Mottagande av anmälan

Som Yles etiska kanal för anmälningar används en plattform som upprätthålls av en opartisk tjänsteleverantör, där Yle eller tjänsteleverantören inte kan identifiera anmälaren om denne inte själv uppger sina kontaktuppgifter. Anmälningarna tas emot av en grupp som utsetts av Yle och som är bunden av strikta sekretessbestämmelser. Efter att ha fått anmälan gör de som behandlar anmälan en bedömning av anmälan och behovet av undersökning. 

Undersökning av anmälan

De som behandlar anmälan fastställer en lämplig undersökningsmetod. De ställer vid behov följdfrågor via den anonyma kanalen för anmälningar, eller tar kontakt via andra kontaktsätt som anmälaren eventuellt gett. De som behandlar anmälan bedömer om det är fråga om 

1) anmälan som omfattas av tillämpningsområdet för visselblåsarlagen 

2) annan anmälan om oegentligheter,

3) anmälan som inte hör till anmälningskanalen.

Anmälan leder inte till undersökning om det är uppenbart att:

• anmälan inte hör till de ärenden som ska anmälas enligt denna anvisning, utan det är fråga om kundrespons (http://kundservice.yle.fi) eller en eventuell begäran om rättelse eller genmäle (https://svenska.yle.fi/s/da-du-vill-sanda-en-begaran-om-rattelse-eller-genmale-till-yle) som gäller Yles program, tjänster eller moderering,
• det på basis av anmälan eller annars inte finns tillräckligt med information att tillgå för att en noggrannare utredning ska vara möjlig,
• ärendet i anmälan redan har utretts på behörigt sätt och anmälan innehåller inga betydande nya uppgifter.

Anmälaren får svar inom sju (7) dagar efter att hen har lämnat in anmälan. Samtidigt får anmälaren information om i vilken av de ovan nämnda behandlingsprocesserna anmälan behandlas. Om anmälan är helt bristfällig eller klart obefogad, informerar vi anmälaren om att vi inte behandlar anmälan eller vidtar fortsatta åtgärder. 

Vi undersöker alltid anmälan konfidentiellt och så att anmälarens identitet skyddas. Vi kan från fall till fall även anlita andra experter eller myndigheter i undersökningen. Personen som misstanken gäller eller som har anknytning till den deltar inte i undersökningen. 

Den som behandlar ärendet eller andra personer som deltar i undersökningsprocessen strävar inte efter att identifiera anmälaren. Om du har lämnat in anmälan under ditt eget namn kommer det inte till andras än de utsedda behandlarnas kännedom. I vissa situationer (särskilt i samband med HR-relaterade anmälningar) kan utredningen dock förutsätta att uppgifterna om fallet (inkl. identiteten) även meddelas till andra instanser som utför undersökningen eller bistår vid undersökningen. Även dessa instanser är bundna av tystnadsplikten. 

Om den misstänkta oegentligheten uppfyller brottsrekvisiten anmäls händelsen till polisen. Om anmälaren har uppgett sin identitet informeras hen om att hen kan bli tvungen att avslöja sin identitet i samband med förundersökning som utförs av en myndighet och i samband med rättegångar.

Förvaring av uppgifter

Personuppgifter som ingår i anmälan raderas när de inte längre behövs för undersöknings- och verkställighetssyften, och i allmänhet senast en månad (30 dagar) efter det att undersökningen har slutförts. Undersökningens handlingar anonymiseras, namn- och adressuppgifterna raderas liksom alla andra uppgifter med hjälp av vilka personen antingen direkt eller indirekt kan identifieras. På personuppgifter som anmälningarna gäller tillämpas lagstiftningen om dataskydd. Uppgifterna som kommer in via anmälningarna ska raderas senast fem år efter det att anmälan inkommit, om det inte är nödvändigt att bevara dem.

Lagstiftning som påverkar behandlingen av anmälningar och anmälarens skydd samt anmälningar om oegentligheter som inte omfattas av lag

Anmälningar om missbruk enligt lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen 

Lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen (1171/2022) (https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2022/20221171) (i fortsättningen visselblåsarlagen) trädde i kraft i Finland den 1 januari 2023. Genom lagen implementerades EU:s direktiv om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten (EU 2019/1937), det så kallade visselblåsardirektivet. Genom visselblåsarlagen skyddas vissa personer som rapporterar om överträdelser som i sitt arbete upptäcker brott mot EU-rätten eller nationell lagstiftning. Det kan till exempel vara fråga om tidigare och nuvarande arbetstagare samt självständiga yrkesutövare.

Tillämpningsområdet för visselblåsarlagen är begränsat och man kan få skydd enligt den om man upptäcker överträdelser som till exempel gäller offentliga upphandlingar, finansiella tjänster eller konsumentskydd och rapporterar detta. Visselblåsarlagen förbjuder att den rapporterande personen utsätts för repressalier. Arbetsgivaren kan till exempel inte försämra den rapporterande personens anställningsvillkor, avsluta hens anställningsförhållande eller permittera hen med anledning av anmälan.

