커뮤니케이션 계획은 이해관계자들의 정보 및 커뮤니케이션 요구를 파악하는 것을 포함합니다. 여기에는 무엇을, 누구에게, 언제, 어떤 방법으로, 얼마나 자주 전달해야 하는지 결정하는 것이 포함됩니다. 이는 매우 적극적인 접근 방식입니다.

PMBOK 가이드는 많은 프로젝트 관리자들이 이전에 생각했던 것보다 더 체계적인 방식으로 업무를 수행할 것을 종종 제안합니다. 따라서 이 가이드는 프로젝트 관리에 대한 체계적인 접근 방식을 강조합니다. 의사소통도 예외는 아닙니다. 의사소통을 잘하려면 문화와 표준 등 조직의 환경을 이해해야 합니다.

또한 조직의 업무 및 커뮤니케이션 수행 프로세스와 절차, 이전 프로젝트의 과거 기록, 얻은 교훈 및 저장된 정보도 고려해야 합니다. 즉, 커뮤니케이션 관리란 피드백과 기타 메커니즘을 포함하는 엔드투엔드 커뮤니케이션 루프의 전체 프로세스입니다..

의사소통은 일방적이지 않다는 점을 인지하는 것이 중요합니다. 프로젝트 계획 초기에 프로젝트팀은 다른 프로젝트 이해관계자들과 소통할 기회를 가졌을 것입니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 잠재적 위험을 파악하고 이해관계자들과 정기적으로 만나 위험을 완화할 계획을 세울 수 있습니다. 즉, 프로젝트 의사소통 계획을 수립하고 적절한 이해관계자를 파악해야 합니다. 프로젝트 의사소통은 내부 및 외부적으로 이루어집니다.

내부 커뮤니케이션은 팀 내에서 이루어지며, 프로젝트 매니저와 팀원이 참여합니다. 이는 주간 팀 회의, 현황 업데이트, 그리고 각 개인의 진행 상황과 우려 사항(있는 경우)을 공유하는 일대일 미팅의 형태로 이루어질 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션은 모든 팀원이 프로젝트 목표에 맞춰 일하고 있으며, 팀원들에게 무엇을 기대하는지 알고 있는지 확인하는 좋은 방법입니다.

외부 커뮤니케이션은 프로젝트 관리자가 프로젝트 스폰서에게 진행 상황 업데이트를 전달하고, 프로젝트 최종 결과에 대한 위험과 변화를 파악하고, 다른 이해관계자들과 만나 모든 이해관계자가 만족할 수 있도록 문제를 해결하는 과정을 의미합니다. 이는 커뮤니케이션 프로세스의 외부적인 요소입니다. 효과적인 커뮤니케이션 관리 계획은 프로젝트 팀의 요구 사항뿐만 아니라 관련 이해관계자의 요구 사항도 고려합니다.

효과적인 프로젝트 관리란 다양한 이해관계자들의 상충되는 요구 사항 사이에서 균형을 맞추고 프로젝트의 최종 목표가 충족되도록 하는 기술입니다.프로젝트 관리의 실제는 프로젝트 관리자가 팀원들과 협력하여 프로젝트를 후원자들에게 전달하는 방식과 관련이 있습니다. 프로젝트 관리자의 역할은 촉진자이자 지원자입니다.

프로젝트 관리자가 후원자와 이해관계자의 상충되는 요구 사항 사이에서 균형을 맞춰야 할 때는 촉진자 역할이 필요하고, 프로젝트 관리자가 팀원들에게 동기를 부여하고 프로젝트 목표가 달성되도록 해야 할 때는 지원자 역할이 필요합니다.

결론적으로, 효과적인 프로젝트 관리는 큰 그림을 놓치지 않으면서도 상황에 맞는 리더십을 발휘하는 것입니다. 이는 모든 프로젝트 관리자가 지향해야 할 궁극적인 목표이자, 프로젝트 관리자가 지향해야 할 목표입니다.