Klant aan het woord: WTH
Tot 40 uur tijdsbesparing per week
Werkvoorbereiders besparen minimaal 4 uur
Ruim 90% werkt volledig digitaal
Aantoonbare bewijslast
en projectinzicht
WTH borgt bewijslast en bespaart wekelijks tot 40 uur met LeanForms
WTH levert al meer dan 55 jaar innovatieve klimaatsystemen die bijdragen aan comfort, duurzaamheid en maatschappelijke waarde, vooral voor grote woningbouw- en utiliteitsprojecten. Met tientallen projecten tegelijk, soms honderden woningen per project en een uitgebreid netwerk van onderaannemers is grip op uitvoering, bewijslast en administratie cruciaal.
Om die grip te krijgen, koos WTH voor LeanForms. Met als resultaat: aantoonbare bewijslast per woning, realtime inzicht in projectstatus en een tijdsbesparing die oploopt tot 40 uur per week.
“Bij grote projecten met veel betrokken partijen moet je exact weten wie wat wanneer gedaan heeft. Zonder eenduidige vastlegging is het risico op misverstanden, discussies en onduidelijkheid over verantwoordelijkheid groot.”
De uitdaging
Voordat WTH met LeanForms werkte, doorliepen ze meerdere fases van vastlegging. Eerst met papieren doordrukformulieren. Daarna digitaal, maar zonder samenhang in projectafhandeling. Hoewel documenten digitaal waren, ontbrak de koppeling met projecten, bouwnummers en opvolgende stappen in het proces.
“Documenten kwamen bij werkvoorbereiders binnen in hun mailbox. Die waren gemiddeld vier uur per week bezig met sorteren, hernoemen en opslaan onder het juiste project.”
Met vijf werkvoorbereiders liep dit op tot twintig uur per week. Vragen vanuit administratie en projectleiding kwamen daar nog bovenop.
“De administratie kon pas factureren als zeker was dat alle opleverdocumenten binnen waren. Daardoor ontstond vertraging, veel interne afstemming en onnodige wachttijd.”
De oplossing
Projecten zijn de afgelopen jaren inhoudelijk complexer geworden. Waar het eerder draaide om traditionele installaties, is de WTH vloerverwarmingsinstallatie nu vaak voorzien van een geavanceerde regeling die de verschillende warmtebronnen, zoals een warmtepomp een stadsverwarmingssets kunnen aansturen.
In de engineeringsfase werken tekenaar, werkvoorbereider en projectleider daarom bewust samen. Door vooraf scherp te zijn op ontwerp, planning en uitvoerbaarheid, voorkomt WTH problemen en herstelwerk in de uitvoering. LeanForms sluit aan op deze manier van werken door structuur aan te brengen in wat later aantoonbaar moet worden vastgelegd.
Projectmanagement vanuit LeanForms
Samen met LeanForms richtte WTH het volledige proces opnieuw in. LeanForms is gekoppeld aan het ERP-systeem, waardoor projectgegevens automatisch worden ingeladen. Per project en per bouwnummer worden de werkzaamheden uitgewerkt en toegewezen aan onderaannemers en/of WTH-monteurs, die de uitgevoerde werkzaamheden na montage gaat registreren en opleveren in LeanForms.
“De montage teams loggen in en zien precies welke bouwnummers ze moeten afronden. Pas als het formulier compleet is, komt het automatisch bij ons terug en wordt het document ook direct in de juiste projectmap opgeslagen.”
Na ontvangst en controle door de werkvoorbereider, wordt de werkorder gereed gemeld. Pas dan kan de inkooporder worden goedgekeurd en de factuur worden betaald. Tegelijk ontvangt de opdrachtgever automatisch het opleverdocument. Zonder losse mails, handmatige controles of twijfel over de status.
Medewerker registratie en mandagenstaten als onderdeel van de flow
Naast opleverdocumenten gebruikt WTH LeanForms ook voor medewerker registratie en mandagenstaten. Onderaannemers registreren hun medewerkers digitaal, inclusief noodzakelijke gegevens voor identificatie en verantwoording. Dit is bewust AVG-proof ingericht, met beperkte inzage. Op basis hiervan leveren zij wekelijks hun mandagenstaten aan, die automatisch bij WTH binnenkomen en kunnen worden doorgezet naar de opdrachtgever. Dit voorkomt vertraging in facturatie en zorgt voor minder afstemming tussen uitvoering, administratie en projectleiding.
