สร้างฐานความรู้และเอกสารอัจฉริยะด้วย BetterDocs

ทุกวันนี้ใครๆ ก็รู้ว่าโลกออนไลน์เติบโตแบบก้าวกระโดด ธุรกิจเล็กใหญ่ต่างก็ต้องปรับตัวให้ทัน แล้วรู้มั้ยว่าอะไรที่สำคัญไม่แพ้การขายของ? นั่นก็คือการมีคลังความรู้ดีๆ บนเว็บไซต์นั่นเอง!

เพื่อนๆ ลองคิดดูง่ายๆ นะครับ เวลาเราซื้อของหรือใช้บริการอะไรสักอย่าง ถ้าเจอปัญหา เราก็อยากหาคำตอบเดี๋ยวนั้นเลยใช่มั้ย? จริงๆ แล้วคนส่วนใหญ่ชอบที่จะหาคำตอบเองก่อน ดีกว่าต้องรอโทรหาฝ่ายซัพพอร์ตหรือส่งอีเมลไปถาม เรื่องนี้เลยกลายเป็นโอกาสทองสำหรับธุรกิจที่อยากให้บริการลูกค้าแบบเจ๋งๆ การมีคลังความรู้ที่ดีไม่ใช่แค่ทำให้ลูกค้าแฮปปี้ แต่ยังช่วยให้ทีมงานทำงานได้สบายขึ้นด้วย ไม่ต้องคอยตอบคำถามซ้ำๆ จนปวดหัว

ถ้าคุณกำลังคิดจะทำธุรกิจหรือมีธุรกิจอยู่แล้ว การลงทุนทำคลังความรู้บนเว็บถือเป็นอะไรที่คุ้มสุดๆ เพราะมันเหมือนมีพนักงานที่ทำงาน 24 ชั่วโมง คอยช่วยตอบคำถามลูกค้าให้เราตลอดเวลา มาดูกันดีกว่าว่า การมีคลังความรู้บนเว็บนั้นจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเจ๋งขึ้นยังไงบ้าง! รับรองว่ามีแต่ข้อดีที่คุณอาจจะยังไม่เคยรู้มาก่อน

ทำไมการมีฐานความรู้บนเว็บถึงสำคัญ

ทำไมเว็บไซต์ดังๆ หลายเจ้าถึงทุ่มเทเวลามากมายในการทำฐานความรู้? คำตอบง่ายๆ คือมันช่วยธุรกิจได้เยอะมากจริงๆ ครับ เรามาดูกันว่ามันดียังไงบ้าง

ประหยัดเงินในกระเป๋า ช่วยธุรกิจเติบโต

เรื่องแรกที่เห็นชัดเลยคือประหยัดต้นทุนได้เยอะมาก เพราะลูกค้าสามารถหาคำตอบได้เอง ไม่ต้องจ้างพนักงานมาคอยตอบคำถามเยอะๆ แถมยังทำให้แบรนด์ดูน่าเชื่อถือขึ้นด้วย ลองคิดดูว่าถ้าเรามีเนื้อหาดีๆ ให้ลูกค้าอ่าน เขาก็จะรู้สึกว่าเราใส่ใจและเป็นมืออาชีพ

ลูกค้าแฮปปี้ เพราะได้คำตอบไว

ลูกค้าสมัยนี้ไม่ชอบรอ พอเจอปัญหาก็อยากได้คำตอบเดี๋ยวนั้น การมีฐานความรู้ดีๆ ช่วยให้เขาหาข้อมูลได้ตลอด 24 ชั่วโมง ไม่ต้องรอโทรหาหรือส่งอีเมลถาม แถมยังค้นหาง่าย เรียนรู้วิธีใช้งานได้ด้วยตัวเอง สบายใจทั้งลูกค้าและเรา

ติดอันดับกูเกิล คนเจอเว็บเราง่ายขึ้น

รู้มั้ยว่าการมีเนื้อหาดีๆ บนเว็บช่วยให้ติดอันดับกูเกิลได้ดีขึ้น? โดยเฉพาะคำถามที่คนมักจะค้นหาบ่อยๆ พอคนค้นเจอก็มีโอกาสได้ลูกค้าใหม่เพิ่มขึ้นด้วย

