Планирането на комуникациите включва идентифициране на информационните и комуникационни нужди на заинтересованите страни. Това включва определяне на това какво трябва да се комуникира, на кого, кога, по какъв метод и колко често. Това е много проактивен подход.

Ръководството за PMBOK често предлага работата да се извършва по по-структуриран начин, отколкото много ръководители на проекти са смятали преди. Следователно, ръководството набляга на структуриран подход към изкуството на управлението на проекти. Комуникацията не е изключение. За да се прави добре, човек трябва да разбира средата на организацията, като например култура и стандарти.

Трябва да се вземат предвид и процесите и процедурите на организацията за извършване на работа и комуникации, историческите записи от предишни проекти, извлечените поуки и съхранената информация. Това означава, че Управлението на комуникациите е целият процес на комуникационни вериги от край до край, който включва обратна връзка и други механизми..

Важно е да се осъзнае, че комуникацията не е едностранчива. В ранния етап от планирането на проекта, екипът по проекта би имал възможност да взаимодейства с други заинтересовани страни по проекта. Това дава възможност на ръководителя на проекта да идентифицира всички потенциални рискове и да планира периодични срещи със заинтересованите страни, за да ги смекчи. Това би означавало, че трябва да се изготви план за комуникация по проекта и да се идентифицират подходящите заинтересовани страни. Комуникациите по проекта са както вътрешни, така и външни.

Вътрешните комуникации са в рамките на екипа и включват ръководителя на проекта, както и членовете на екипа. Това може да се осъществява под формата на седмични екипни срещи, актуализации на състоянието и индивидуални срещи, които отчитат напредъка на индивида, както и неговите или нейните притеснения, ако има такива.

Вътрешните комуникации са добър начин да се гарантира, че всички членове на екипа са синхронизирани с целите на проекта и че знаят какво се очаква от тях.

Външните комуникации се отнасят до процесите, свързани с това, че ръководителят на проекта съобщава актуализациите на състоянието на спонсорите на проекта, идентифицира рисковете и промените в крайния резултат от проекта и се среща с другите заинтересовани страни, за да ги разреши по начин, удовлетворяващ всички заинтересовани страни. Това е външният компонент на комуникационния процес. Ефективният план за управление на комуникацията отчита нуждите на съответните заинтересовани страни, както и тези на екипа на проекта.

Ефективното управление на проекти е изкуството да се постигне баланс между конкуриращите се изисквания на различните заинтересовани страни и да се гарантира, че крайните цели на проекта са постигнати.Практиката на управление на проекти е свързана с начина, по който ръководителят на проекта действа в унисон с членовете на екипа и предава проекта на спонсорите. Ролята на ръководителя на проекта е както на фасилитатор, така и на подпомагащ.

Ролята на фасилитатора се проявява, когато ръководителят на проекта трябва да балансира конкуриращите се изисквания на спонсорите и заинтересованите страни, а ролята на подпомагащия влиза в действие, когато ръководителят на проекта трябва да мотивира членовете на екипа си и да се увери, че целите на проекта са постигнати.

В заключение, ефективното управление на проекти е свързано със ситуационно лидерство, без да се губи от поглед цялостната картина. Това е крайната цел, към която всички ръководители на проекти трябва да се стремят и нещо, към което ръководителят на проекта трябва да се стреми.