Das SIPOC-Diagramm ist eines der grundlegenden Dokumente jedes Prozessverbesserungsprojekts und muss so gestaltet sein, dass es leicht verständlich ist. Es muss außerdem mit der im Prozess integrierten Logik übereinstimmen.

Es gibt eine Methode, die beschrieben wurde, um die ordnungsgemäße Entwicklung des SIPOC-Diagramms sicherzustellen. Der Prozess ist wie folgt:

1. Beginnen Sie mit dem Prozess: Die meisten Organisationen verfügen über explizite Flussdiagramme oder Prozesskarten, die alle Prozessschritte genau darstellen. Da der Prozess klar definiert ist, gibt es kaum Unklarheiten. Daher ist dies ein guter Ausgangspunkt für die Entwicklung Ihrer SIPOC-Matrix. Listen Sie alle Aktivitäten und Ereignisse wie in der Prozesskarte aufgeführt auf. Bevor Sie mit der Auflistung beginnen, müssen Sie jedoch unbedingt die Ebene überprüfen, die aufgelistet werden soll.

2. Listen Sie die in den Prozessschritten gemessenen Kennzahlen auf: Ein gut definierter Prozess ist ein Prozess, bei dem das Management weiß, welches Verhalten zu erwarten ist. Im Managementjargon heißt es: Was messbar ist, kann auch gemanagt werden. Daher müssen die richtigen Kennzahlen entwickelt werden, die sicherstellen, dass ein Blick auf diese Zahlen den genauen Stand des Prozesses wiedergibt. Dies mag in einer SIPOC-Map nicht wichtig sein, aber es ist unerlässlich, die Zielkennzahlen zu kennen, bevor der SIPOC-Prozess abgeschlossen ist. Andernfalls wäre eine Iteration erforderlich und die Projektdurchführung würde Zeit verschwenden.

3. Vollständige Ausgaben mit Messungen: Der nächste Schritt besteht darin, das ideale Ergebnis des Prozesses zu definieren. Dies ist schwierig zu verstehen, da Kunden ihre Anforderungen manchmal nicht sehr explizit formulieren. Auch hier muss sichergestellt werden, dass die Ergebnisse nicht subjektiv beschrieben werden. Die Messung sollte objektiv sein. Die Prozesseigentümer und die Kunden müssen sich über die Ziele einig sein, die klar definiert und eindeutig sein müssen. Bilden Sie den Material- und Informationsfluss ab.

4. Eingaben mit Maßangaben vervollständigen: Basierend auf den Ergebnissen ermitteln Sie die erforderlichen Eingaben. Berücksichtigen Sie dabei sowohl das Material als auch die Informationen, die für einen reibungslosen Ablauf des Prozesses erforderlich sind. Tragen Sie bei der Zuordnung der Eingaben auch die Lieferanten ein, die Ihnen diese liefern. Dies in jeder einzelnen Phase des Prozesses hilft Ihnen, die Matrix zu vervollständigen.

5. Priorisieren und planen: Sobald Ihre Matrix fertiggestellt ist, müssen Sie verstehen, dass nicht alle Inputs und Outputs in den Augen des Kunden die gleiche Gewichtung haben. Manche Outputs erachten die Kunden als wichtiger als andere. Daher muss diesen kritischen Outputs mehr Aufmerksamkeit gewidmet werden. Outputs und Kunden müssen daher priorisiert werden. Dasselbe gilt für Inputs und Lieferanten.

SIPOC bietet umfassende Einblicke in den Prozess. Es heißt, dass Einblicke die Grundlage aller Innovationen sind. Daher kann man sagen, dass SIPOC die Ursache für Innovationen ist.