Anmälningar som omfattas av tillämpningsområdet för visselblåsarlagen kan i andra hand göras i Justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal (https://oikeuskansleri.fi/sv/visselblasarskydd) i situationer som avses i 8 § i lagen. Sådana är till exempel situationer där den rapporterande personen har grundad anledning att tro att en intern rapport inte har lett till att åtgärder enligt 16 § har vidtagits inom den tidsfrist som anges, den rapporterande personen har grundad anledning att tro att det inte är möjligt att effektivt ingripa i överträdelsen på basis av en intern rapport eller att den rapporterande personen har grundad anledning att tro att han eller hon riskerar att utsättas för repressalier på grund av rapporten.

Övriga anmälningar om oegentligheter

Via den etiska kanalen tar Yle också emot andra anmälningar om oegentligheter än sådana som observerats i samband med arbetet eller som omfattas av tillämpningsområdet för visselblåsarlagen. Anmälningarna kan gälla oetisk verksamhet eller verksamhet som strider mot lagen, myndighetsföreskrifter eller Yles anvisningar om till exempel jäv vid beslutsfattande, mutor eller osakligt beteende eller trakasserier.

Visselblåsarlagen tillämpas inte på dessa anmälningar, utan de undersöks i enlighet med andra lagar som är tillämpliga på fallet och med bästa möjliga skydd för anmälaren. Även dessa anmälningar behandlas i huvudsak på samma sätt som anmälningar enligt visselblåsarlagen, med iakttagande av de svarstider som fastställs i lagen.

Uppdaterad 7.8.2023

I denna dataskyddsbeskrivning beskrivs hur vi behandlar dina personuppgifter vid behandling av anmälningar via den etiska kanalen för anmälningar, utredning av misstankar om oegentligheter och genomförande av interna utredningar.

1. Den registeransvariga och den registeransvariges kontaktuppgifter

Registeransvarig
Rundradion Ab, Nyhetsgatan 5 PB 76, 00024 Rundradion

Personuppgiftsbiträden
Päivi Stark, Compliance Officer
Telefon: (09) 14 801
fornamn.efternamn@yle.fi

Kirsi Hietanen, dataskyddsombud
Telefon: (09) 14 801
tietosuoja@yle.fi

Om du har frågor om dataskyddspraxis för den etiska kanalen för anmälningar eller interna utredningar kan du kontakta oss på adressen nedan
tietosuoja@yle.fi

2. För vilka ändamål och på vilka grunder behandlar vi dina personuppgifter?

Via den etiska kanalen för anmälningar kan du anmäla misstankar om oegentligheter. Vi behandlar personuppgifter för att utreda och förebygga anmälda misstankar om oegentligheter samt för att bedöma och verkställa eventuella påföljder.

Anmälningar som gjorts via kanalen kan gälla misstankar om verksamhet som strider mot lagar eller Yles verksamhetsprinciper.
Vi behandlar alla anmälningar konfidentiellt och så att anmälaren samt den som anmälan gäller samt andra som har anknytning till fallets integritet skyddas av utsedda oberoende ansvarspersoner. Vid behandlingen av personuppgifter iakttas kraven i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679, lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) och dataskyddslagen (1050/2018). Personuppgifter som tagits emot via den etiska kanalen för anmälningar behandlar vi endast i den omfattning som behövs för att utreda den anmälda misstanken på ett ändamålsenligt och tillräckligt sätt.
Syftet med behandlingen av personuppgifter är att
- Upprätthålla en etisk kanal för anmälningar samt behandling av anmälningar, genomförande och dokumentering av interna utredningar. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på Yles skyldigheter enligt visselblåsarlagen eller arbetsrättsliga skyldigheter. Den rättsliga grunden för behandlingen är dessutom arbetssäkerheten och arbetshälsan samt de berättigade fördelarna med att främja Yles etiska verksamhetsprinciper och interna anvisningar samt ansvarsfull verksamhet och att förebygga missbruk. I egenskap av arbetsgivare har Yle dessutom en lagstadgad skyldighet att ingripa och behandla trakasserier eller annat osakligt bemötande som orsakar olägenheter eller risker för arbetstagarnas hälsa och vidta till buds stående åtgärder för att avhjälpa missförhållandet.

- Påvisande av att Yles lagstadgade skyldigheter iakttas samt utarbetande och framställande av rättsliga anspråk eller försvar av sådana. Behandlingen grundar sig på berättigade intressen i anslutning till Yles eller en tredje parts rättsskydd.

