Informes: Cómo crear informes de estado, de variación, de hojas de horas y más

Se pueden crear y compartir ocho tipos de informes de proyecto en minutos: estado del portafolio de proyectos, estado del proyecto, plan del proyecto, tareas, informes de hojas de tiempo (o informes de horas trabajadas), disponibilidad, carga de trabajo y varianza.

Los informes son personalizables, así que puede ver fácilmente la información que busca y ocultar la que no necesite. Puede obtener una vista previa del informe en su navegador o guárdarlo en formato PDF o Excel directamente.

Navegación a la página de Informes

Para encontrar la función de informes en ProjectManager, haga clic en la pestaña de "Portafolio" en el menú de la izquierda. Luego, haga clic en "Informes" en el menú superior, como se muestra en la imagen. Allí verá todos los informes de proyecto disponibles en el sistema.

Informe de estado del portafolio de proyectos

El informe de estado del portafolio muestra el estado del portafolio en función del tiempo, el presupuesto, los recursos y las tareas. Si selecciona esta opción, aparecerá la columna de notas. Puede configurar los siguientes parámetros:

• Título: Nombre del informe.
• Ordenar por: Los proyectos se pueden ordenar por nombre, porcentaje de finalización, fecha de inicio o fecha de finalización.
• Grupos: Seleccione entre las carpetas personalizadas que contienen los proyectos que guarde en ellas. Estas carpetas se encuentran en la página de proyectos del portafolio.
• Gerente: Elija si desea informar sobre todos los gerentes, uno o varios. Configure los gerentes de proyecto en la página de proyectos del portafolio o en la configuración del proyecto.
• Cliente: Elija si desea informar sobre todos los clientes, uno o varios. Asigne un cliente a un proyecto en los proyectos del portafolio o en la configuración del proyecto.
• Prioridad: Puede incluir todos los niveles de prioridad, uno o varios. Verá los niveles de prioridad personalizados en la lista.
• Estado: Elija si desea filtrar el informe del estado del portafolio según el estado de su proyecto, incluyendo cualquier estado personalizado que haya creado. Seleccione los estados que desea incluir en su informe.
• Incluir: Puede incluir el historial de salud, el costo o columnas personalizadas.
• Columnas: Puede incluir columnas personalizadas desde la página de proyectos del portafolio en el informe.

Una vez definidos los parámetros del informe, haga clic en "Ver" para verlo en su navegador web o haga clic en "PDF" o "Excel" para descargarlo sin visualizarlo previamente.

Una vez que se genere el informe, verá el gráfico de estado por proyecto si lo ha incluido. Los colores del estado corresponden a los del panel. Después del resumen de estado, verá la lista de proyectos y las columnas que ha incluido.

Informe de Estado del Proyecto

El informe de estado del proyecto ofrece una visión general, pero a la vez detallada del estado de su proyecto.

El uso de un gráfico de estado le ayuda a determinar si su proyecto se encuentra dentro del plazo y del presupuesto. También incluye el estado de los hitos y las tareas de resumen, si así lo desea.

La columna de notas también aparecerá en este informe al igual que cualquier otra selección que haga en la lista de chequeo en la sección de "Columnas". Puede configurar los siguientes parámetros:

• Título: Este es el nombre que desea darle al informe.
• Proyecto: Elija el proyecto que desea ver en el informe. Debajo de este campo, verá una opción para incluir proyectos cerrados. Los proyectos cerrados se marcarán claramente de la siguiente manera: CERRADO: NOMBRE DEL PROYECTO.
• Incluir: Puede incluir información sobre la carga de trabajo, nivel de esfuerzo, fecha objetivo, cronograma, presupuesto, costo, tareas atrasadas, hitos y más.
• Columnas: Hay una gran variedad de columnas que pueden incluirse en el informe de estado de proyecto, incluyendo columnas personalizadas.

Una vez definidos los parámetros del informe de estado de proyecto, haga clic en "Ver" para verlo en su navegador web o haga clic en "PDF" o "Excel" para descargarlo sin visualizarlo previamente.

A continuación, verá la información resumida. Si ha seleccionado las casillas de carga de trabajo, esfuerzo, cronograma, presupuesto y costo, verá las métricas generales del proyecto debajo de la sección de estado. Estas métricas incluyen estado, porcentaje de finalización, cliente, código de cargo, inicio, esfuerzo real, costo real, restante, prioridad, cronograma, gerente de proyecto, presupuesto, finalización, esfuerzo planificado y costo planificado.

Si ve datos en blanco, no ha ingresado datos para esa métrica. Puede desmarcar las métricas que no se aplican a sus proyectos, como el presupuesto y el costo, en los parámetros del informe.

Después de la información de resumen, verá los tipos de tareas que ha seleccionado, incluyendo las vencidas, las que vencen esta semana, los hitos y el resumen. Si desmarca alguna de estas casillas mientras crea el informe, no verá ese tipo de tarea al ejecutarlo.

Informe del Plan de Proyecto

Al igual que el informe de estado del proyecto, el informe del plan de proyecto ofrece una visión general de un solo proyecto. A diferencia del informe de estado del proyecto, no incluye tareas resumidas ni un gráfico de estado. Tampoco separa las tareas pendientes, como el informe de estado del proyecto.

