Funktion - EBICS
3. EBICS-Bankzugang einrichten (xml-Bankzugangsdatei erzeugen)
4. xpectoPro Buchungskontenkonten für den EBICS-Abruf konfigurieren
1. Allgemein
In xpectoPro können Zahlungsverkehrsdaten komfortabel über EBICS mit Ihrem Kreditinstitut ausgetauscht werden. Die folgende Kurzanleitung beschreibt die Einrichtung der Konten in EBICS sowie die notwendigen Einstellungen in xpectoPro.
Diese Anleitung bezieht sich auf die Version 3.2. des EBICS-Admin. Die Datei-Version können Sie ermitteln, indem Sie mit einem Rechtsklick auf die Datei EBICSAdmin.exe klicken und den Eintrag "Eigenschaften" auswählen. Anschließend wechseln Sie in den Reiter Details. Dort finden Sie unter Dateiversion die Nummer der Version.
2. Vorbereitungen
Wechseln Sie zunächst in die Einstellungen von xpectoPro. Öffnen Sie den Pfad der unter Pfade / Bank Pfad hinterlegt ist und fügen die Datei EBICS.zip ein. Entpacken Sie die in der zip-Datei enthalten Dateien (EbicsAdmin.exe, EbicsCmd.exe und EbicsPing.exe). Die zip-Datei kann im Service-Bereich der Homepage unter https://service.xpecto.com/downloads heruntergeladen werden.
3. EBICS-Bankzugang einrichten (xml-Bankzugangsdatei erzeugen)
Führen Sie nun die Datei EbicsAdmin.exe aus um neue Bankzugänge zu erzeugen. In diesem Fenster sind unterschiedliche Funktionen integriert, die über die Funktions-Button oder das Kontext-Menü (Klick mit rechter Maustaste im Grid) ausgeführt werden können. Die Funktionen des Kontext-Menüs können erst verwendet werden, wenn ein Bankzugang in der Auswahlliste vorhanden ist. Folgende Aktionen können ohne Vorhandensein eines Bankzugangs ausgeführt werden.
→ alle Bankzugänge neu laden => alle im gewählten Standardordner vorhandenen Bankzugänge werden aktualisiert
→ Bankzugangsdatei importieren => eine bereits vorhandene Bankzugangsdatei kann importiert werden
→ Dateiordner für Bankzugänge wechseln => Festlegen des Standardordners für EBICS-Bankzugangsdateien (Zugangsdateien liegen immer im Format .xml vor)
Um einen neuen Bankzugang zu konfigurieren, wählen Sie in diesem Fenster im unteren Bereich des Dialogs bitte den Button Neuer EBICS Bankzugang.
3.1. EBICS-Schlüsseldatei erzeugen
Im folgenden Dialog wählen Sie bitte Schlüsseldatei als Sicherheitsmedium. Dieser Schritt erzeugt eine Datei, die frei benannt werden kann, die Endung .key ist jedoch zwingend notwendig und darf nicht geändert werden. Bitte speichern Sie die Schlüsseldatei in das gleiche Verzeichnis, in dem auch die drei EBICS Dateien abgelegt wurden. Sofern Sie bereits eine Schlüsseldatei angelegt haben, können Sie diese an dieser Stelle ebenfalls auswählen und die Bankzugangsdatei mit dieser bereits vorhandenen Schlüsseldatei weiter konfigurieren.
Die Schlüsseldatei wird vom EBICS-Client im Verzeichnis Bank erzeugt und darf nicht verschoben werden.
Der Dateiname sowie der Pfad werden in den Dialog zum Erzeugen der Schlüsseldatei übernommen. Sollte dies nicht der Fall sein,, wechseln Sie bitte manuell in das Verzeichnis. Bestätigen Sie die Angaben mit weiter.
Da in der Schlüsseldatei sensible Zugangsdaten enthalten sind, werden Sie im folgenden Schritt aufgefordert ein Passwort für diese zu vergeben. Die Möglichkeit kein Passwort zu vergeben ist zwar gegeben, ist jedoch nicht zu empfehlen.
3.2. EBICS–Teilnehmerdaten eingeben
Für die Teilnahme am EBICS-Verfahren werden Ihnen als Kunde, individuelle Zugangsdaten zur Verfügung gestellt. Diese enthalten alle notwenigen Daten für die weiteren Schritte der Installation.
Geben Sie nun die HOST-ID sowie die HOST-URL wie in den Teilnehmerdaten hinterlegt ein. Nach der Eingabe prüfen Sie die eingegebenen Daten über die Schaltfläche HOST-ID und HOST-URL testen. Sind die eingegebenen Daten korrekt, wird die Schaltfläche weiter freigeschalten und die Gültigkeit der Daten mit einem grünen Symbol dargestellt.
