Echte KI-Use Cases für Agenturen, Berater & Coaches
– statt billigem Buzzword Bingo
Verstehe, welche realen Aufgaben KI in deinem Unternehmen sofort übernehmen kann – während dein Wettbewerb planlos No-Code-Workflows zusammenkopiert.
DSGVO‒konform | EU Hosting | Go‒Live in 2 ‒ 3 Wochen
Bereits über 30 Unternehmen haben
mit uns den Einstieg in KI gemeistert
Was dich in unserem kostenlosen Analyse-Termin erwartet:
Erhalte praxiserprobte KI-Systeme, die Routinearbeit übernehmen und deine Abläufe so stark beschleunigen, dass dein Team plötzlich das 3- bis 5-Fache schafft.
Finde heraus, welche KI-Use-Cases für dich funktionieren und wie du damit Margen von über 80 % erreichst, bevor dein Wettbewerb überhaupt begreift, was gerade passiert.
Erfahre wie du neue Umsatzquellen erschließt, weil KI-Agenten Geschäftsmodelle ermöglichen, die vor Kurzem noch undenkbar waren.
Welche Denkfehler du bei Automatisierung & KI vermeiden musst:
Diese Denkfehler kosten dich Zeit, Geld und Kunden. Wir zeigen dir, wie du das änderst.
Problem 1
"KI klingt spannend, funktioniert für unser Geschäft aber nicht"
Alle reden von KI und wie sie die Welt verändert. Auf LinkedIn, in Podcasts, in Meetings – doch für viele bleibt es ein Buzzword ohne Nutzen.
Im eigenen Alltag scheint KI kaum etwas zu verändern. Es fehlt an praxisnahen Beispielen, die zeigen, was wirklich möglich ist und die endlich zum Handeln motivieren.
Wer den Wert hinter KI nicht versteht, wird abgehängt, während andere Rekordmargen erzielen.
Problem 2
"Wir suchen nach dem richtigen Tool, das unsere Probleme löst"
Täglich erscheinen neue KI-Tools – alle mit großen Versprechen und spannenden Funktionen. Also werden Tutorials geschaut und ein paar Workflows mit make.com, Zapier oder n8n gebaut.
Doch am Ende entstehen unausgereifte Einzellösungen, die nicht miteinander kommunizieren und mehr Aufwand als Entlastung bringen.
Ohne durchdachtes Konzept endet alles im Tool-Chaos. Statt Entlastung entsteht Aufwand und Frust.
Problem 3
"Wir brauchen Mitarbeiter, die mit KI arbeiten können."
Viele Chefs wünschen sich, dass ihre Mitarbeiter KI so selbstverständlich nutzen wie sie selbst. ChatGPT hier, ein paar Automationen da und schon läuft’s, oder?
In der Praxis funktioniert das eher selten. Die meisten Mitarbeiter wissen schlicht nicht, wie sie KI sinnvoll einsetzen können, also bleibt alles beim Alten und es entsteht Frustration statt Fortschritt.
Wer erwartet, dass Mitarbeiter KI von selbst verstehen, hat seine Führungsaufgabe missverstanden.
Du musst verstehen, wie KI deinen Markt verändert
...oder du wirst von denen abgehangen, die es tun.
Verstehen, was mit KI möglich ist
Wenn du wüsstest was geht, hättest du längst angefangen
Viele verstehen den Wert von KI noch nicht, weil praxisnahe Beispiele fehlen, die zeigen, was wirklich möglich ist. Doch genau darin liegt der Unterschied:
Wer versteht, wie KI wirklich funktioniert, kann Prozesse neu denken, sein Geschäftsmodell transformieren und Margen von über 80 % erzielen – für Start-ups und Newcomer ist das längst Alltag.
Du musst verstehen, was mit KI möglich ist und welche Use-Cases es für dich bereits gibt!
Erst der Prozess, dann das Tool
Ohne klare KI Strategie bleiben Automatisierung & KI ein Traum
Damit KI überhaupt funktioniert, braucht es ein neues Denken in Prozessen und Strukturen und eine klare Strategie, was automatisiert, verknüpft und integriert werden soll.
Die Lösung ist eine zentrale Plattform – ein Integration Layer (z. B. n8n) – der alle Systeme verbindet und Automatisierung sowie KI-Agenten überhaupt erst ermöglicht.
Du musst vom Prozess aus denken und eine zentrale Plattform schaffen, die alle Systeme verbindet!
