«Нижегородский автомобильный завод» — крупнейший производитель коммерческого транспорта России. География продаж продукции предприятия — вся Россия, страны СНГ и дальнего зарубежья. Доля на российском рынке лёгких коммерческих автомобилей составляет около 50%, в сегменте среднетоннажных грузовиков — около 70%.

Создать единую информационную
базу всей документации в организации.

Внедрить типовые маршруты согласования
и утверждения документов.

Сократить время на поиск
необходимой документации.

Оптимизировать трудозатраты на обработку
первичной бухгалтерской документации.

Оптимизировать процессы
документооборота и делопроизводства.

Повысить исполнительскую
дисциплину.

1

3

4

5

2

6

С помощью системы на базе платформы Docsvision автоматизирован процесс работы с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами между Управляющей компанией и сервисными компаниями «Нижегородского автомобильного завода».

пользователей

более

около

заданий – около

более

8 000

40 000

200 000

2Тб

Общее количество пользователей –

Количество обрабатываемых документов в месяц –

Размер базы данных –

Пеореносятся атрибуты документа, файл,
на основаниее которых формируется карточка
и автоматически запускается процесс согласования.

По результатам согласования
возвращается статус документа.

Карточка

- Создание карточки
- Согласование
- Подписание
- Утверждение

Система Docsvision интегрирована с решением 1С: ЗУП, которая передаёт в систему электронного документооборота сведения о сотрудниках компании и автоматизирует процесс ввода новых пользователей.

Интеграция Docsvision с ERP-системами, которые используются в организациях: 1С УПП или КИСУ ГАЗ (решение, разработанное на «Нижегородском автомобильном заводе») – позволяет выстраивать сквозные процессы согласований. Процесс согласований бюджетов, юридически значимых документов перенесён из почты в систему Docsvision, что повышает прозрачность процесса и исполнительскую дисциплину.

Создание проекта
документа

Согласование
по маршруту

Согласование
по маршруту

Формирование файла
со штампами электронных
подписей

Изменение статуса
документа

Подписание НЭП

Подписание НЭП

Направление
на подписание

Статус согласования

В процессе эксплуатации СЭД Docsvision планомерно росло количество обрабатываемых в системе документов, и, соответственно, увеличивался размер базы данных. Для сохранения эффективной работы системы в 2019 г. платформа СЭД была обновлена до версии Docsvision 5.5.


Новая архитектура платформы Docsvision 5.5 позволяет оптимизировать работу высоконагруженной системы и поддерживать стабильную производительность даже при многократном росте базы данных.

1

3

2

4

Использование ЭП для юридически значимых документов ускоряет оборот документов (косвенно влияет на оборачиваемость денежных средств и ресурсов предприятия), снижает затраты на доставку курьерами и хранение оригиналов.

Работа с документами в рамках единой ИТ-системы сокращает временные потери руководства на доступ к информации, документам или поручениям, выявлению узких мест.

Развитие СЭД за «границами канцелярии», когда система обрастает функциональностью для решения специфических бизнес-задач под требования внутренних заказчиков. Например, в данном случае появилась возможность управлять оснасткой.

Удобный интерфейс для работы с документами снижает риски управленческих ошибок – когда неудобно, можно не посмотреть лишний раз, а можно посмотреть, но не заметить.

Большую часть работ по развитию системы заказчик выполняет самостоятельно, благодаря гибким настройкам платформы без программирования.