Die frühe Phase der Entwicklung eines virtuellen Teams ist entscheidend für dessen Erfolg. So wie das Fundament die Stärke des Gebäudes definiert, tragen die Schritte zur Etablierung eines virtuellen Teams wesentlich zu dessen erfolgreichem Funktionieren in späteren Phasen bei. Die beiden grundlegenden Fragen bilden das Gerüst dieser Phase:wofür steht das Team'Und'Wie wird das Team sein Ziel erreichen?„Dieser Artikel zielt darauf ab, dies genauer zu untersuchen und den Teamleitern, die mit der Aufgabe betraut wurden, ein virtuelles Team zusammenzustellen, praktische Einblicke zu geben.

Wir beginnen also damit, zunächst eine Antwort auf die Frage zu finden:wofür steht das TeamDabei geht es darum, eine einzigartige Identität für das Team zu schaffen, mit der sich alle Teammitglieder identifizieren können.

• Geben Sie dem Team einen Namen - Es empfiehlt sich, eine formelle Bezeichnung zu vergeben, die die Funktion des Teams klar beschreibt. Dies gibt den Personen innerhalb und außerhalb des Teams ein Gesicht. Für die interne Kommunikation können Sie sogar einen kurzen Kurznamen verwenden, um ein informelleres Gefühl zu vermitteln.

• Beschreiben Sie den Zweck des Teams – Es gibt zwar einen vordefinierten organisatorischen Grund für die Bildung eines virtuellen Teams. Es ist jedoch wichtig, diesen Grund den Teammitgliedern greifbarer zu machen. Dies sollte jedem Teammitglied explizit vermittelt werden, damit alle auf dem gleichen Stand sind und sich gleichermaßen für dieses Ziel einsetzen.

• Stellen Sie ein Teamverzeichnis zusammen - Um die anderen Kollegen zu erreichen, benötigt man deren Kontaktdaten. Erstellen Sie daher einen Katalog mit Informationen zum Standort, der Zeitzone und den Kontaktdaten der von den Teammitgliedern genutzten Kommunikationsmedien (z. B. E-Mail, Telefonnummer, Instant Messaging oder Skype-ID) für jedes Teammitglied. Teilen Sie diesen mit allen Mitgliedern.

In der zweiten Phase geht es um die Beantwortung der Frage „Wie wird das Team sein Ziel erreichen?Dazu gehört die Aktionsplanung, um das Team auf die effektive Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben auszurichten. Ein klar definierter und verständlicher Aktionsplan bringt das Team in Bewegung und lenkt es in die richtige Richtung.

• Prozessablauf mit Aufgabenabhängigkeiten festlegen - Zerlegen Sie Vision und Leitbild in konkrete Ziele und anschließend in einfache Aufgaben mit messbaren Schlüsselergebnisbereichen. Nutzen Sie hierfür am besten ein Flussdiagramm und stellen Sie die Abhängigkeiten darin dar. So erhalten Sie ein klares Bild vom Weg zum Ziel.

• Zeitpläne planen - Für die meisten von uns ist es immer einfacher, die eigene Leistung im Zeitverlauf zu messen. Für jede Aufgabe muss eine grobe Schätzung des Zeitrahmens angegeben werden.

• Klare Rollenverantwortung - Am besten erstellen Sie eine Verantwortungsmatrix, die zeigt, welche Mitglieder an den einzelnen Aufgaben beteiligt sind. Dies vermeidet Unklarheiten und hilft, unnötige Beteiligung von Personen zu vermeiden, die nicht benötigt werden. Für die erfolgreiche Erledigung jeder Aufgabe sollte ein Mitglied verantwortlich gemacht werden. Dies fördert die geteilte Führung und entlastet das Management.

• Team-Berichtsstruktur - Virtuelle Teams bevorzugen zwar flachere Strukturen, doch für einen reibungslosen Arbeitsablauf ist es notwendig, die Aufgabenprozessführung sowohl vertikal als auch horizontal zu skizzieren. So wissen die Mitarbeiter, an wen sie sich im Bedarfsfall wenden sollten.

• Entwickeln Sie einen effektiven Medienplan - Da die physische Distanz das grundlegende Merkmal des virtuellen Teams ist, wird dringend empfohlen, einen Medienplan zu entwickeln, in dem die Häufigkeit der Interaktion, die Art der zu verwendenden Medien und geeignete Zeitrahmen (in Bezug auf Zeitzonenunterschiede) erläutert werden.

Sobald beide Phasen abgeschlossen sind, empfiehlt es sich, das virtuelle Team mit einem Kick-off- oder Einführungsmeeting zu starten. Alle Teammitglieder sollten einbezogen werden, und die Verwendung von Echtzeitmedien eignet sich hierfür am besten. Alle Dokumente wie Teamverzeichnis, Prozessablauf, Aufgabenabhängigkeiten, Medienplan usw. sollten allen Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Dieses Meeting sollte eine kurze Vorstellung jedes Mitglieds und seines Hintergrunds, eine Kennenlern- oder Teambuilding-Sitzung, eine Erläuterung des Kontexts des Teams in der Organisation und die Festlegung der Grundregeln mithilfe der oben genannten Dokumente beinhalten. Bevor Sie das Kick-off-Meeting beenden, gehen Sie kurz die Erwartungen durch, stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder auf das Projekt-Webportal zugreifen können und gegebenenfalls die IT-Sicherheitsanforderungen erfüllen, und legen Sie den vorläufigen Zeitplan für das nächste Meeting fest.