KI in Tools und Prozesse einbauen
Mitarbeiter befähigen KI zu nutzen, ohne dass sie es merken
Viele Unternehmen glauben, ihre Mitarbeiter müssten erst lernen, wie man KI nutzt – wer das denkt, hat seine Rolle als Chef nicht verstanden.
Der Schlüssel liegt nicht in KI-Schulungen oder Prompt-Kursen, sondern in Systemen, die KI automatisch mitdenken. Wenn KI direkt in Tools und Prozesse integriert ist, nutzen Mitarbeiter sie von alleine.
Du musst eine Umgebung schaffen, in der KI integriert ist und Mitarbeiter sie automatisch nutzen!
Was bringt dir KI‒Automation in deinem Unternehmen:
Skalierbares Fulfillment durch skalierbare KI-Systeme
In jedem Projekt läuft alles automatisch: Lead Recherche, Rechnungen schreiben und versenden, Kundenordner anlegen, Vorlagen kopieren, Status E-Mails versenden – egal ob du 5, 50 oder 500 Kunden hast.
+50 % Umsatzrendite durch fallende Personalkosten
Routineaufgaben und Backoffice kosten viel Zeit, bringen aber keinen Umsatz. KI-Agenten automatisieren diese Abläufe vollständig und schaffen Freiraum für Arbeit, die Umsatz und Fortschritt bringt.
Marktvorsprung im KI‑Zeitalter
und neue Geschäftsmodelle
KI eröffnet Möglichkeiten, die technisch oder wirtschaftlich undenkbar waren. Wissensarbeit wird durch KI gestützt oder komplett automatisiert. Damit entstehen neue Geschäftsmodelle und profitable Umsatzquellen.
KI-Mitarbeiter und smarte Digitalisierung in 3 einfachen Schritten
1
Analyse & passende Use-Cases: Wir prüfen, welche Aufgaben sich wiederholen, welche Tools du nutzt und wo Engpässe entstehen. So identifizieren wir die Prozesse mit dem größten Hebel und zeigen anhand echter Beispiele, welche Ergebnisse möglich sind.
2
Architektur, Tools & Umsetzung: Auf Basis der Analyse entwickeln wir eine individuelle Systemarchitektur mit passendem Tech-Stack, Tools und KI-Komponenten. Anschließend verbinden wir bestehende Software und integrieren KI-Workflows und Agenten. So entsteht ein ganzheitliches, skalierbares System, das sich kontinuierlich weiterentwickelt.
3
Übergabe & Befähigung der Mitarbeiter: Aus über 30 Projekten wissen wir: Automatisierung scheitert nicht an der Technik, sondern an der Nutzung. Deshalb integrieren wir KI direkt in bestehende Tools und Prozesse – so arbeitet sie im Hintergrund, ohne dass Mitarbeiter etwas umstellen müssen.
Warum du mit KI noch keine Ergebnisse siehst (und wie es richtig geht):
Ergebnisse entstehen nicht durch Künstliche Intelligenz, sondern durch das System, das sie verbindet.
Vorher:
Tool Dschungel
Fehlendes Verständnis, keine Strategie und isolierte Tools führen zu mehr Aufwand statt Entlastung.
Jeder arbeitet für sich, nichts greift ineinander und KI bleibt nur Theorie.
Nachher:
Klare KI Strategie
Durchdachtes Gesamtsystem mit klaren Prozessen, verknüpften Tools und KI-Agenten, die Aufgaben selbstständig erledigen. Dein Team arbeitet produktiver mit KI – ohne es überhaupt zu merken.
Aus deinen Tools und KI entsteht ein System, das automatisch arbeitet:
Und noch viele weitere!
Datenschutz trifft künstliche Intelligenz.
Unsere KI-Lösungen laufen ausschließlich auf deutschen und europäischen Servern. Als offizieller IONOS ISV-Partner garantieren wir höchste Sicherheitsstandards.
Prozesse, die kein Mitarbeiter mehr machen sollte:
Automatisiertes Onboarding und Kick-Off mit AI
Kick-off wird transkribiert, Profil extrahiert und der Kunde automatisch in CRM, Ordnern, Rechnungstool und Willkommensmail angelegt.
Aufgaben aus Calls & Jour-fixe erstellen via KI-Automation
Meetings werden transkribiert, zusammengefasst, To-dos erstellt, Follow-up versendet und im Projektmanagement-Tool dokumentiert.