พัฒนาสินค้าได้ตรงใจ เพราะรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร

การดูว่าลูกค้ามักจะถามอะไรบ่อยๆ ช่วยให้เราเข้าใจปัญหาและความต้องการของเขาได้ดีขึ้น เอาข้อมูลพวกนี้ไปพัฒนาสินค้าหรือบริการให้ดีขึ้นได้ แถมยังช่วยลดปัญหาการใช้งานในอนาคตด้วย

ทีมงานทำงานได้สบายขึ้น มีเวลาสร้างสรรค์งานใหม่ๆ

พนักงานไม่ต้องเหนื่อยกับการตอบคำถามเดิมๆ ซ้ำๆ มีเวลาไปทำอย่างอื่นที่สร้างสรรค์มากขึ้น พนักงานใหม่ก็เรียนรู้งานได้เร็วขึ้นเพราะมีข้อมูลพร้อม

สร้างชุมชนคนใช้งาน แบรนด์แข็งแรง

เมื่อมีที่ให้คนมาแลกเปลี่ยนความรู้กัน มันก็เหมือนมีชุมชนของคนที่ชอบอะไรเหมือนๆ กัน ทำให้ลูกค้ารู้สึกผูกพันกับแบรนด์มากขึ้น บอกต่อกันปากต่อปาก

ขยายธุรกิจได้ไกล ไม่มีขีดจำกัด

อยากขยายธุรกิจไปต่างประเทศ? ก็แค่แปลเนื้อหาเพิ่ม รองรับลูกค้าได้ไม่จำกัด ไม่ว่าจะมีลูกค้าเพิ่มขึ้นเท่าไหร่ก็รับมือได้สบาย

เห็นภาพชัดว่าลูกค้าชอบอะไร ไม่ชอบอะไร

ดูสถิติได้ว่าคนชอบอ่านอะไร ค้นหาอะไร ตรงไหนมีปัญหาบ้าง เอาข้อมูลพวกนี้มาพัฒนาให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

สรุปง่ายๆ การมีฐานความรู้ดีๆ บนเว็บไซต์ก็เหมือนมีผู้ช่วยที่ทำงานให้เรา 24 ชั่วโมง ช่วยประหยัดทั้งเงินและเวลา แถมยังทำให้ลูกค้าประทับใจ ธุรกิจเติบโตได้อย่างยั่งยืน ลงทุนครั้งเดียว ได้ประโยชน์ยาวๆ คุ้มไปเลยครับ

ทำความรู้จัก BetterDocs

จากสถิติพบว่า 82% ของลูกค้าต้องการระบบช่วยเหลือตนเองผ่านฐานความรู้ออนไลน์ (Knowledgebase) มากกว่าการรอติดต่อทีมสนับสนุน ปลั๊กอิน BetterDocs จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อตอบโจทย์ความต้องการนี้

สร้างฐานความรู้ที่น่าประทับใจเพื่อยกระดับการสนับสนุนลูกค้า

BetterDocs เป็นปลั๊กอินจากค่าย WPDeveloper ช่วยให้คุณสร้างและจัดระเบียบหน้าเอกสารในรูปแบบที่สวยงาม ทำให้ผู้เยี่ยมชมสามารถค้นหาบทความช่วยเหลือได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้ลูกค้าของคุณสามารถตัดสินใจได้เร็วขึ้นและรับความช่วยเหลือได้ทันทีด้วยการบริการตนเอง แทนที่จะต้องรอการสนทนาที่ยืดเยื้อ

เพิ่มประสิทธิภาพฐานความรู้เพื่อลดจำนวนติกเก็ตสนับสนุน

ให้ผู้เยี่ยมชมค้นหาคำตอบที่ต้องการได้ทันที โดยไม่ต้องรอทีมสนับสนุน ช่วยลดภาระงานของทีมสนับสนุนของคุณ

ฐานความรู้เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลที่รวบรวมคำถาม คำตอบ และข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้งาน โดยเน้นให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและแก้ไขปัญหาได้ด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ทุกครั้ง ซึ่งจะช่วยลดจำนวนคำร้องขอความช่วยเหลือที่เข้ามาในระบบ

การใช้งานระบบฐานความรู้นี้จะช่วยประหยัดเวลาทั้งฝั่งลูกค้าและทีมสนับสนุน เนื่องจากลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที ไม่ต้องรอการตอบกลับ ในขณะเดียวกันก็ช่วยลดต้นทุนในการให้บริการลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมสนับสนุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยระบบการจัดการเอกสารที่เป็นระเบียบและค้นหาง่าย ทำให้ทั้งผู้ใช้งานและทีมสนับสนุนสามารถทำงานได้อย่างราบรื่น ลดความซ้ำซ้อนในการตอบคำถาม และสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้ใช้งานทุกคน

