La negociación es una técnica empleada para evitar conflictos y decidir algo que beneficie a todos. Las personas negocian entre sí e intentan alcanzar una solución satisfactoria para todos. La negociación no es posible a menos que las personas aprendan a ceder hasta cierto punto y dejen de criticar a los demás.

Los profesionales deben saber negociar eficazmente para cerrar tratos, evitar conflictos, mejorar las relaciones entre los empleados y hacer de la organización un mejor lugar de trabajo. Una persona pasa la mayor parte de su tiempo en su lugar de trabajo, por lo que es importante que esté relajada y libre de tensiones para una mejor concentración y un mejor rendimiento. Si no está de acuerdo con los miembros de su equipo, no discuta con ellos; siempre es mejor negociar y encontrar una solución que los haga felices tanto a usted como a ellos. No se puede permitir tener enemigos en la organización, por lo que la negociación es esencial en las empresas.

Repasemos algunos consejos útiles para que los profesionales puedan realizar una negociación exitosa.

• Preparación - Es fundamental que una persona se prepare bien para una negociación. Recuerde que si su empresa lo ha elegido para negociar con un tercero, seguramente habrán notado cierta chispa en usted. No puede decepcionarlos y debe esforzarse por cumplir con las expectativas de sus superiores y de la organización. Acepte el reto con gusto; no acepte nada por miedo. Nunca podrá lograr nada extraordinario. Revise todos los detalles relevantes con detenimiento. Si no tiene claro algo, aclárelo con sus superiores de antemano en lugar de iniciar una negociación con dudas. Si usted mismo no tiene claros los detalles y los hechos, nunca podrá convencer a la otra parte.

• Mantente alerta - Mantén los ojos bien abiertos durante la negociación. Recuerda que la otra parte se esforzará por convencerte e imponerte sus decisiones. No tienes por qué caer en las garras de la otra parte. Si no estás de humor para negociar, siempre es mejor posponerlo que arruinarlo todo.

• Confianza - La confianza es clave para una negociación eficaz. Un profesional necesita tener la seguridad suficiente para dejar claros sus argumentos ante la otra parte. La otra persona puede preguntarte cualquier cosa y no puedes permitirte ponerte nervioso delante de ella. Sé lo suficientemente inteligente como para responder a todas sus preguntas. Una persona segura siempre deja huella y la gente la admira.

• Tenga cuidado - Tenga mucho cuidado con su documentación. Estúdiela detenidamente y lleve consigo todos los documentos necesarios cuando vaya a negociar. Prepare los acuerdos y contratos necesarios con suficiente antelación y deje espacio para los términos y condiciones, así como para las firmas de ambas partes. Estas formalidades deben realizarse una vez finalizada la negociación.

• Evite retrasos - Siempre es importante llegar puntual a las reuniones de negocios. No hagas esperar a la otra parte. Si la hora de la negociación son las 10:00 a. m., asegúrate de estar allí a las 9:45 a. m. El tiempo es oro para todos y hay que aprovecharlo al máximo.

• Entender bien a la otra persona - Para una negociación eficaz, es importante comprender también las necesidades y expectativas de la otra persona. Es natural preocuparse más por los propios intereses, pero no se deben ignorar los del otro. Recuerde que también viene por negocios. Es importante que ambas partes participen en una conversación sana en un foro abierto y evalúen cuidadosamente los pros y los contras de los planes para decidir algo que sea beneficioso para todos. Nunca subestime a nadie. Asegúrese de que todos estén satisfechos después de la negociación. Nadie debe quejarse.

• No engañes a nadie - Se debe ser honesto durante la negociación. Solo se debe hablar cuando se esté seguro. No se debe confiar en conjeturas ni suposiciones. No funcionan en situaciones profesionales. Es poco ético falsear información o manipular la verdad. Se debe ser honesto en el trato para una negociación justa y evitar confusiones posteriores. No se gana mucho con mentiras y deshonestidad.

• Ten siempre contigo un plan alternativo: Si tu plan A falla, asegúrate de estar listo para presentar tu plan B. Es importante tener una opción. No debes depender de un solo plan. Nunca se sabe qué plan funcionará con los demás.

• Hay que conocer el propósito de la negociación: ¿Por qué cree que necesita la negociación? Debe tener claras sus expectativas. La agenda de la negociación debe ser clara. Asegúrese de tener expectativas realistas. No pida algo que le suponga una pérdida a la otra parte. Por favor, no espere que sucedan cosas imposibles.

• No te involucres demasiado en la negociación. Aprende a controlar tus emociones. No tomes decisiones basadas en tus emociones. No ignores las cosas solo porque estás tratando con tu amigo. Mantén tu vida profesional separada de tus intereses personales. Prioriza tu trabajo.

• Mantener el decoro del lugar - No uses malas palabras ni lenguaje abusivo contra nadie. Nunca insultes a nadie. Si la otra parte no está convencida, habla con ella, pero nunca recurras a actos despectivos. Eso es absolutamente inaceptable.

• Sea un buen comunicador - La claridad de pensamiento es importante y las ideas deben comunicarse con claridad. No intentes confundir a los demás. Asegúrate de no adoptar un enfoque informal. Usa palabras relevantes. Incorpora jerga profesional y terminología corporativa en tu discurso. También debes cuidar el tono. El tono no debe ser ni demasiado agudo ni demasiado bajo. Debe ser audible para todos.

• Ser paciente - La negociación requiere tiempo y se debe tener la paciencia suficiente para interactuar, comprender a la otra parte y dejar claros sus puntos de vista. No intente concluir la negociación rápidamente. Nunca imponga sus decisiones a los demás ni se apresure a sacar conclusiones.

• No alargues demasiado la conversación. Una vez que se llega a una conclusión, es mejor cerrar el trato. No esperes a que ocurran más milagros. Asegúrate de no hacer la negociación demasiado monótona, de lo contrario, las partes perderán interés en la discusión. La discusión debe ser interesante y todos deben participar. Expresa tus opiniones durante la discusión, en lugar de quejarte después.

• No se debe actuar de forma costosa ni fingir cosas. Sé tú mismo y trata de reaccionar con normalidad. No seas grosero con nadie. Siéntete cómodo y todo se arreglará automáticamente. Es fundamental sentirse cómodo con la otra parte para una mejor negociación.

• Nadie te ahorcaría si no logras cerrar el trato, así que evita pelear con nadie innecesariamente. Es mejor ignorar los detalles menores. No hagas problemas por nimiedades. Hay que aprender a ceder a veces y esforzarse por llegar a una conclusión.

• Elija una sala adecuada para las negociaciones comerciales - Una sala de conferencias, una sala de reuniones o probablemente la sala de juntas es la opción ideal. Opte por un lugar tranquilo. No haga la conversación demasiado formal. También puede pedir algo para picar. Lleve siempre un bolígrafo y un bloc de notas para anotar los puntos importantes y consultarlos en el futuro. Si tiene que hacer una presentación, asegúrese de que esté correctamente descargada en su portátil. Revíselo antes de empezar la negociación. Podría avergonzarse delante de los demás. Vístase apropiadamente para el acuerdo. Opte por ropa formal para causar el impacto deseado.