El informe del plan de proyecto permite seleccionar fechas específicas en lugar de todo el proyecto, lo que resulta útil si solo se desea ver una parte del cronograma del proyecto.

Si se desea exportar los datos desde la herramienta y filtrarlos en Excel, el informe del plan de proyecto facilita la tarea. La columna de notas aparecerá en este informe si se selecciona. Puede configurar los siguientes parámetros:

• Título: Este es el nombre que desea darle al informe.
• Proyecto: Elija el proyecto que desea ver en el informe. Debajo de este campo, verá una opción para incluir proyectos cerrados. Los proyectos cerrados se marcarán de la siguiente manera: CERRADO: NOMBRE DEL PROYECTO.
• Incluir: Puede incluir solo los datos reales, el presupuesto, el costo hasta la fecha, la fecha objetivo o los hitos.
• Fechas: Elija las fechas que desea incluir en el informe.
• Columnas: Puede incluir una gran variedad de columnas en su informe, incluso columnas personalizadas.

Una vez definidos los parámetros del informe, haga clic en "Ver" para verlo en su navegador web o haga clic en "PDF" o "Excel" para descargarlo sin visualizarlo previamente.

Una vez se genere el informe, verá las tareas dentro del rango de fechas seleccionado, junto con las columnas seleccionadas. Si alguna columna está en blanco, significa que no ha ingresado información sobre el proyecto.

Informe de Tareas

El informe de tareas enumera todas las tareas incluidas en el proyecto o los proyectos que seleccione. También puede extraer tareas que no forman parte de un proyecto. Si selecciona la columna de notas, aparecerá en este informe. Puede configurar los siguientes parámetros:

• Título: Este es el título que desea asignar al informe.
• Proyecto: Elija el proyecto o los proyectos que desea ver en el informe. Si desea ver tareas que no pertenecen al proyecto, puede seleccionarlas aquí. Debajo de este campo, verá una opción para incluir Proyectos Cerrados. Los Proyectos Cerrados se marcarán de la siguiente manera: CERRADO: NOMBRE DEL PROYECTO.
• Etiquetas: Puede incluir todas las tareas con etiquetas o solo algunas etiquetas específicas, marcando las que desee incluir. Si no selecciona etiquetas, se incluirán las tareas sin etiquetas en el informe.
• Incluir: Puede incluir tareas especiales, tareas pendientes y estado de las tareas. Aquí se incluyen las definiciones de cada tipo de tarea.
  • Hitos: Incluye tareas de hitos.
  • Resumen: Incluye tareas de resumen.
  • Tareas pendientes: Elija ver las tareas según su fecha de vencimiento, como hoy, esta semana, este mes, en cualquier momento o en un rango de fechas personalizado.
  • Iniciadas: Incluye las tareas iniciadas (deben tener entre un 1% y un 99% de avance).
  • No iniciadas: Incluye las tareas que aún no han comenzado (deben tener un 0% de avance).
  • Completas: Incluye las tareas completadas al 100%.
  • Atrasadas: Incluye las tareas incompletas y que no cumplieron con su fecha de vencimiento.
• Columnas: Puede elegir columnas específicas para incluir en su informe, incluyendo columnas personalizadas.
• Personas: Puede elegir sobre qué miembros del equipo desea informar. Si elige un miembro específico del equipo, el informe solo mostrará sus tareas asignadas.

Al igual que los informes previamente descritos, el informe de tareas también se puede previsualizar o exportar directamente como un archivo PDF, Microsoft Excel o CSV, así como consultar sin conexión. Si selecciona la opción sin conexión, recibirá el informe por correo electrónico.

Informe de Hojas de tiempo

Este informe le permite exportar las hojas de tiempo de los usuarios y proyectos seleccionados durante el rango de fechas que especifique. Esto es útil si exporta los datos de sus hojas de horas a otro software, como QuickBooks o su software de gestión de nóminas.

• Título: Este es el nombre que desea asignar al informe.
• Proyecto: Seleccione el proyecto que desea ver en el informe. También puede ver todos los proyectos, tareas no relacionadas con proyectos y tareas administrativas. Debajo de este campo, verá una opción para incluir proyectos cerrados. Los proyectos cerrados se marcarán claramente de la siguiente manera: CERRADO: NOMBRE DEL PROYECTO.
• Fechas: Seleccione el periodo de tiempo que desea cubrir con el informe de hojas de tiempo.
• Agrupar por: Puede agrupar por proyecto, persona, fecha o ninguna. Por ejemplo, si elige agrupar por proyecto, los nombres de los proyectos aparecerán en el encabezado, seguidos de las personas.
• Informe: Puede generar este informe para el tiempo registrado como también para el tiempo no registrado para comprobar si faltan hojas de horas.
• Columnas: Hay una gran variedad de columnas que pueden incluirse en el reporte de hojas de tiempo. Elija las columnas que desea incluir en su informe, incluidas las columnas personalizadas. Verá columnas exclusivas de este informe, como "Aprobado por", "Estado de aprobación", etc.
• Personas: Elija las hojas de tiempo de los usuarios que desea incluir en este informe.