ฟีเจอร์เด่น

– เทมเพลตสำเร็จรูปที่สวยงามสำหรับสร้างหน้าแสดงเอกสาร หน้าเอกสารเดี่ยว และหน้าแสดงหมวดหมู่ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด

– มีตัวเลือกการปรับแต่งธีมในตัว หรือใช้ Shortcodes และ Elementor widgets หรือบล็อก Gutenberg เพื่อออกแบบและปรับแต่งหน้าเอกสารทั้งหมด

– สารบัญหรือสารบัญแบบเลื่อนตาม (Sticky TOC) เพื่อมอบประสบการณ์ที่ดีแก่ผู้ใช้

– แถบค้นหาอัจฉริยะแบบ Real-time ในตัว ช่วยให้ผู้เยี่ยมชมได้รับคำตอบที่ตรงจุด

– ระบบมุมมองแบบรายการขั้นสูงและมุมมองตารางแบบลากวาง

– สร้างและจัดการฐานความรู้แยกตามผลิตภัณฑ์ได้หลายชุด (เวอร์ชั่น PRO)

– จัดการสิทธิ์ผู้ใช้งานฐานความรู้และให้สิทธิ์การเข้าถึงตามความเหมาะสม

– ระบบวิเคราะห์ในตัวเพื่อติดตามและประเมินประสิทธิภาพ

– รองรับ Elementor Page Builder 100%

– ปลั๊กอินที่ได้รับการรับรองจาก WPML

– รองรับบล็อก Gutenberg สำหรับฟอร์มค้นหา กล่องหมวดหมู่ และตารางหมวดหมู่

– สร้างการค้นหาขั้นสูงและแสดงเอกสารยอดนิยมด้วยเลย์เอาต์สำเร็จรูป (เวอร์ชั่น PRO)

– รองรับ Full Site Editor พร้อมบล็อกและรูปแบบ Gutenberg มากกว่า 10 แบบ

– ตัวเลือกนำเข้าและส่งออกไฟล์ CSV และ XML สำหรับย้ายเอกสารสำคัญหรือสำรองฐานความรู้

– สร้างเอกสารขั้นสูงทันทีด้วย Write With AI ฟีเจอร์เขียนอัตโนมัติด้วย AI โดยเชื่อมต่อกับ ChatGPT

– สร้างข้อมูลตัวอย่างเพื่อให้กระบวนการสร้างฐานความรู้ราบรื่น

– ย้ายฐานความรู้จากโซลูชันอื่นๆ เช่น Help Scout ได้อย่างราบรื่น

– แสดงเวลาในการอ่านโดยประมาณสำหรับเอกสารเดี่ยว

– แนบไฟล์เพิ่มเติมในเอกสารเดี่ยวเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่ผู้อ่าน (เวอร์ชั่น PRO)

– แทรกเอกสารที่เกี่ยวข้องในเอกสารเดี่ยวเพื่อให้ข้อมูลสนับสนุนเพิ่มเติม (เวอร์ชั่น PRO)

– เพิ่มอภิธานศัพท์เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจคำศัพท์ที่ใช้บ่อยหรือคำศัพท์เทคนิคได้ง่ายด้วย tooltip (เวอร์ชั่น PRO)

– แสดงอภิธานศัพท์หรือเอกสารเรียงตามตัวอักษรเพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่าย (เวอร์ชั่น PRO)

การใช้งาน

ในบทความนี้เราจะใช้ตัวเวอร์ชั่นฟรีในการใช้งานนะครับ เริ่มต้นด้วยการติดตั้งปลั๊กอินให้ไปที่เมนู Plugin > Add new plugin ค้นหาคำว่า “BetterDocs” กดปุ่มติดตั้งและ Activate ให้เรียบร้อย

หลังจาก Activate แล้ว จะมาที่หน้า Setup wizard เราสามารถกดข้ามขั้นตอนหรือจะทำตามขั้นตอนก็ได้ครับ

หากเราทำตามขั้นตอนก็จะมาที่หน้า Setup Page จะเป็นการกำหนดค่าพื้นฐานในการเริ่มต้น

Built-in Documentation Page

ถ้าคุณปิดการใช้งาน root slug สำหรับหน้าคลังเอกสาร URL ของฐานความรู้แต่ละชุดจะมีรูปแบบเป็นแบบนี้: https://example.com/knowledgebase-1

