भर्चुअल टोलीको विकासको प्रारम्भिक चरण यसको सफलताको लागि महत्त्वपूर्ण छ। जसरी जगले भवनको बललाई परिभाषित गर्दछ, त्यसरी नै भर्चुअल टोली स्थापना गर्ने चरणहरूले पछिल्ला चरणहरूमा यसको सफल कार्यप्रणालीमा योगदान पुर्‍याउन लामो बाटो तय गर्दछ। दुई आधारभूत प्रश्नहरूले यस चरणलाई आधार दिन्छन् - 'टोलीको अर्थ के हो?'and'टोलीले आफ्नो लक्ष्य कसरी हासिल गर्नेछ?'। यस लेखको उद्देश्य यसलाई विस्तृत रूपमा मूल्याङ्कन गर्नु र भर्चुअल टोली स्थापना गर्ने कार्य दिइएको टोली नेताहरूलाई व्यावहारिक अन्तर्दृष्टि प्रदान गर्नु हो।

त्यसैले हामी पहिले 'को प्रश्नको उत्तर खोज्नबाट सुरु गर्छौं'टोलीको अर्थ के हो?'। यसमा टोलीको लागि एउटा अद्वितीय पहिचान सिर्जना गर्नु समावेश छ जससँग टोलीका सबै सदस्यहरू सम्बन्धित हुन सक्छन्।'

• टोलीको नाम दिनुहोस् - टोलीको कार्यलाई स्पष्ट रूपमा वर्णन गर्ने औपचारिक लेबल दिनु उचित हुन्छ। यसले टोली भित्र र बाहिर दुवै मानिसहरूलाई अनुहार दिन्छ। आन्तरिक कुराकानीको उद्देश्यका लागि थप अनौपचारिक अनुभूति दिनको लागि तपाईंले छोटो संक्षिप्त नाम पनि राख्न सक्नुहुन्छ।

• टोलीको उद्देश्य वर्णन गर्नुहोस् - भर्चुअल टोली सिर्जना गर्नुको पूर्व-परिभाषित संगठनात्मक कारण भए पनि। तर टोलीका सदस्यहरूलाई यो कारणलाई अझ मूर्त रूपमा दोहोर्‍याउनु पनि महत्त्वपूर्ण छ। यो कुरा प्रत्येक टोली सदस्यलाई स्पष्ट रूपमा बुझाइनुपर्छ ताकि तिनीहरू सबै एकै ठाउँमा र यस उद्देश्यप्रति समान रूपमा प्रेरित र प्रतिबद्ध होऊन्।

• टोली निर्देशिका एकसाथ राख्नुहोस् - अन्य सहकर्मीहरूसँग सम्पर्क गर्न, उनीहरूको सम्पर्क विवरणहरू जान्नु आवश्यक छ। त्यसैले तपाईंले प्रत्येक टोली सदस्यको स्थान, समय क्षेत्र र उनीहरूले प्रयोग गर्ने सञ्चार माध्यमको सम्पर्क विवरणहरू, उदाहरणका लागि इमेल, फोन नम्बर, तत्काल सन्देश वा स्काइप आईडी आदिको जानकारी सहितको क्याटलग सिर्जना गर्नुपर्छ। यो सबै सदस्यहरूसँग साझा गर्नुपर्छ।

दोस्रो चरणमा 'को प्रश्नको उत्तर दिनु समावेश छ'टोलीले आफ्नो लक्ष्य कसरी हासिल गर्नेछ?'। यसमा टोलीलाई तोकिएको कार्यहरू प्रभावकारी रूपमा कसरी पूरा गर्ने भन्ने कुरामा मिलाउन कार्य योजना समावेश छ। राम्रोसँग परिभाषित र बुझिएको कार्य योजनाले टोलीलाई सही दिशामा मार्गदर्शन गर्दै गतिशील बनाउँछ।