På kanalen begränsas inte vilka uppgifter en enskild anmälan kan innehålla. Behandlingsgrunden för eventuella särskilda personuppgifter, såsom hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter, såsom uppgifter om domar i brottmål eller brott, är skyldigheter som grundar sig på Yles bestämmelser om anmälarskydd. I fall som gäller trakasserier och osakligt bemötande eller arbetarskydd är behandlingen av särskilda personuppgifter också nödvändig för att den registeransvariges eller den registrerades arbetsrättsliga skyldigheter eller rättigheter ska kunna iakttas. Behandlingen av särskilda personuppgifter kan också vara nödvändig för att fastställa, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk.

Profilering och automatiskt beslutsfattande
I tjänsteportalen används inte automatiskt beslutsfattande.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Anmälare (Yles anställda eller en medlem i intressegruppen)

I regel kan anmälningarna göras anonymt eller med namn. Den etiska kanalen för anmälningar är genomförd så att inga tekniska identifikationsuppgifter samlas in om anmälaren.

Anmälaren kan själv frivilligt lägga till sina egna personuppgifter i anmälan, till exempel
- Namn
- Lokaliseringsdata
- Kontaktuppgifter
- Ekonomisk information
- Uppgifter om uppförande
- Bild eller video.

Dessutom behandlas
- Innehållet i meddelanden och annan kontakt.

Även om anmälan görs anonymt kan omständigheterna kring den anmälda händelsen eller det övriga innehållet i anmälan göra det möjligt att indirekt identifiera anmälaren utifrån dessa uppgifter. Man strävar dock inte efter att utreda anmälarens identitet.

Enligt visselblåsarlagen får anmälarens identitet inte röjas även om den är känd.

Person som anmälan gäller (Yles arbetstagare eller en medlem i intressegruppen)

Anmälan kan innehålla uppgifter om den persons uppträdande och förhållanden som anmälan gäller samt andra personliga uppgifter, såsom
- Namn
- Lokaliseringsdata
- Ekonomisk information
- Uppgifter om uppförande
- Bild
- Video
- Uppgifter om interna utredningar.

Utomstående personer (andra personer som nämns i anmälningarna eller som anknyter till utredningar)

Anmälan kan innehålla uppgifter om den persons uppträdande och förhållanden som anmälan gäller samt andra personliga uppgifter, såsom
- Namn
- Lokaliseringsdata
- Ekonomisk information
- Uppgifter om uppförande
- Bild
- Video
- Uppgifter om interna utredningar.

Handläggare av anmälningar

Följande personuppgifter samlas in om dem som behandlar anmälningarna:
- Namn
- Befattning
- Användarnamn och lösenord
- Kommunikation och meddelanden
- E-postadress
- Logguppgifter
- Enhetsidentifierare
- Tidsstämpel
- IP-adress.

4. Varifrån samlas uppgifterna in?

Vi samlar in de personuppgifter som anmälaren ger via Yles etiska kanal för anmälningar eller andra kontaktkanaler, om anmälaren har lämnat sina kontaktuppgifter.

Dessutom samlar vi in personuppgifter vid behov från Yles interna system och register, såsom till exempel passerkontroll-, kamera-, betalningsrörelse- eller informationssystem samt från tredje parter, såsom samarbetspartner.

5. Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

Myndigheter, intern revision och tillhandahållare av tjänster för utredning av oegentligheter

Vi lämnar ut uppgifter som behövs för att utreda misstankar om oegentligheter och brott till myndigheterna och eventuellt till vår partner för intern revision eller tillhandahållare av tjänster för utredning av oegentligheter.

Navex, som är leverantören av den etiska kanalen, eller dess underleverantörer har inte tillgång till uppgifterna i kanalen.

6. I vilka länder kan dina personuppgifter behandlas?

Tjänsteleverantör

Navex (leverantör av den etiska kanalen)

Microsoft (leverantör av servermiljön)

Målland

EU/ ETA

USA*

Kategorier av personuppgifter som överförs

Alla uppgifter som behandlas i systemet

Mekanism för informationsöverföring

Kommissionens standardavtalsklausuler

Kommissionens beslut (2021/914/EU) (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914&qid=1688106078174)

* Enligt USA:s underrättelselagstiftning kan man begära att uppgifter som amerikanska företag innehar ska lämnas ut till amerikanska myndigheter trots att servermiljön är belägen inom EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Vi vidtar skyddsåtgärder för att bibehålla den höga skyddsnivå för personuppgifter som krävs enligt den europeiska dataskyddslagstiftningen även efter överföringen av personuppgifter. I den etiska kanalen för anmälningar är uppgifterna krypterade med Yles egna krypteringsnycklar och leverantören av servermiljön eller den etiska kanalen för anmälningar har inte tillgång till uppgifterna.

