Modèle de formulaire RSVP et de coordonnées
Utilisé plus de 53 000 fois
Demandez à vos invités de confirmer leur présence à votre événement, ou recueillez simplement leurs coordonnées, grâce à un seul formulaire clair et structuré.
Un formulaire d’une simplicité déconcertante
Vous souhaitez savoir qui assistera à l’événement que vous organisez, ou simplement recueillir des coordonnées ?
Utilisez ce modèle certifié par des experts pour créer un formulaire personnalisable permettant de recueillir noms, prénoms, numéros de téléphone et adresses email en un seul endroit. Que ce soit pour un mariage, un événement professionnel, une collecte de fonds ou une rencontre associative, ce modèle polyvalent facilitera votre organisation et vos communications avec les participants, depuis l’envoi des invitations jusqu’au suivi post-événement.
Modulables et polyvalents, les modèles de formulaires SurveyMonkey vous permettent de collecter les noms, prénoms, adresses email, numéros de téléphone et bien d’autres informations utiles. N’hésitez pas à personnaliser ce formulaire avec vos propres questions si vous souhaitez obtenir plus de détails sur vos invités. Grâce à la centralisation des données, gérez et mettez à jour les coordonnées de vos contacts en quelques clics.
Voici des exemples d’utilisation de notre modèle :
- Collectez et faites le point sur les inscriptions à un événement.
- Contactez ou relancez vos clients, vos collègues, etc.
- Demandez aux participants à un événement de vérifier ou de mettre à jour leurs coordonnées.
- Une fois l’événement passé, utilisez les informations recueillies via ce formulaire pour envoyer des messages de remerciement aux participants.
- Transformez ce sondage en formulaire de contact d’urgence
- Étoffez votre carnet d’adresses avec de nouveaux contacts.
- Créez un formulaire permettant aux employés de commander des goodies
Pour créer un formulaire à l’aide de ce modèle, il vous suffit de souscrire un abonnement SurveyMonkey ou de vous connecter à votre compte.
Vous pourrez choisir ce modèle ou n’importe quel autre formulaire ou sondage de planification d’événement. Par exemple, le modèle de formulaire de confirmation de présence (RSVP) vous permet à la fois de comptabiliser les inscriptions et d’analyser les besoins en matière d’accessibilité.
Centralisez et sécurisez les informations
Quand vous recueillez des coordonnées, elles contiennent souvent des données personnelles sensibles, comme des restrictions alimentaires ou des exigences en matière d’accessibilité, sans parler des coordonnées elles-mêmes. La confidentialité doit donc être au cœur de votre approche : ne demandez que les informations indispensables pour planifier votre événement.
Notre modèle de formulaire vous permet de simplifier votre démarche en limitant au maximum la collecte de données personnelles, d’appliquer des pratiques de confidentialité cohérentes et de stocker toutes les informations délicates en toute sécurité, sur une plateforme centralisée.
Suivez ces conseils pour assurer la confidentialité et la conformité dès le départ :
- Commencez par informer les destinataires du formulaire et obtenir leur consentement. Au début de votre formulaire, expliquez brièvement quelles informations vous collectez, comment elles seront utilisées et à qui s’adresser en cas de question. De nombreux organisateurs ajoutent des liens vers notre Avis de confidentialité, notre Accord sur le traitement des données, notre Déclaration de transfert de données de l’UE et même la liste de nos sous-traitants pour les invités qui souhaitent en savoir plus.
- Limitez le nombre de champs. Recueillez uniquement les informations indispensables à l’organisation et à la gestion de votre événement (inscriptions, noms des invités et coordonnées essentielles, par exemple). Pour les questions d’ordre logistique (restrictions alimentaires, besoins en matière d’accessibilité, etc.), optez pour le modèle de formulaire de confirmation de présence (RSVP). Réservez les champs obligatoires aux éléments les plus importants afin d’obtenir un compte précis des participants sans demander plus de données personnelles que nécessaire.
- Définissez des règles de conservation et d’exportation des données. Les réponses sont habituellement conservées pendant la phase de planification, exportées pour le décompte final et la coordination, puis archivées ou supprimées. Les organisateurs exportent souvent les résultats au format CSV pour partager la liste des invités avec leurs collègues ou leurs prestataires en toute sécurité.
