BASF — електронний документообіг, підпис КЕП та MobileID
Кейс BASF
Налаштували електронний підпис
КЕП і MobileID
- 92% документообігу перевели в електронний формат.
- 100% документів юридично значимі.
- У 7 разів зменшилася кількість помилок у звітах.
- 8 місяців — термін реалізації.
Про клієнта
BASF — світовий лідер з виробництва хімічної продукції, входить до Fortune 500. У компанії працює понад 110 000 співробітників у різних регіонах світу.
Продуктовий портфель BASF охоплює рішення для промисловості, хімікати, продукти для харчування, догляду та сільського господарства.
Коли в компанії десятки тисяч співробітників, документообіг стає критично важливим. Тому BASF вирішила перейти на електронний формат.
«Коли ми просто підрахували кількість документів, які генеруємо щорічно (а це десятки тисяч!), питань, що робити далі, не виникло»
Денис Коптелов
IT Manager BASF Ukraine
Завдання проєкту
Основною метою було оптимізувати бізнес-процеси документообігу та перейти до формату paperless-office.
Ключовий компонент проєкту — реалізувати в Directum RX підпис документів електронним підписом, який має юридичну силу в Україні.
Знизити витрати часу при роботі з документами.
Спростити процедуру оформлення та обробки документів.
Підвищити якість виконуваної роботи.
Зменшити помилки в документах.
Підхід до реалізації
Визначили вимоги до СЕД
На старті зафіксували критерії до СЕД, щоб система закривала і юридичні вимоги, і щоденні задачі роботи з документами.
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП).
- Підтримка Mobile ID.
- Зручне зберігання, обробка та легкий пошук документів.
- Гнучка маршрутизація документів і контроль виконання.
- Робота з шаблонами документів.
- Інформаційна безпека + інтеграційні можливості (API).
Перевели документи
в електронний формат
На першому етапі ми перевели в електронний вигляд бухгалтерські та кадрові документи, а також договори. При цьому важливо було зберегти юридичну силу підписаних документів, тому одразу запланували розробку рішення щодо підписання документів кваліфікованим електронно-цифровим підписом (КЕП).
Розробили механізм підписання документів
Ми налаштували роботу з сертифікатами електронного підпису, які видають українські акредитовані центри сертифікації ключів (АЦСК). Сертифікати можуть зберігатися на локальному диску ПК, USB-флешці, USB-токені або смарт-карті.
Під час реалізації важливо було інтегрувати рішення в програмне середовище Directum RX так, щоб воно органічно працювало всередині системи.
Додатково користувачі отримали можливість підписувати документи через SIM-карту Mobile ID мобільного оператора Vodafone.
Як працює підпис через Mobile ID
Система формує хеш даних документа і через веб-сервіс надсилає запит мобільному оператору. На телефон користувача приходить запит на підтвердження — потрібно ввести пароль. Після підтвердження підпис повертається через веб-сервіс у Directum RX і автоматично прив’язується до документа.
Дійсність підпису додатково перевіряється через OCSP-сервери центрів сертифікації, а результат перевірки відображається в інтерфейсі Directum RX.
Такий механізм забезпечує юридичну силу, безпеку та зручне підписання документів безпосередньо в інтерфейсі системи.
Реалізували створення PDF
з відміткою про електронний підпис
Під час формування документа у PDF система може додати штамп з інформацією про підпис. Це спрощує перевірку підпису, прискорює обмін документами та підвищує довіру під час обміну з контрагентами.
Налаштували експорт документів з ЕЦП
У межах проєкту ми додали можливість вивантажувати документи разом із підписами для надання перевіряючим органам. Вивантажені файли можна перевірити на зовнішньому ресурсі. Система експортує останні підписані версії документів (які відповідають умовам вибору) у папку, яку обирає користувач.
Параметри вивантаження документів
Відбір документів за критеріями:
- наша організація;
- контрагент;
- вид документа;
- період (дата з — дата по).
Вибір документів із папки в системі.
Дає змогу швидко вивантажити підписані документи з потрібного розділу без ручного відбору.
Тип підпису для вивантаження:
- затверджено;
- погоджено;
- не погоджено.
Групування експорту:
- не групувати;
- за контрагентами;
- за типами документів.
Залежно від обраного способу групування
система формує структуру папок для експорту
Не групувати
Для кожного вивантаженого документа створюється окрема підпапка
За контрагентами
Для кожного контрагента створюється окрема підпапка, а документи зберігаються в папці з назвою відповідного контрагента.
За типами документів
Створюються папки з назвами типів документів, а вивантажені файли розміщуються у відповідних підпапках.
Такий підхід спрощує підготовку до перевірок, економить час і знижує ризик помилок під час обміну документами.
Підсумки впровадження
Впровадили механізм підписання документів з ЕЦП, що прискорило погодження та обмін з контрагентами. Веб-сервіс доопрацювали для стабільної роботи через проксі оператора. Співробітники витрачають менше часу на документи й більше — на роботу з клієнтами та партнерами.
документів оцифровано
користувачів у системі
документів юридично значимі
зменшилась кількість помилок у звітах
Відгук клієнта
«Основними задачами для BASF були специфіка внутрішнього документообігу та можливість максимально адаптувати рішення під компанію. Для реалізації проекту в результаті тендеру ми вибрали компанію LITIKO, яка володіє необхідними компетенціями та досвідом.
В результаті у нас збільшилася швидкість роботи з документами, їх створення та доставка. Реалізація проекту стала важливим етапом на шляху діджиталізаціі BASF. У нас вже є ідеї щодо подальшого розвитку.
Тому в найближчому майбутньому наступне, що хочемо реалізувати, це перегляд та підписання документів в мобільному додатку».
Денис Коптелов
IT Manager BASF Ukraine