Este informe se puede previsualizar o exportar a PDF, Microsoft Excel o CSV, así como consultar sin conexión. Si selecciona la opción sin conexión, recibirá el informe por correo electrónico.

Una vez generado, verá las horas registradas por tarea para los usuarios seleccionados dentro del rango de fechas deseado. También verá las columnas que desee incluir.

Informe de Disponibilidad

Este informe muestra quién está disponible y quién está demasiado ocupado para asumir más trabajo, según la cantidad de tareas y el esfuerzo asignado. Si asigna menos trabajo del que tiene una persona en su calendario, estará disponible para más trabajo durante ese período. Cada vez que asigne una tarea a una persona, su disponibilidad en este informe se verá afectada. Puede configurar los siguientes parámetros:

• Título: Este es el nombre que desea darle al informe.
• Resumen de disponibilidad: Muestra cuántas horas tiene un usuario disponibles, cuántas horas se asignaron a tareas y, por lo tanto, cuántas horas tiene disponibles para más trabajo.
• Detalle de disponibilidad: Muestra la disponibilidad semanal. Puede ver cuántas horas de calendario tuvo cada semana, cuántas horas se asignaron a tareas y cuántas horas tiene disponibles para más trabajo.
• Proyecto: Seleccione el proyecto que desea ver en el informe.
• Fechas: Seleccione el periodo de tiempo que desea cubrir con el informe de disponibilidad.

Una vez definidos los parámetros del informe, haga clic en "Ver" para verlo en su navegador web o haga clic en "PDF" o "Excel" para descargarlo. Tenga en cuenta que el detalle de disponibilidad solo está disponible en Excel. A continuación, se muestra un ejemplo de los informes de resumen y detalle de disponibilidad.

Informe detallado de disponibilidad:

Informe de resumen de disponibilidad:

Carga de trabajo

Si las funciones del portafolio están incluidas en su plan, verá la página de carga de trabajo en la vista general. Este informe muestra el esfuerzo planificado de los miembros del equipo que seleccione en un formato exportable.

Este informe se diferencia del informe de disponibilidad porque muestra las horas asignadas en una vista de calendario día a día, para una visión más granular de la carga de trabajo de su equipo.

Puede ver el número total de horas que cada persona tiene asignadas a las tareas en los proyectos a diario. De esta forma, puede ver rápida y fácilmente quién tiene asignaciones insuficientes o excesivas en cualquier día de la semana y así podrá modificar sus tareas asignadas en la página carga de trabajo. Puede configurar los siguientes parámetros:

• Título: Este es el nombre que desea darle al informe.
• Nivel: El nivel de resumen muestra una vista diaria del número total de horas que cada persona tiene asignadas a las tareas en todos los proyectos. Puede ver el número detallado de horas por proyecto y día que cada persona tiene asignadas. El nivel de tarea muestra un desglose aún más detallado del nivel de resumen. Puede ver el número detallado de horas asignadas por tarea y día.
• Vista: Puede elegir entre una vista diaria, semanal o mensual.
• Fechas: Seleccione el periodo de tiempo que desea cubrir con el informe.
• Personas: Seleccione los miembros del equipo sobre los que desea informar.

Una vez definidos los parámetros del informe, puede consultarlo sin conexión o en Excel. A continuación, se muestra un ejemplo del informe a nivel de resumen, con visualización mensual.

Informe de Variación

El informe de varianza muestra cómo se compara el progreso real con las vistas planificada y de referencia de su proyecto. Esto le ayudará a determinar si su proyecto se está desviando del cronograma. Puede configurar los siguientes parámetros:

• Título: Este es el nombre que desea asignar al informe.
• Proyecto: Elija el proyecto que desea ver en el informe. Debajo de este campo, verá una opción para incluir proyectos cerrados. Los proyectos cerrados se marcarán claramente de la siguiente manera: CERRADO: NOMBRE DEL PROYECTO.
• Incluir: Puede elegir ver solo las tareas resumidas o incluir el porcentaje completado en el informe.
• Real a planificado: La diferencia entre el progreso real y planificado.
• Real a referencia: La diferencia entre el progreso real y el de referencia.
• Planificado a referencia: La diferencia entre el progreso planificado y el de referencia.

Las opciones "Real a referencia" y "Planificado a referencia" solo aparecen si agregó una referencia a su proyecto. Puede agregar una referencia a su proyecto en la vista de Gantt haciendo clic en el icono del engranaje a la derecha del candado.

Una vez definidos los parámetros del informe, haga clic en "Ver" para verlo en su navegador web o haga clic en PDF o Excel para descargarlo.

Una vez abierto, verá las fechas de inicio y fin, junto con las horas y la duración. Los datos S1 y S2 se definirán en el informe para ayudarle a interpretar los datos.

Ayuda adicional

No dude en escribirnos a support@projectmanager.com si tiene alguna pregunta sobre nuestras funciones de informes de proyecto e informes de portafolio de proyectos.