Une fois ces quelques mesures essentielles mises en place, utilisez les fonctionnalités intégrées au formulaire pour simplifier la collecte sécurisée des données :
- Invitations par email. Avec notre collecteur d’invitations par email, l’envoi du formulaire RSVP et de coordonnées est un jeu d’enfant. Programmez des rappels 7 jours, 3 jours et 1 jour avant l’événement, suivez les réponses et analysez les performances de vos emails. Vous pouvez aussi envoyer des rappels automatiques ou un message de remerciement une fois que les destinataires ont répondu.
- Questions faciles à comprendre. Formulez vos questions de manière claire et directe. Ne rendez obligatoires que les champs indispensables à l’organisation de votre événement. Pour les questions demandant des informations sensibles ou complémentaires, laissez les participants libres de répondre ou non.
- Exportations de données simplifiées. Si vous souhaitez utiliser les coordonnées recueillies dans d’autres logiciels, ou simplement hors ligne, vous pouvez les exporter au format XLS (Excel) ou CSV. Cela peut s’avérer utile pour créer vos plans de tables, comptabiliser le nombre de repas à commander aux traiteurs, ou faire des listes d’invités. Vous pourrez archiver ou supprimer ces fichiers une fois votre événement terminé.
Comment utiliser le modèle de formulaire RSVP et de contact ?
Utilisez notre modèle de formulaire pour gérer facilement tout le déroulement de votre événement, offrir une expérience fluide à vos invités et centraliser vos informations. Suivez les étapes ci-dessous pour recueillir des coordonnées précises et gérer la logistique, depuis la première invitation jusqu’au feedback post-événement.
- Partagez votre formulaire. Créez votre formulaire, puis diffusez-le via le collecteur de lien Web par email, par SMS, sur les réseaux sociaux ou sur des pages d’événements. Vous pouvez aussi utiliser la fonctionnalité de suivi des invitations du collecteur d’invitations par email.
- Collectez les réponses. Utilisez votre formulaire pour recueillir toutes les coordonnées dont vous avez besoin. Ne rendez obligatoires que les champs essentiels, afin d’obtenir le compte précis des participants et d’éviter de recueillir plus de données que nécessaire.
- Accusez réception. Affichez un écran ou un message de confirmation pour rassurer vos invités et leur indiquer que vous avez bien reçu leurs coordonnées.
- Exportez la liste des contacts. Organisez les coordonnées recueillies en exportant les réponses au format CSV. Vous pourrez alors créer des listes triables qui vous serviront pour créer des plans de tables, gérer le traiteur, mais aussi pour envoyer d’autres invitations à vos futurs événements.
- Envoyez un sondage de feedback post-événement. Utilisez notre modèle de sondage de feedback sur les événements pour comprendre ce qui a bien fonctionné (et ce qui pourrait être amélioré) lors de votre prochain événement.
Lancez-vous avec un modèle de formulaire prêt à l’emploi
Utilisez notre modèle de formulaire dédié pour recueillir les coordonnées exactes de vos invités, organiser ces informations et simplifier chaque étape de votre événement. Essayez notre modèle et commencez à recueillir des réponses dès aujourd’hui.
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Découvrez les fonctionnalités utilisées dans ce modèle de sondage
Nous disposons de nombreuses fonctionnalités qui vous aideront à lancer vos sondages rapidement. Voici celles qui sont les plus populaires auprès des nouveaux utilisateurs.
Expériences de sondage personnalisables
Thèmes prêts à l'emploi, personnalisation des polices et couleurs à l'image de votre marque, etc.
Plusieurs manières d'envoyer vos sondages
Collectez des réponses hors ligne, par email, SMS, codes QR, via des sites Web ou les réseaux sociaux, etc.
Analyse de sondage, aucune formation requise
Résumés automatiques des résultats, filtres, tableaux de bord personnalisés, analyses croisées, analyse de texte, etc.
Ressources supplémentaires qui vous aideront à réussir vos sondages
Témoignages de clients
Consultez des témoignages de clients, des webinaires et des guides sur la collecte du feedback en lien avec votre secteur d'activité.
Blog
Des conseils pour créer des sondages plus efficaces, des infos sur notre programme de recherche et les toutes dernières actualités sur nos produits.
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