Question 1

Best Practices für die Nutzung und Erstellung von KI-Prompts in ContractHero

Accepted Answer

Was sind Prompts und wie schreibt man gute Prompts für die KI-Vertragsanalyse?

Ihr Vorteil

Ein durchdachter Prompt entscheidet, ob ContractHero pro Vertrag fünf Minuten Datenpflege spart oder zehn Minuten Korrekturarbeit erzeugt. Mit einer sauberen Prompt-Strategie skaliert die Vertragsanalyse über Tausende Verträge zuverlässig, das Datenmodell bleibt konsistent und Auswertungen werden belastbar — gleichzeitig sinkt der Aufwand pro neuem Vertrag massiv.

Was sind Prompts?

Prompts sind die kurzen Anweisungen pro Feld, die ContractHero an die KI weitergibt. Pro Feld im Vertragsfeldbaukasten hinterlegen Sie einen Prompt — die KI nutzt ihn, um beim Vertrags-Upload den passenden Wert aus dem Text zu ziehen.

Wichtig: KI ist keine intuitive Hilfe. Sie führt aus, was Sie ihr sagen — nicht mehr, nicht weniger. Ungenaue Prompts → ungenaue oder fehlende Daten. Saubere Prompts → saubere Daten.

Sechs Kriterien für gute Prompts

Klarheit und Eindeutigkeit — kurze, aktive Sätze. Mehrdeutigkeiten vermeiden.
Kontextbezogenheit — der KI sagen, worauf sich die Suche bezieht (z. B. „im Abschnitt Vertragslaufzeit").
Fachspezifische Sprache — Vertrags-Terminologie und Synonyme nennen („Startdatum", „Vertragsbeginn", „Wirksamkeit ab").
Ergebnisorientierung — präzise sagen, welche Form die Antwort haben soll (Datum, Betrag, Liste, kurzer Text).
Struktur und Logik — bei komplexen Feldern den Prompt logisch aufbauen („zuerst X suchen, dann Y extra

Question 2

Wie füge ich Verträge in ContractHero ein?

Accepted Answer

Ihr Vorteil

Ein gut hochgeladener Vertrag spart Ihnen später Stunden Nacharbeit: Die richtige Texterkennungs-Sprache erkennt Daten korrekt, die richtige Hierarchie (Hauptvertrag mit Anlagen) macht Reportings später erst auswertbar, die richtige Kategorie sorgt für die passende Sichtbarkeit im Team. Wer die Optionen kennt, vermeidet die häufigste Ticket-Quelle: falsch abgelegte Verträge, die nie auftauchen oder im falschen Team landen.

So funktioniert's

1. Upload starten

Klicken Sie in der linken Sidebar auf den blauen Button „+ Neuer Vertrag" — er ist von jeder Seite in ContractHero aus erreichbar.

Das Dropdown zeigt Ihnen drei Wege:

ohne PDF — Sie legen einen Vertragsdatensatz ohne hochgeladenes Dokument an. Sinnvoll, wenn Sie zunächst nur die Stammdaten erfassen wollen und das PDF später nachreichen.
via Upload — Sie laden eine oder mehrere PDF-Dateien hoch. Der häufigste Weg.
via Vorlage — Sie erstellen den Vertrag aus einer Vertragsvorlage Ihres Accounts (siehe Verwandte Artikel).

Die folgenden Schritte beschreiben den via Upload-Weg, da dieser am häufigsten genutzt wird.

2. Sprache der Texterkennung wählen

Nach Klick auf „via Upload" öffnet sich der Dialog „Verträge hinzufügen". Oben sehen Sie den Auswahlpunkt „Sprache der Texterkennung" — standardmäßig auf *„Lateinische Schrift"

Question 3

Elektronische Signatur anfordern: FES & QES per E-Mail-Link

Accepted Answer

Elektronische Signatur anfordern: FES & QES per E-Mail-Link

Ihr Vorteil

Statt PDFs per Mail zu jonglieren, Versionen zusammenzuführen und Signaturen einzeln nachzuhalten, läuft alles an einem Ort: Sie sehen jederzeit, wer schon unterschrieben hat, können Erinnerungen senden, und im Anschluss landet das unterschriebene Dokument automatisch im Vertrag — revisionssicher abgelegt. Sie wählen pro Anfrage zwischen FES (einfache elektronische Signatur, für Standardfälle) und QES (qualifizierte elektronische Signatur, rechtlich der handschriftlichen gleichgestellt).

Bevor Sie starten

Der Vertrag und das zu unterzeichnende Dokument sind bereits in ContractHero hochgeladen.
Sie haben im Workspace bzw. auf diesem Vertrag das Recht, Signaturen zu starten.
Ein gültiges Signatur-Jahresvolumen ist hinterlegt (FES oder QES, je nach Verfahren).

So funktioniert's

1. Signatur-Bereich öffnen

Öffnen Sie den gewünschten Vertrag und wechseln Sie in der rechten Seitenleiste auf den Reiter Signatur.