Bewijslast per woning, zonder discussie achteraf
Realtime inzicht met Power BI
Alle documenten worden automatisch onder het juiste projectnummer opgeslagen. In combinatie met Power BI heeft WTH realtime inzicht in de status per project.
“In één oogopslag zien we hoeveel woningen zijn opgeleverd en wat we kunnen factureren. Wil je details, dan klik je door naar bouwnummerniveau.”
De resultaten
Tijdswinst
Kostenbesparing
Minder fouten
Snellere facturatie
Rust en overzicht
Onderaannemers werken mee in dezelfde werkwijze
Ook onderaannemers zijn volledig meegenomen in de nieuwe werkwijze. Zij krijgen toegang tot LeanForms, zien hun toegewezen bouwnummers en leveren hun opleverdocumenten digitaal aan. De eigenaar van het bedrijf ontvangt automatisch een kopie van wat zijn mensen hebben opgeleverd. Zo houdt hij zelf ook grip.
Inmiddels werkt ruim 90% van de onderaannemers volledig in LeanForms.
Meer dan software: korte lijnen en een heldere visie
Naast functionaliteit noemt WTH ook de samenwerking als belangrijk voordeel.
“De laagdrempeligheid, snelle support en korte lijnen maken echt het verschil. Als er iets speelt, wordt er direct meegedacht.”
WTH kiest bewust voor zo min mogelijk losse systemen: één ERP-systeem, aangevuld met LeanForms voor alle vastlegging en administratie rondom uitvoering. Dat houdt processen overzichtelijk, schaalbaar en beheersbaar.
Vooruitblik: verdere integratie in de engineeringsfase
WTH ziet mogelijkheden om LeanForms verder in te zetten, bijvoorbeeld in de engineeringsfase.
“Gegevens uit tekeningen, adressen uit het ERP en informatie uit LeanForms zouden samen kunnen komen. Dan kun je automatisch opleverdocumentatie genereren.”
De ambitie is helder: minder losse schakels, meer samenhang en maximale overzichtelijkheid.
“LeanForms geeft ons rust, overzicht en vertrouwen in de samenwerking, ook bij grote en complexe projecten.” - John Hoogenboezem, Manager Projecten
Meer weten? Kom in contact
Klaar om de volgende stap in digitalisering te zetten? Neem contact op en we helpen je graag verder!
Gerelateerde items
Klant én partner aan het woord: SCAVES
SCAVES ondersteunt organisaties met veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid. Ze verzorgen veiligheidstrainingen, leveren veiligheidskundigen op locatie en begeleiden organisaties bij certificeringstrajecten zoals ISO en VCA.
Klant aan het woord: Van den Born
Van den Born bouwt en richt lichte bedrijfswagens in voor uiteenlopende klanten, van installateurs tot overheidsorganisaties zoals Rijkswaterstaat en de Inspectie Leefomgeving en Transport.
Klant aan het woord: Daiwa House
Daiwa House Modular Europe (DHME) is Europa’s grootste bouwbedrijf gespecialiseerd in modulaire bouw. Wat ooit begon als Jan Snel in 1960, groeide uit tot een toonaangevend bouwbedrijf dat onderdeel is van de Japanse Daiwa House Group, wereldwijd de grootste industriële bouwer. Met vier productielocaties in Nederland en circa 700 medewerkers in Europa levert DHME complete woonoplossingen geschikt voor minstens 80 tot 100 jaar gebruik: Van gezinswoningen en studentenhuisvesting tot zorg- en logiesprojecten. Vanuit de hypermoderne gerobotiseerde fabriek in Montfoort rollen jaarlijks duizenden nieuwe woningmodules van de band.
Klant aan het woord: az Vesalius
az Vesalius is een regionaal ziekenhuis in Zuid Limburg, België, met vestigingen in Tongeren en Bilzen. Het ziekenhuis heeft een breed scala aan specialiteiten en biedt zorg aan diverse patiëntengroepen. In 2017 kregen ze het NIAZ-kwaliteitslabel, dat staat voor deskundige zorg, veiligheid en verbeteringsgerichte bedrijfscultuur.