Automatische Erstellung und Versand von Rechnungen
Leistungsdaten werden aus dem CRM/PM gezogen, Rechnungen erstellt, per E-Mail automatisch versendet und verbucht.
Support-Prozesse und Qualitätskontrollen für Kundenanfragen
Fragen von Kunden werden erkannt, mit einer hinterlegten Wissensbasis abgeglichen und Antworten werden vorgeschlagen - ein Mitarbeiter gibt nur noch frei (Human in the Loop)
Automatisierte Status-Updates und Kundenfeedback
Automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen und Einholen von Kundenfeedback für besseren Service und stetige Verbesserung.
Für wen ist das hier?
Für Dienstleister, Berater und Agenturen die Output und Marge steigern wollen – ohne neue Mitarbeiter einzustellen.
FÜR ALLE, DIE FÜR MEHR KUNDEN MEHR MITARBEITER BRAUCHEN
Ideal, wenn Wachstum bisher nur mit zusätzlichem Personal möglich war. Automatisierung und KI entlasten Fulfillment und Backoffice – Kapazitäten wachsen, ohne dass das Team größer wird.
FÜR ALLE, DIE STANDARDISIERTE PROJEKTE UND ABLÄUFE HABEN
Perfekt, wenn Projekte viel Aufwand verursachen, aber immer nach dem gleichen Muster ablaufen. KI‒Agenten können Daten zwischen Systemen austauschen, Prozesse selbst steuern und spezifische Aufgaben zuverlässig ausführen.
FÜR ALLE, DIE MIT KI NEUE UMSATZQUELLEN AUFBAUEN WOLLEN
Unverzichtbar, wenn neue Umsatzideen bisher an Komplexität oder fehlender Zeit gescheitert sind. KI schafft erstmalig die technische Grundlage für skalierbare, neue Geschäftsmodelle.
DPA+ zeigt, wie KI-Agenten den Büroalltag revolutionieren.
Was passiert, wenn bewährte Agentur- und Beratungsprozesse auf moderne KI-Technologie treffen? Ganz einfach: Deine Agentur oder Beratung arbeitet nicht mehr langsamer als nötig, sondern so effizient, dass du plötzlich doppelt so dreifach so viele Projekte umsetzen kannst – ohne zusätzliches Personal.
KI-Agenten übernehmen Routine und Standardaufgaben wie Call Zusammenfassungen, Kommunikation, Kundenbetreuung, Statusupdates, Rechnungserstellung & -versand und Reporting. So hast dein Team mehr Zeit für Sales, Strategie und Kundenergebnisse.
Unsere Partnerunternehmen sparen so monatlich bis zu 70 % ihrer Arbeitszeit, fahren massive Margen und können mit demselben Team bis zu 5× mehr Kunden betreuen. Das sind keine geschönten Zahlen, sondern die logische Konsequenz von individueller Automatisierung und KI-Integration. Willkommen in einer Ära, in der Skalierung fast grenzenlos möglich ist.
So bringen wir Automatisierung & KI in dein Unternehmen:
Kostenloser Analyse-Termin (= 3 x 2 Stunden Beratungsleistung zu Prozessen und KI)
Schritt 1
Analyse & passende Use-Cases
60 Minuten Video-Call
Wir starten mit einem Blick in deinen Alltag: Welche Aufgaben kosten viel Zeit, wiederholen sich oft, führen häufig zu Fehlern oder sind unnötig kompliziert?
Wir zeigen dir echte KI-Use-Cases, die zu deinem Unternehmen passen. Damit bekommst du ein Gefühl dafür, was möglich ist und welche Ergebnisse realistisch erreichbar sind.
Anschließend wählen wir einen ersten Prozess aus, der schnell automatisiert werden kann – dein Quick Win, der sofort Wirkung zeigt.
Schritt 2
Architektur, Tools & KI Auswahl
60 Minuten Video-Call
Auf Basis der Analyse entwickeln wir eine maßgeschneidertes Konzept inkl. Systemarchitektur, passenden Tools, Tech-Stack und KI-Komponenten.
Bestehende Tools & Software werden über einen zentralen Integration Layer intelligent miteinander verbunden, damit Prozesse reibungslos ineinandergreifen und manuelle Arbeit entfällt.
So entsteht ein ganzheitliches, skalierbares System, das mit deinem Unternehmen mitwächst und sich kontinuierlich weiterentwickelt.
