Ранната фаза на развитие на виртуален екип е от решаващо значение за неговия успех. Точно както основата определя здравината на сградата, стъпките, включени в създаването на виртуален екип, допринасят много за успешното му функциониране в по-късни етапи. Двата основни въпроса дават скелета на тази фаза - „...какво представлява екипът"И"как ще постигне отборът целта си„. Тази статия има за цел да оцени това по-подробно и да предостави практическа информация на ръководителите на екипи, на които е възложена задачата да създадат виртуален екип.“

И така, започваме с намирането на отговор на въпроса „какво представлява екипът„Това включва създаването на уникална идентичност за екипа, с която всички членове на екипа могат да се свържат.“

• Дайте име на отбора - Препоръчително е да се даде официално име, което ясно описва функцията на екипа. Това дава лице на хората както вътре, така и извън екипа. Можете дори да използвате кратко съкратено име за целите на вътрешния разговор, за да създадете по-неформално усещане.

• Опишете целта на екипа - Въпреки че има предварително дефинирана организационна причина за създаването на виртуален екип, важно е също така тази причина да се формулира по по-осезаем начин пред членовете на екипа. Това трябва да бъде изрично обяснено на всеки член на екипа, така че всички да са наясно и еднакво мотивирани и ангажирани с тази цел.

• Съставете екипен указател - За да се свържете с другите колеги, е необходимо да знаете техните данни за контакт. Затова трябва да създадете каталог с информация за местоположението, часовата зона на всеки член на екипа и данни за контакт на използваните от него комуникационни средства, например имейли, телефонни номера, незабавни съобщения или Skype id и др. Това трябва да се сподели с всички членове.

Втората фаза включва отговор на въпроса „как ще постигне отборът целта си„Това включва планиране на действията, за да се съгласува екипът с това как ефективно да изпълнява възложените му задачи. Добре дефиниран и разбран план за действие задейства екипа, насочвайки го в правилната посока.“

• Определете потока на процеса с взаимозависимости между задачите - Разделете визията и мисията на осезаеми цели и по-нататък на прости задачи с ключови области на резултати, които са лесно измерими. Най-добре е да използвате блок-схема, за да обясните това, заедно с представяне на взаимозависимостите. Това дава ясна представа за това как да се постигне целта.

• Графици за планиране - За повечето от нас винаги е по-лесно да проследяваме представянето си спрямо времето. Трябва да се даде приблизителна оценка на времевата рамка за всяка задача.

• Ясни роли Отговорност - Най-добре е да се състави матрица на отговорностите, която показва кои членове ще бъдат ангажирани с всяка от задачите. Това ще избегне неясноти и ще помогне да се избегне ненужното участие на тези, които не са необходими. За успешното изпълнение на всяка задача един член трябва да бъде отговорен. Това насърчава споделеното лидерство и облекчава управленската тежест.

• Структура на екипното отчитане - Въпреки че виртуалните екипи предпочитат по-плоските структури, за целите на плавния работен процес е необходимо да се очертае ръководството на процеса на изпълнение както вертикално, така и хоризонтално. Това ще информира хората към кого трябва да се обърнат в случай на нужда.

• Разработете ефективен медиен план - Тъй като физическата дистанция е основната характеристика на виртуалния екип, силно се препоръчва разработването на медиен план, който обяснява честотата на взаимодействие, вида на използваните медии и удобните времеви рамки (с оглед на разликите във часовите зони).

След като и двата етапа са завършени, най-добре е виртуалният екип да се стартира с уводна среща. Всички членове на екипа трябва да участват и използването на медии в реално време е най-подходящо за тази цел. Всички документи, като например екипен указател, работен процес, взаимозависимости между задачите, медиен план и др., трябва да бъдат предоставени на всички членове. Тази среща трябва да включва кратко представяне на всеки член и неговия опит, сесия за „разбиване на леда“ или изграждане на екип, обяснение на контекста на екипа в организацията и определяне на основните правила с помощта на горепосочените документи. Преди да приключите уводната среща, направете бърз преглед на очакванията, уверете се, че всички членове имат достъп до уеб портала на проекта и отговарят на изискванията за ИТ сигурност, ако има такива, и създайте предварителен график за следващата среща.