Im folgenden Dialog geben Sie bitte die Teilnehmerkennung sowie die Kundenkennung ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit weiter.
Die Eingabemaske EBICS Versionen dient der Auswahl der EBICS Version sowie der Anpassung des Sicherheitsverfahrens. Die bereits gesetzten Einstellungen sind in der Regel korrekt und bedürfen keiner Anpassung.
Die derzeit aktuelle EBICS-Version ist EBICS 3.0 (H005), die Sicherheitsverfahren lauten X002, E002, A006.
Bestätigen Sie die gesetzten Daten mit weiter.
3.3. EBICS-Schlüsseldatei an Bank übersenden
Für die Kommunikation mit der Gegenstelle des Kreditinstitutes benötigt diese, den von Ihnen zur Installation erzeugten Schlüssel. Um den Teilnehmerschlüssel an das Kreditinstitut zu übertragen, betätigen Sie bitte die Schaltfläche Teilnehmerschlüssel senden.
Nach erfolgreicher Verbindung mit Ihrer Bank erhalten Sie die Daten für die Erstellung Ihres INI-Briefes zurück.
Klicken Sie jetzt auf INI-Brief erstellen. Der erstellte INI-Brief wird im Internet Browser generiert und angezeigt. Drucken Sie den INI-Brief aus und senden Sie diesen bitte unterschrieben per Post an Ihre Bank. Erst wenn Ihre Bank den INI-Brief erhält, kann Ihr EBICS Bankzugang freigeschaltet werden. Mit Fertigstellen kann abschließend der Bankzugang gespeichert werden. Hierzu vergeben Sie bitte noch einen Namen für den Bankzugang. Es bietet sich an, den Banknamen zu verwenden. Gibt es mehrere Bankzugänge bei der gleichen Bank kann zusätzlich noch ein eindeutiger Zusatzname vergeben werden: Stadtsparkasse München - Ausschüttungskonten
Mit Fertigstellen kann die Erstellung des Bankzugangs beendet werden. In der Übersicht der Bankzugänge erscheint nun der soeben erstellte Bankzugang als erster oder weiterer Eintrag.
3.4. Hash-Werte von der Bank abholen
Nachdem die Daten an die Bank versendet wurden und der INI-Brief unterschrieben und an die Bank versendet wurde, kann der öffentliche Bankschlüssel von der Bank abgerufen werden. Hierzu bitte mit einem Rechtsklick auf den gwünschten Bankzugang klicken und den Eintrag "Öffentliche Zugangsschlüssel "abrufen (HIA)" wählen.
Anschließend muss das selbstgewählte Passwort für die Schlüsseldatei eingegeben werden.
Nachdem die Schlüssel verifiziert wurden ist der Bankzugang vollständig eingerichtet.
4. xpectoPro Buchungskontenkonten für den EBICS-Abruf konfigurieren
Sind alle Kreditinstitute in EBICS angelegt worden, können diese für die Verwendung in xpectoPro konfiguriert werden. Markieren Sie hierzu in EBICS den zutreffenden Bankzugang, über die rechte Maustaste wählen Sie die Funktion Exportieren. EBICS erzeugt nun eine Datei mit der Endung ".XML". Die Datei wird von EBICS im gleichen Ordner erzeugt wo auch die EBICS Dateien abgelegt wurden.
Ob der Bankzugang vom Kreditinstitut freigeschalten wurde erkennen Sie daran, dass dieser grün dargestellt wird. Erst nachdem der Zugang freigeschalten wurde ist eine Synchronisation und anschließender Export zur Erstellung der XML Datei möglich.
4.1. Kontoabruf pro Buchungskonto konfigurieren
Wählen Sie nun in xpectoPro, im Produkt den Reiter Konten und markieren das für EBICS vorgesehen Konto. Tragen Sie im Feld Zugangsdatei den Dateinamen der exportierten Datei, inklusive dem vollständigen Pfad der Datei ein.
Die Konfiguration der Konten für den EBICS Zahlungsverkehr in xpectoPro ist damit abgeschlossen und kann genutzt werden.