Schritt 3
Umsetzung: KI-Workflows & KI-Agenten
2 Wochen bis zum Go-Live
Auf Basis des Konzepts werden KI-Workflows und KI-Agenten so integriert, dass sie direkt in bestehenden Tools und Abläufen mitarbeiten – ohne dass Mitarbeiter KI selbst prompten müssen.
KI-Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie Datentransfer, Lead-Erfassung oder Rechnungsversand und verbinden Systeme nahtlos.
KI-Agenten erledigen eigenständig ihre Aufgaben, arbeiten im Team mit anderen Agenten oder unterstützen Mitarbeiter – so laufen deine Prozesse von alleine und fast umsonst.
Schritt 4
Skalierung & Weiterentwicklung
Fortlaufende Betreuung (optional)
Bestehende Prozesse werden laufend überwacht und bei Bedarf um neue KI-Modelle erweitert, damit sie immer besser und schneller werden.
KI-Agenten übernehmen nach und nach zusätzliche Aufgaben und steigern die Leistung, ohne dass mehr Personal nötig ist.
So entsteht Schritt für Schritt ein skalierbares, vollautomatisiertes System, das echten Wettbewerbsvorsprung schafft.
Mit DPA+ den Einstieg in Automatisierung & KI meistern:
Daniel Aram
Agenturinhaber
D.A. Direktvertrieb
"Jannik und Daniel haben für uns eine zentrale KI-Plattform gebaut, über die wir unser gesamtes Team steuern.
Mitarbeiter, Zeiten, Wissen und Trainings laufen jetzt in einem System – ergänzt durch Voice Agents und ein klares Dashboard. Statt Tool-Chaos haben wir eine skalierbare, durchgängige Lösung."
Ergebnis mit DPA+
Ein System statt 5 Tools → alles zentral gesteuert
Volle Übersicht → alle Daten & Aktivitäten im Dashboard
Automatisiertes Training → Wissen jederzeit abrufbar
Peter Paukert
Geschäftsführer
Immofanten
"Endlich kein Excel-Chaos mehr: Früher wurden Werte mühsam aus Excel in PDF-Vorlagen kopiert – heute erstellen wir individuelle Immobilien-Factsheets mit einem Klick. In Sekunden statt Stunden. Das spart enorm Zeit und macht den Prozess endlich skalierbar."
Ergebnis mit DPA+
Factsheets in Sekunden → statt manueller Erstellung über Stunden
Automatisierter PDF-Export → kein Copy-Paste mehr aus Excel
Individuelle Berechnungen → jede Wohneinheit sofort auswertbar
Erfahre, welche Aufgaben KI in deinem Unternehmen übernehmen kann:
Individuelle Prozessanalyse
Erfahre, welche Abläufe sich in deinem Unternehmen automatisieren lassen.
Echte Use Cases für KI
Lerne aus realen Projekten, welche Aufgaben KI übernimmt und so Zeit und Kosten spart.
KI-Agenten verstehen
Entdecke, wie digitale Mitarbeiter deinen Alltag übernehmen.
Automatisierungspotenzial
Verstehe, welche Prozesse sich in deinem Unternehmen sofort digitalisieren lassen.
KI Strategie
Erfahre, wie du KI sinnvoll und gezielt einsetzt, statt planlos Tools zu testen.
DSGVO & Sicherheit
Verstehe, wie KI-Lösungen sicher und datenschutzkonform umgesetzt werden.
Warum du mit eigenen Versuchen nicht vorankommst:
Alleingänge
Viele Unternehmen starten mit Tools, bevor sie ihre Abläufe verstanden haben und wundern sich, warum Automatisierung nicht funktioniert.
Keine Ahnung was KI eigentlich kann
Du weißt nicht, was mit KI möglich ist, was dafür nötig ist und welche Use Cases bereits funktionieren, weil es dir bisher niemand richtig gezeigt hat.
Wettbewerber ziehen davon
Du suchst noch nach dem „richtigen Tool“, während dein Wettbewerb Backoffice und Fulfillment längst automatisiert hat und diesen Vorsprung als unfairen Vorteil nutzt.
Tool Chaos und Insellösungen
Du schaust dir Tutorials zu Workflows an, versuchst sie in Zapier, Make oder n8n nachzubauen und bist frustriert, weil es ewig dauert und am Ende trotzdem nicht funktioniert.
Mitarbeiter sind von KI überfordert
Du willst, dass Mitarbeiter KI nutzen wie du es tust und suchst nach passenden Schulungen oder Fortbildungen und hoffst, dass sie dadurch produktiver werden.