Documentation Page Title

กำหนดชื่อของหน้าแสดงเอกสาร

Single Docs Permalink

ต้องใส่ Docs Root Slug ใน Permalink ของหน้าเอกสาร ปล่อยว่างไว้ไม่ได้

บางฟีเจอร์จะมีไว้สำหรับเวอร์ชั่น Pro เท่านั้น

เมื่อกดปุ่ม Next จะมีขั้นตอนที่ 3 คือ Content Crafting แสดงให้เห็นถึงแนวทางการสร้างหมวดหมู่และบทความสำหรับฐานความรู้ของคุณ เพื่อจัดระเบียบและบริหารคลังข้อมูลตามหมวดหมู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ลำดับต่อมาคือ Customize เป็นการแสดงให้เห็นถึงขั้นตอนการปรับแต่งหน้าตาของหน้าแสดงเอกสาร

สุดท้ายคือ Finalize

หากใครที่ข้าม Setup Wizard เบื้องต้น ให้ไปที่เมนู BetterDocs > Settings ด้านซ้ายมือนี้ได้เลย

จะพบหน้ากำหนดค่าที่ปรับแต่งได้เช่นกัน

สามารถกำหนด Layout ได้

ในส่วนของ Design สามารถปรับแต่งได้ที่ Full Site Editing ใน Gutenberg หรือสร้างเองผ่าน Elementor

สามารถนำ Shortcode ไปวางที่หน้าใดก็ได้ ซึ่งมีหลายรูปแบบให้เลือกใช้

Advanced Settings จะมีไว้สำหรับผู้ที่ใช้เวอร์ชั่น Pro

มีส่วนของการเขียนด้วย AI ด้วยนะ โดยเราจะต้องระบุ OpenAI API Key ลงไปในระบบ

ให้เพิ่ม Category โดยการไปที่เมนู BetterDocs > Docs Categories ใส่ชื่อหมวดหมู่ที่ต้องการ

การสร้างหน้าเอกสารใหม่ให้ไปที่เมนู BetterDocs > Add New ใส่ข้อมูลที่เราเตรียมไว้ลงไป

ติ๊กที่หมวดหมู่ที่เรากำหนดไว้

เมื่อเพิ่มหน้าเอกสารตามที่เราเตรียมแล้ว ไปที่เมนู All Docs จะเห็นเอกสารของเรา

วิธีการแสดงผล ให้เรา Copy Shortcode ไปแปะที่หน้าทีเราต้องการ โดยเข้าไปเอา Shortcodes ที่เมนู Settings ของ BetterDocs > Shortcodes ที่บอกไว้แล้วตามวิธีด้านบน

เราจะใช้ Shortcode ตัวนี้ [betterdocs_category_grid] ใส่ในหน้าที่ต้องการ

ทดสอบพรีวิวหน้าเว็บดู

เพียงเท่านี้เราก็ได้หน้าเอกสารที่ให้ทั้งความรู้ ให้ทั้งความสะดวกเป็นฐานข้อมูลที่ดีเยี่ยมแล้วหล่ะครับ เพื่อนๆ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสอนการใช้งานสินค้า คู่มือการใช้งานต่างๆ สูตรทำอาหาร บทความสอน ฯลฯ

สรุป

BetterDocs เป็นปลั๊กอิน WordPress ที่ช่วยให้คุณสร้างและจัดการฐานความรู้ออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย มาพร้อมเทมเพลตสวยๆ ที่ปรับแต่งได้ตามต้องการ ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด ระบบค้นหาอัจฉริยะช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็ว จุดเด่นอยู่ที่การจัดการเนื้อหาที่เป็นระบบ แบ่งหมวดหมู่ชัดเจน มีฟีเจอร์สารบัญที่ช่วยให้อ่านสะดวก และรองรับการทำเว็บหลายภาษาผ่าน WPML เวอร์ชัน Pro ยังมีฟีเจอร์เพิ่มเติมอย่างการแนบไฟล์ อภิธานศัพท์ และการใช้ AI ช่วยเขียนเนื้อหา เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดภาระงานของทีมสนับสนุน เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า และสร้างฐานความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรในระยะยาว ช่วยประหยัดทั้งเวลาและต้นทุนในการให้บริการลูกค้า

รายละเอียดเพิ่มเติม