7. Vilka rättigheter har du i anslutning till dina personuppgifter?

Dataskyddslagstiftningen garanterar olika rättigheter för dig i anslutning till behandlingen av personuppgifter. Tillgodoseendet av rättigheterna sker centraliserat via Yles webbplats https://svenska.yle.fi/dataskydd. Vid begäran om uppgifter verifierar Yle avsändarens identitet genom stark autentisering antingen via bankkoder eller mobil ID.

Vi vill dock påpeka att dessa rättigheter som garanteras av lagstiftningen inte är helt obegränsade. Begäran som gäller den registrerades rättigheter behandlas från fall till fall, och vid tillgodoseendet av dem beaktas den eventuella inverkan på behandlingen av anmälan och tryggandet av undersökningen. Vi kan till exempel inte radera dina uppgifter i en situation där den lagstiftning som tillämpas på oss förutsätter att personuppgifterna förvaras eller tillgodose rätten att kontrollera personuppgifter i fråga om uppgifterna i kanalen för anmälningar i situationer där utlämnandet av uppgifterna kränker en annan persons rätt till skydd eller fördel eller äventyrar utredningen av anmälan.
Rätt att få tillgång till dina uppgifter. Du har alltid rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter. Om vi behandlar dina personuppgifter har du alltid rätt att få tillgång till och även rätt att få en kopia av dessa uppgifter. Vi kan be dig precisera din begäran vid behov, till exempel i fråga om detaljer i anslutning till lämnandet av uppgifter.
Vi kan inte förverkliga din tillträdesrätt i situationer där utlämnandet av uppgifter kränker en annan persons rätt till skydd eller intresse eller äventyrar utredningen av anmälan eller de fortsatta åtgärderna.
Rätt till rättelse av dina personuppgifter. Om du upplever att de personuppgifter vi behandlar är felaktiga, bristfälliga eller föråldrade kan du be oss rätta dessa personuppgifter.
Rätt att få dina personuppgifter raderade. I vissa situationer kan du be oss radera dina personuppgifter. Observera dock att vi inte nödvändigtvis kan radera sådana uppgifter som det fortfarande finns ett motiverat behov av att bevara, såsom en viss lagstadgad skyldighet eller något annat särskilt vägande skäl, såsom oavslutad utredning av oegentlighet eller dokumentering av undersökningen.
Rätt att motsätta dig och begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Du har rätt att motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter. Detta innebär dock inte en allmän rätt att motsätta dig all behandling av dina personuppgifter, utan rätten är begränsad till exempel till sådana situationer där behandlingen av uppgifterna grundar sig på ett berättigat intresse. Vi har rätt att fortsätta behandlingen av personuppgifter trots att du motsätter dig behandlingen, om vi har särskilt vägande skäl för behandlingen. En sådan orsak kan till exempel vara utredning av misstanke om oegentlighet.
Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till exempel i situationer där du bestrider att dina personuppgifter är korrekta.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten. Om du misstänker att vi till exempel har behandlat dina personuppgifter lagstridigt har du alltid rätt att göra en anmälan till tillsynsmyndigheten. I Finland övervakas lagenligheten i behandlingen av personuppgifter av dataombudsmannens byrå, vars kontaktuppgifter du hittar här: https://tietosuoja.fi/sv/framsida

8. Hur lång tid sparar vi dina personuppgifter?

I regel sparar vi uppgifterna i högst fem (5) år efter att anmälan kommit in. Innan vi arkiverar fallet raderar vi onödiga uppgifter från anmälningarna.

Uppgifterna bevaras även efter att fem år har gått, om det fortfarande är nödvändigt att bevara uppgifterna för att trygga en brottsutredning, en pågående rättegång, myndighetsundersökning eller anmälarens, den anmälda personens eller Yles rättigheter.

Förvaringstiderna grundar sig på bestämmelserna om anmälarskydd och på tiderna för väckande av talan enligt arbets-, straff- eller skadeståndslagstiftningen samt på vårt berättigade intresse i anslutning till utredningen av oegentligheter.

9. Hur sörjer vi för personuppgifternas konfidentialitet och säkerhet?

Kanalen för anmälningar är genomförd så att inga tekniska identifikationsuppgifter samlas in om anmälaren. Vi följer inte upp tjänstens användning och övervakar inte klickar som för till adressen i fråga. Anmälan kan lämnas anonymt, varvid vi inte kan utreda anmälarens identitet. All kommunikation i den etiska kanalen är krypterad (end to end encryption). Dessutom är uppgifterna i systemet även krypterade med Yles egna krypteringsnycklar.

10. Kan ändringar göras i denna dataskyddsbeskrivning?

Behandlingssätten som är presenterade i denna beskrivning kan ändra och därmed kan denna dataskyddsbeskrivning uppdateras. Ändringarna kan också grunda sig på en ändring av lagstiftningen. Vi håller denna beskrivning uppdaterad och rekommenderar att du regelbundet bekantar dig med dess innehåll.