Partnerschaft mit DPA+
Wer in Prozessen statt in Tools denkt, baut Systeme, die skalieren und sich jederzeit mit neuer KI erweitern lassen.
Klares Verständnis, was KI leisten kann
Du hast verstanden, was mit KI möglich ist und wo Unternehmen sie bereits erfolgreich einsetzen. Du erkennst, selbst welche Prozesse sich automatisieren lassen.
Top Margen & neue Geschäftsmodelle
Du nutzt KI im Alltag, erschließt neue Umsatzquellen und verwandelst dein Expertenwissen in Geschäftsmodelle, die früher unmöglich waren.
Skalierbares Gesamtsystem
Du verschwendest keine Zeit mehr mit Tools und Tests, sondern baust Schritt für Schritt ein Gesamtsystem, das deine Tools verbindet und KI gezielt integriert.
Mitarbeiter nutzen KI ohne es zu merken
Du siehst, wie dein Team KI nutzt, ohne es zu merken, weil eure Systeme so gebaut sind, dass Routineaufgaben automatisch laufen und sich der Output vervielfacht.
Über die Digitale Prozess Agentur Plus (DPA+)
Jannik Hurst
B.Sc. Informatik – TU München & LMU München
Jannik ist der erfahrene Experte für KI-Automatisierung und Systemintegration.
Mit seinem breiten technischen Hintergrund und einem klaren Verständnis für komplexe Prozesse entwickelt er Lösungen, die KI sinnvoll mit bestehenden Systemen verbinden und zuverlässig im Unternehmensalltag funktionieren.
Durch seine vielseitige Projekterfahrung findet er auch für anspruchsvolle Aufgaben pragmatische, skalierbare Ansätze – immer mit dem Ziel, Technik verständlich und wirklich nutzbar zu machen.
Daniel Lang
Dipl.-Ing. Maschinenbau – THWS
Daniel weiß genau, welche Aufgaben und Prozesse in einem Unternehmen anfallen und wie zurückgeblieben in dem meisten Unternehmen arbeiten.
Über sieben Jahre leitete er Entwicklungsprojekte mit Millionenbudgets in der Automobilindustrie und weiß genau, wie Anforderungen definiert werden, Projekte zu laufen haben und wie man den Kunden in die Entwicklung einbezieht, das genau das entsteht was man will.
Heute überträgt er dieses Know-how auf Automatisierung und KI: Er versteht Abläufe auf Anhieb, erkennt, welche Daten und Tools ineinandergreifen müssen, und entwickelt klare Systeme, mit denen Unternehmen effizienter arbeiten und profitabler skalieren.
Häufig gestellte Fragen
Für wen ist diese Umsetzung sinnvoll?
Für Agenturen, Berater, Coaches und Dienstleister, die ihre internen Abläufe automatisieren und mit KI-Agenten dauerhaft effizienter arbeiten wollen.
Egal ob Einzelunternehmen oder kleines Team – entscheidend ist, dass du Prozesse digital abbilden willst, statt sie manuell zu wiederholen.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Wir starten mit einer kurzen Analyse deiner bestehenden Abläufe. Danach setzen wir ein erstes Pilotprojekt um, das dir sofort spürbare Entlastung bringt. Anschließend skalieren wir Schritt für Schritt weitere Prozesse.
Muss ich dafür technisches Vorwissen haben?
Nein. Wir übernehmen die komplette technische Umsetzung – von der Integration bis zur Dokumentation.
Du erhältst ein fertiges, lauffähiges System, das du ohne Spezialkenntnisse bedienen kannst.
Welche Tools werden genutzt?
Wir arbeiten mit erprobten Automations- und KI-Systemen wie n8n, ChatGPT, Brevo, Slack, ClickUp oder Google Workspace.
Die Auswahl erfolgt immer individuell – abhängig davon, was du bereits nutzt und was sich optimal integrieren lässt.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Die ersten Automatisierungen laufen in der Regel nach 2–3 Wochen. Je nach Systemlandschaft und gewünschtem Funktionsumfang kann das Projekt danach schrittweise erweitert werden.
Wie sicher ist der Einsatz von KI?
Alle Systeme werden DSGVO-konform eingerichtet.
Sensible Daten bleiben auf europäischen Servern, und du behältst jederzeit die volle Kontrolle über Prozesse und Berechtigungen.
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