4.2. Zentraler Kontorundruf pro Bank konfigurieren
Ab der Version 3.30 ist es möglich alle Konten, die bei einer Bank geführt werden gleichzeitig abzurufen und in der IB-Tabelle zu speichern
4.2.1 Definition des Bankzugangs für eine Bank
Zunächst erfolgt die Definition des Bankzugangs. Dies erfolgt in dem zentralen Zugangsdaten-Dialog. Hier wird über das Plus-Icon ein neuer Zugang mit der Kategorie BankCredentials definiert. Dem Zugang wird anschließend noch ein Name vergeben. Auf der rechten Seite können die Daten zum Bankzugang hinterlegt werden.
Neben den aus der Einzelkonfiguration bereits bekannten Dateien für contactfile, contactkeyfile und pin können an dieser Stelle weitere Parameter zum Bankzugang definiert werden.
contactfile
Die unter 4. exportierte xml-Datei.
contactkeyfile
Die zum contactfile gehörende Schlüsseldatei *.pfm
pin
Die PIN für die Schlüsseldatei.
downloadProtocolls
Download der Protokolldateien im Format *.ptk oder *.hac. Die Protokolldateien werden im physisch im Bank-Pfad (System → Einstellungen) abgelegt. Zudem wird ein FI-Datensatz mit dem FI_DMSTyp = "PaymentFileProtocoll" angelegt und dieser zum zugehörigen ZV-Datensatz gespeichert.
downloadBankReceipts (Bank Statement Retrieval = "Bank Kontoauszug Abholen")
Mit dieser EBICS Auftragsart können signierte elektronische Kontoauszug als pdf-Datei mit den elektronischen Kontoumsätzen zusammen heruntergeladen werden. Hierbei handelt es sich um die bestätigten Kontoauszüge mit qualifizierter elektronischer Signatur, die nach den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) den Nachweis einer unveränderlichen und authentischen Dokumentation liefert. Diese Signatur ist von Finanzämtern und Betriebsprüfern prüfbar und sichert die rechtliche Gültigkeit des Dokuments.
Die abgerufene Datei mit den Kontoauszügen wird mit dem FI_DMSTyp = "Beleg" beim Produkt als Dokument in der Tabelle Agentur_DO_Dokumente gespeichert
Diese Option erfordert in der Regel eine gesonderte Freischaltung bei Ihrer Bank!
verificationOfPayee
Mit dieser Option kann definiert werden, ob die Empfängerprüfung bei der direkten Übersendung eines DTA per EBICS über xpectoPro durchgeführt werden soll. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.
deactivated
Mit dieser Option kann der Bankzugang deaktiviert werden.
4.2.2. Zuweisung des zentralen Bankzugangs zu einer Kontoverbindung
Im nächsten Schritt wird der soeben angelegte Bankzugang zu einer Kontoverbindung zugewiesen. Hierfür wechselt man in den Konfigurationsbereich für Produkte. Im Tab "Kontoverbindungen findet sich ein zusätzlicher Bereich Bankzugangsdaten - EBICS/FinTS
Dort kann der gewünschte, bei den Zugangsdaten definierte Bankzugang ausgewählt werden. Wenn bei allen Kontoverbindungen der gewünschte Bankzugang hinterlegt wurde, kann zum dritten und letzten Schritt übergegangen werden.
4.2.3. Zuweisung der Kontoverbindung (mit Bankzugang) zum Buchungskonto
Für diesen dritten und letzten Schritt wechseln wir in die Buchhaltungskonfiguration, in der sich alle Buchungskonten befinden.
Sofern es sich um ein Finanzkonto handelt, kann bei der Auswahl Bankverbindung diejenige Kontoverbindung des Produktes hinterlegt werden, zu der der Bankzugang zugewiesen wurde. Damit laufen alle abgerufenen Umsätze für diese Kontoverbindung auf das ausgewählte Buchungskonto. Im dargestellten Fall auf das Buchungskonto 1200.
Hinweis
Die Angaben im Bereich Bankzugangsdaten für Finanzkonten und Bankverbindung für Finanzkonten müssen nun entfernt werden, da ausschließlich eine Art des Kontoabrufs definiert sein darf.
5. Proxyserver Zusatzeinstellungen
Sollen Sie in Ihrem Unternehmen einen Proxyserver im Einsatz haben muss folgendes beachtet werden:
Im Installationsverzeichnis von xpectoPro (C:\Programme\....) in dem Ordner in der die EbicsCmd.exe liegt muss eine neue Datei EbicsCmd.config mit folgendem Inhalt angelegt werden:
<configuration>
<defaultProxy enabled="true" useDefaultCredentials="true">
<proxy
usesystemdefault="true"
proxyaddress="http://HIER-DEN-NAMEN-BZW-DIE-IPADRESSE-PLUS-PORT-EINTRAGEN:3128"
/>
</defaultProxy>
</system.net>
</configuration>