• कार्य अन्तरनिर्भरता सहितको प्रक्रिया प्रवाहको तालिका बनाउनुहोस् - दृष्टिकोण र मिसन कथनलाई मूर्त लक्ष्यहरूमा र थप सरल कार्यहरूमा विभाजन गर्नुहोस् जसमा सजिलै मापन गर्न सकिने मुख्य परिणाम क्षेत्रहरू छन्। यसमा अन्तरनिर्भरताहरू प्रतिनिधित्व गर्दै यसलाई व्याख्या गर्न प्रवाह रेखाचित्र प्रयोग गर्नु उत्तम हुन्छ। यसले लक्ष्य कसरी पुग्ने भन्ने कुराको स्पष्ट तस्वीर दिन्छ।

• समय तालिका निर्धारण - हामीमध्ये धेरैजसोलाई समयको तुलनामा हाम्रो कार्यसम्पादन ट्र्याक गर्न सधैं सजिलो हुन्छ। प्रत्येक कार्यको लागि समयसीमाको मोटामोटी अनुमान दिनुपर्छ।

• स्पष्ट भूमिका जवाफदेहिता - प्रत्येक कार्यमा कुन सदस्यहरू संलग्न हुनेछन् भनेर देखाउने जिम्मेवारी म्याट्रिक्स संकलन गर्नु उत्तम हुन्छ। यसले अस्पष्टताबाट बच्नेछ र आवश्यक नभएकाहरूको अनावश्यक संलग्नतालाई बाइपास गर्न मद्दत गर्नेछ। प्रत्येक कार्य सफलतापूर्वक सम्पन्न गर्न एक सदस्यलाई जवाफदेही बनाउनुपर्छ। यसले साझा नेतृत्वलाई बढावा दिन्छ र व्यवस्थापनको बोझ कम गर्छ।

• टोली रिपोर्टिङ संरचना - भर्चुअल टोलीहरूले चापलूसी संरचनाहरूलाई प्राथमिकता दिए पनि सहज कार्यप्रवाहको उद्देश्यका लागि, कार्य प्रक्रिया नेतृत्वलाई ठाडो र तेर्सो दुवै रूपमा रूपरेखा बनाउन आवश्यक छ। यसले मानिसहरूलाई आवश्यकताको समयमा कसलाई सम्पर्क गर्नुपर्छ भनेर जानकारी दिनेछ।

• प्रभावकारी मिडिया योजना विकास गर्नुहोस् - भौतिक दूरी भर्चुअल टोलीको आधारभूत विशेषता भएकोले, अन्तरक्रियाको आवृत्ति, प्रयोग गरिने मिडियाको प्रकार र आरामदायी समय सीमा (wrt समय क्षेत्र भिन्नताहरू) व्याख्या गर्ने मिडिया योजना विकास गर्न अत्यधिक सिफारिस गरिन्छ।

दुवै चरणहरू पूरा भएपछि, भर्चुअल टोलीलाई किक-अफ वा परिचयात्मक बैठकको साथ सुरु गर्नु उत्तम हुन्छ। सबै टोली सदस्यहरू संलग्न हुनुपर्छ र यस उद्देश्यका लागि वास्तविक-समय मिडियाको प्रयोग सबैभन्दा उपयुक्त हुन्छ। टोली निर्देशिका, प्रक्रिया प्रवाह, कार्य अन्तरनिर्भरता, मिडिया योजना आदि जस्ता सबै कागजातहरू सबै सदस्यहरूलाई उपलब्ध गराउनुपर्छ। यो बैठकमा प्रत्येक सदस्य र उनीहरूको पृष्ठभूमिको संक्षिप्त परिचय, आइस-ब्रेकर वा टोली निर्माण सत्र, संगठनमा टोलीको सन्दर्भ व्याख्या गर्ने र माथिका कागजातहरूको मद्दतले आधारभूत नियमहरू सेट गर्ने समावेश हुनुपर्छ। किक-अफ बैठक बन्द गर्नु अघि, अपेक्षाहरूको द्रुत समीक्षा गर्नुहोस्, सबै सदस्यहरूले परियोजना वेब पोर्टलमा पहुँच गर्न सक्छन् र यदि कुनै छन् भने IT सुरक्षा आवश्यकताहरू पूरा गर्न सक्छन्, र अर्को बैठकको लागि अनुमानित तालिका सेट अप गर्नुहोस्।