alle relevante details zorgvuldig door. Als u ergens niet zeker van bent, overleg dan vooraf met uw superieuren in plaats van met twijfels de onderhandeling in te gaan. Als u zelf niet zeker bent van de details en feiten, zult u de andere partij nooit kunnen overtuigen.

• Blijf alert - Houd je ogen en oren open tijdens de onderhandelingen. Onthoud dat de andere partij er alles aan zal doen om je te overtuigen en zijn of haar beslissingen aan je op te dringen. Je hoeft niet ten prooi te vallen aan de andere partij. Als je geen zin hebt om te onderhandelen, is het altijd beter om het uit te stellen dan de boel te verpesten.

• Vertrouwen - Zelfvertrouwen is de sleutel tot effectieve onderhandeling. Een professional moet zelfverzekerd genoeg zijn om zijn standpunten duidelijk te maken tegenover de andere partij. De ander kan je alles vragen en je kunt het je niet veroorloven om nerveus te zijn in zijn bijzijn. Wees intelligent genoeg om al zijn vragen te beantwoorden. Een zelfverzekerd persoon laat altijd een goede indruk achter bij anderen en mensen kijken naar hem op.

• Wees voorzichtig - Wees zeer zorgvuldig met uw papierwerk. Bestudeer de documenten zorgvuldig en neem alle benodigde documenten mee wanneer u gaat onderhandelen. Bereid de benodigde overeenkomsten en contracten ruim van tevoren voor en laat ruimte over voor de algemene voorwaarden en de handtekeningen van beide partijen. Deze formaliteiten dienen te worden afgehandeld zodra de onderhandelingen zijn afgerond.

• Vermijd vertragingen - Je moet altijd op tijd bij een zakelijke afspraak zijn. Laat de andere partij niet wachten. Als de onderhandelingstijd 10 uur is, zorg er dan voor dat je er om 9.45 uur bent. Tijd is kostbaar voor iedereen en je moet er zo goed mogelijk gebruik van maken.

• Begrijp de ander goed - Voor een effectieve onderhandeling is het belangrijk dat u ook de behoeften en verwachtingen van de ander begrijpt. Het is natuurlijk om meer om uw eigen zaken te geven, maar u mag ook de belangen van de ander niet negeren. Bedenk dat hij ook voor zaken is gekomen. Het is belangrijk dat beide partijen een gezonde discussie voeren in een open forum en de voor- en nadelen van de plannen zorgvuldig afwegen om tot een besluit te komen dat voor iedereen gunstig is. Onderschat nooit iemand. Zorg ervoor dat iedereen tevreden is na de onderhandeling. Niemand mag klagen.

• Bedrieg niemand - Eerlijkheid is geboden tijdens onderhandelingen. Spreek alleen als je er zeker van bent. Vertrouw niet op gissingen of aannames. Die werken niet in professionele situaties. Het is onethisch om dingen te faken of de waarheid te manipuleren. Eerlijkheid is geboden voor eerlijke onderhandelingen en om latere verwarring te voorkomen. Je zult niet veel winnen bij leugens en oneerlijkheid.

• Zorg dat u altijd een alternatief plan bij u hebt - Als plan A mislukt, zorg er dan voor dat je klaar bent om plan B te presenteren. Een optie is belangrijk. Vertrouw niet op één plan. Je weet nooit welk plan bij de andere past.

• Men moet het doel van onderhandelen kennen - Waarom denk je dat je de onderhandeling nodig hebt? Je moet duidelijk zijn over je verwachtingen van de onderhandeling. De agenda van de onderhandeling moet duidelijk zijn. Zorg ervoor dat je realistische verwachtingen hebt. Vraag niet om iets wat de andere partij verlies zou opleveren. Verwacht alsjeblieft geen onmogelijke dingen.

• Bemoei je niet te veel met de onderhandelingen - Leer je emoties onder controle te houden. Neem geen enkele beslissing op basis van emotie. Negeer dingen niet alleen maar omdat je met een vriend(in) te maken hebt. Je professionele leven moet gescheiden blijven van je persoonlijke interesses. Geef meer prioriteit aan je werk.

• Zorg voor het decorum van de plek - Gebruik geen grove taal of beledigende taal tegen wie dan ook. Beledig nooit iemand. Als de andere partij niet overtuigd is, bespreek het dan met hem of haar, maar verlaag je nooit tot denigrerende handelingen. Dat is absoluut onacceptabel.

• Wees een goede communicator - Duidelijkheid in gedachten is belangrijk en ideeën moeten duidelijk aan de ander worden overgebracht. Probeer anderen niet in verwarring te brengen. Zorg ervoor dat je geen nonchalante houding aanneemt. Gebruik relevante woorden. Gebruik vakjargon en bedrijfsterminologie in je toespraak. Let ook op je toonhoogte en toon. De toonhoogte mag niet te hoog of te laag zijn. Iedereen moet het kunnen horen.

• Wees geduldig - Onderhandelen kost tijd en je moet geduldig genoeg zijn om te communiceren, de andere partij te begrijpen en zijn of haar standpunten duidelijk te maken. Probeer de onderhandeling niet te snel af te ronden. Dring je beslissingen nooit aan anderen op en trek nooit overhaaste conclusies.

• Laat het gesprek niet te lang duren - Zodra de conclusie is bereikt, is het beter om de deal te sluiten. Wacht niet tot er nog meer wonderen gebeuren. Zorg ervoor dat je de onderhandeling niet te eentonig maakt, anders verliezen de partijen hun interesse in de discussie. De discussie moet interessant zijn en iedereen moet eraan deelnemen. Geef je mening tijdens de discussie, in plaats van later te zeuren.

• Men moet zich niet duur gedragen of doen alsof - Wees jezelf en probeer normaal te reageren. Wees niet onbeleefd tegen wie dan ook. Wees op je gemak en alles zal vanzelf op zijn plek vallen. Je moet je op je gemak voelen bij de andere partij voor een betere onderhandeling.

• Niemand zou je ophangen als je de deal niet rond krijgt, dus vermijd onnodige ruzies met anderen. Het is beter om kleinigheden te negeren. Maak geen problemen van onbelangrijke dingen. Je moet leren om soms compromissen te sluiten en hard te werken om tot een conclusie te komen.

• Kies een geschikte ruimte voor zakelijke onderhandelingen - Een conferentieruimte, een vergaderruimte of misschien wel de boardroom is de ideale keuze. Kies voor een rustige plek. Maak de discussie niet te formeel. Je kunt ook wat snacks bestellen. Neem altijd een pen en een notitieblok mee om belangrijke punten te noteren voor later. Als je een presentatie moet geven, zorg er dan voor dat deze correct is gedownload op je laptop. Controleer dit even voordat je de onderhandelingen ingaat. Het kan je in verlegenheid brengen in het bijzijn van anderen. Kleed je gepast voor de deal. Geef de voorkeur aan formele kleding voor het gewenste effect.