コミュニケーション計画には、ステークホルダーの情報とコミュニケーションのニーズを特定することが含まれます。これには、何を、誰に、いつ、どのような方法で、どのくらいの頻度で伝える必要があるかを決定することが含まれます。これは非常に積極的なアプローチです。

PMBOKガイドは、多くのプロジェクトマネージャーがこれまで考えていたよりも構造化された方法で作業を行うことをしばしば示唆しています。そのため、このガイドはプロジェクトマネジメントの技術において構造化されたアプローチを強調しています。コミュニケーションも例外ではありません。コミュニケーションを効果的に行うには、文化や標準といった組織の環境を理解する必要があります。

また、組織の業務遂行やコミュニケーションのプロセスや手順、過去のプロジェクトの履歴、得られた教訓、蓄積された情報も考慮に入れる必要があります。これは、 コミュニケーション管理とは、フィードバックやその他のメカニズムも含むエンドツーエンドのコミュニケーションループのプロセス全体です。.

コミュニケーションは一方通行ではないことを認識することが重要です。プロジェクト計画の初期段階では、プロジェクトチームは他のプロジェクト関係者と交流する機会があります。これにより、プロジェクトマネージャーは潜在的なリスクを特定し、リスクを軽減するために関係者と定期的に会合を持つ計画を立てることができます。そのためには、プロジェクトコミュニケーション計画を策定し、適切な関係者を特定する必要があります。プロジェクトコミュニケーションは、社内と社外の両方で行われます。

社内コミュニケーションはチーム内で行われ、プロジェクトマネージャーとチームメンバーが関与します。これは、週次チームミーティング、ステータスアップデート、そして個々の進捗状況や懸念事項（もしあれば）をまとめる個別ミーティングといった形で行われます。

社内コミュニケーションは、すべてのチーム メンバーがプロジェクトの目的を理解し、自分たちに何が期待されているかを把握していることを確認するための優れた方法です。

外部コミュニケーションとは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトスポンサーに進捗状況を伝え、プロジェクトの収益に影響を与えるリスクや変更点を特定し、他のステークホルダーと協議して関係者全員が納得できる解決策を講じるプロセスを指します。これはコミュニケーションプロセスにおける外部的な要素です。効果的なコミュニケーション管理計画は、プロジェクトチームのニーズだけでなく、関連するステークホルダーのニーズも考慮に入れます。

効果的なプロジェクト管理とは、さまざまな関係者からの競合する要求のバランスを取り、プロジェクトの最終目的が達成されるようにする技術です。プロジェクトマネジメントの実践とは、プロジェクトマネージャーがチームメンバーと一体となって行動し、プロジェクトをスポンサーに引き渡すことです。プロジェクトマネージャーの役​​割は、促進者であると同時に、実現者としての役割でもあります。

ファシリテーターの役割は、プロジェクト マネージャーがスポンサーと利害関係者の競合する要求のバランスを取らなければならないときに登場します。また、支援者の役割は、プロジェクト マネージャーがチーム メンバーを動機付け、プロジェクトの目標が達成されるようにしなければならないときに登場します。

結論として、効果的なプロジェクトマネジメントとは、全体像を見失うことなく状況に応じたリーダーシップを発揮することです。これは、すべてのプロジェクトマネージャーが目指すべき目標であり、目指すべきものです。