Je kunt het aantal kansarme aanvragen voor een urgentieverklaring verminderen door woningzoekenden al voor de aanvraag duidelijk te informeren over de voorwaarden en urgentiecriteria. Zo voorkom je aanvragen die vrijwel zeker worden afgewezen.  

Een bewezen preventieve aanpak is: 

• Urgentiewijzer op de website 
  Met een online urgentiewijzer kan de woningzoekende zelf nagaan of aan de belangrijkste voorwaarden wordt voldaan. Op basis van gerichte vragen krijgt een woningzoekende een eerste inschatting van de kans op urgentie. Hierdoor gaan vooral kansrijke situaties verder in het proces.
  
  
• Het voeren van (gratis) kansadviesgesprekken 
  Een kansadviesgesprek vindt plaats voor het indienen en betalen van de aanvraag. Samen met de woningzoekende wordt de situatie doorgenomen, toelichting gegeven over de voorwaarden en krijgt de woningzoekende een eerlijke kansinschatting voor een urgentie. 

De gemeente kan ervoor kiezen om de uitvoering zelf te doen of uit te besteden aan een uitvoerende organisatie, zoals WoningNet en of een woningcorporatie. Er zijn een aantal belangrijke keuzes en stappen bij het inrichten van het proces. 

• Bepaal hoe de aanvraag moet worden ingediend
  Leg vast op welke manier woningzoekenden een urgentieaanvraag kunnen doen. 

• Zorg voor goede informatie vooraf 
  Richt de informatievoorziening duidelijk in, bijvoorbeeld via de website of door middel van gesprekken. Dit helpt woningzoekenden om te beoordelen of een aanvraag zinvol is en voorkomt aanvragen met weinig kans van slagen. 

• Beslis of er gemeentelijke leges worden geheven 
  Leg de leges – die de gemeente rekent voor het indienen van een urgentieaanvraag – vast in een legesverordening. 

• Bepaal wie de aanvraag behandelt 
  Bij uitbesteding is een mandaatbesluit nodig om de uitvoering te regelen. 

• Voldoe aan de Awb 
  Zorg voor duidelijke termijnen en toepassing van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. 

• Managementinformatie
  Verzamel gegevens over aanvragen en uitkomsten om beleid en proces te verbeteren. 

De Wmo–afdeling of onafhankelijk medisch adviesbureau kan beoordelen of de situatie voldoet aan de voorwaarden voor mantelzorg.
Dit wordt vastgelegd in een mantelzorgverklaring. Deze verklaring kan worden gebruikt als onderbouwing bij de beoordeling van de urgentieaanvraag.

Volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb) moet een besluit goed gemotiveerd zijn. Dat houdt in dat de woningzoekende moet kunnen begrijpen hoe het besluit tot stand is gekomen en waarom de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.  

In de praktijk betekent dat de reden inhoudelijk moet kloppen en aansluiten op de persoonlijke situatie van de woningzoekende. Vermijd dus standaardteksten zonder persoonlijke toelichting; dit vergroot de kans op bezwaar.  

Een beschikking bevat minimaal:  

• Naam en adres van de geadresseerde;  
• Datum en kenmerk van het besluit;  
• De beslissing zelf;  
• De wettelijke grondslag van het besluit;  
• De motivering van het besluit;  
• De rechtsmiddelenclausule: bij welk orgaan, op welke manier en binnen welke termijn bezwaar kan worden ingediend.

In zo’n situatie kan contact worden opgenomen met de gemeente waar de woningzoekende naartoe wil verhuizen.
In sommige gevallen kan ook worden gekeken naar een ruilconstructie tussen gemeenten.

Beide opties hebben een andere balans tussen eigen regie voor de woningzoekende en sturingsmogelijkheden voor corporaties. De keuze hangt af van de beleidsdoelen van de gemeente. 

Woningzoekende met urgentieverklaring zoekt zelf 

• Voordelen: 
  • De woningzoekende houdt meer eigen regie. 
  • De woningzoekende kan zelf reageren op woningen die het beste bij de persoonlijke situatie passen.
• Nadelen:
  • Corporaties hebben minder invloed op wie waar komt te wonen (de toewijzing). 
  • Het is lastiger om te sturen op een evenwichtige samenstelling, spreiding en leefbaarheid in wijken.