Solange noch kein Prozess läuft, sehen Sie den Hinweis „Dieses Dokument ist bereit zur Unterzeichnung" und den Button „Unterschrift anfordern".

2. Anfrage konfigurieren

Klick auf „Unterschrift anfor

Question 4

QES unterschreiben - Empfängerseite Schritt für Schritt

Accepted Answer

Wenn Ihnen ein Dokument aus ContractHero zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) gesendet wurde, signieren Sie es über einen Signatur-Link. Je nach Signaturmethode erfolgt die Identitätsprüfung z. B. über Adacom (inkl. One Time Password (OTP) per SMS und Ident-Verifizierung per Smartphone - kein Videocall, sondern ledigliche eine Menschlichkeitsverifizierung).

Ihr Vorteil

Rechtsgültig wie eine handschriftliche Unterschrift. Die QES ist in der EU der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt — auch bei Verträgen mit Formvorschrift (z. B. befristete Arbeitsverträge).
Kein Ausdrucken, kein Scannen, kein Postversand. Sie unterzeichnen direkt aus der E-Mail heraus — Minuten statt Tage.
Nachvollziehbarer Prüfnachweis. Das finale PDF enthält die Identitätsprüfung als Stempel — bei Audits, vor Gericht und für die Buchhaltung jederzeit nachweisbar.
Keine zusätzliche Software. Die Identitätsprüfung läuft im Browser und auf Ihrem Smartphone — kein Download, kein Account erforderlich.

Voraussetzungen

Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach (Einladung zur Signatur)
Ein Smartphone mit Frontkamera
Eine Telefonnummer, die SMS empfangen kann (für OTP)
Ein gültiger Ausweis oder Reisepass (je nach Land/Issuing Country)
Erlaubnis für Kamera & Mikrofon im Handy Browser (für die Echtheits-Prüfung)
Verlassen Sie im Signierprozess nicht den Browser, um einen vermeidbaren Neustart zu verhindern.

Schritt 1: Signatur-E-Mail öffnen

Öffnen S

Question 5

Wie erstelle ich Automatisierungen?

Accepted Answer

Ihr Vorteil

Manuell Fristen im Kalender zu pflegen ist fehleranfällig — verpasste Kündigungstermine kosten Geld und Nerven. Mit Aufgabenautomatisierungen definieren Sie einmal die Regel („Bei Mietverträgen 30 Tage vor Kündigungsdatum eine Aufgabe für das Facility-Team"), und ContractHero wendet diese Regel automatisch auf alle passenden Verträge an — auch auf alle, die zukünftig hochgeladen werden. Die Bedingungen lassen sich gezielt auf bestimmte Vertragsfelder einschränken (Abteilung, Status, Team oder eigene Felder aus dem Vertragsfeldbaukasten), sodass die richtigen Personen nur die für sie relevanten Aufgaben bekommen.

So funktioniert's

1. Übersicht öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen → Automatisierung. Hier sehen Sie alle bestehenden Aufgabenautomatisierungen mit Titel, Anzahl der Bedingungen und Fälligkeitsinformationen.

Sollte der Bereich nicht sichtbar sein, fehlen die nötigen Berechtigungen. Wenden Sie sich in dem Fall an einen Admin Ihres Accounts.

2. Neue Automatisierung erstellen

Klicken Sie oben rechts auf „+ Aufgabenautomatisierung erstellen". Es öffnet sich eine Seite mit zwei Bereichen: Bedingungen und Aufgabendetails.

3. Bedingungen festlegen

Im oberen Bereich **„Bedingungen

Question 6

Wie erstellt man Rollen?

Accepted Answer

Wie erstellt man Rollen?

Ihr Vorteil

Mit einer sauber gebauten Rollenstruktur reduzieren Sie Pflegeaufwand und Sicherheitsrisiko gleichzeitig: neue Mitarbeitende bekommen ab Tag 1 die richtige Sicht auf die richtigen Verträge, Wechsel zwischen Abteilungen werden mit einem Klick erledigt, und sensible Inhalte (Arbeitsverträge, M&A, AVV) bleiben auf den Kreis beschränkt, der sie tatsächlich braucht — wichtig für DSGVO, interne Compliance und Audits.

So funktioniert's

${youtube}Rollen & Berechtigungen: Zugriffe sicher steuern

1. Rollen-Bereich öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen

Navigieren Sie zu Organisation → Details zur Organisation und scrollen Sie auf der Seite nach unten zur Karte „Mitgliederrollen (X)" mit dem Untertitel „Rollen festlegen und verwalten, um Organisationszugriff zu steuern". Hier sehen Sie alle bereits angelegten Rollen Ihres Accounts.

2. Neue Rolle anlegen

Klicken Sie rechts in der Karte auf „+ Neue Rolle hinzufügen".

Der Dialog „Rolle" öffnet sich.

Tragen Sie ein:

Neuer Rollenname (Pflichtfeld) — Empfohlen ist ein sprechender Name, der den Zweck der Rolle klar macht: „Finance Lesen", „Legal Vollzugriff", „Sales Mietverträge". Gener

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