Een solide start met AFAS Financieel.
Voor een soepele financiële administratie koos Hotel De Plesman voor AFAS Financieel. DIFFERIT begeleidde de implementatie en zorgde voor een inrichting die perfect aansloot op de specifieke behoeften van het hotel, zelfs wanneer die afweken van de standaardmogelijkheden van AFAS.
“Bij de opening van een hotel is niet alles meteen perfect,” zegt Jesse Jukema, Financial Controller bij Hotel De Plesman. “Maar als de processen goed zijn ingericht, de juiste systemen draaien en je kunt rekenen op sterke ondersteuning, dan weet je dat het goed komt.” De implementatie van AFAS startte in september 2024, ruim voor de opening. Hierdoor kreeg het team de kans om ervaring op te doen met het systeem en de bijbehorende werkwijze. Jesse Jukema: “Werken met AFAS betekent een nieuwe manier van denken. Dat leerproces wilden we vooraf doorlopen, zodat we bij de opening direct goed van start konden.”
Een blanco canvas als uitdaging en kans.
Mike Walhof, consultant bij DIFFERIT, kijkt terug op de implementatie: “Ons doel was een financiële inrichting die naadloos aansloot op de wensen van Hotel De Plesman. Doordat het hotel een nieuw bedrijf is, waren er nog geen vastgelegde processen. Dit bood zowel een uitdaging als een kans: samen met het team hebben we de financiële structuur vanaf de basis opgebouwd. Dat vroeg om een creatieve vertaling van de wensen van De Plesman naar de mogelijkheden binnen AFAS.”
Eerst richtte DIFFERIT de omgeving en basisadministratie in AFAS in. Vervolgens ontstond de behoefte aan aanvullende administraties voor het restaurant, de residencies en de holding. DIFFERIT voegde deze stapsgewijs toe, waardoor een geïntegreerde financiële administratie ontstond. Jesse Jukema: “Toen de basis eenmaal stond, konden we de extra administraties eenvoudig toevoegen. AFAS maakt namelijk een duidelijk onderscheid tussen omgevingsniveau en administratieniveau.”
Rapportages op maat.
Een belangrijk onderdeel van de implementatie was het ontwikkelen van rapportages die aansluiten op de hotelbranche. Dit proces loopt nog. Mike Walhof: “In de hotellerie worden kosten en omzet anders geclassificeerd dan in standaard AFAS-rapportages. Zo is het cruciaal om onderscheid te maken tussen kameromzet, drankomzet en andere inkomstenstromen. Dit vroeg om een aangepaste rapportagestructuur binnen AFAS.”
Jesse Jukema vult aan: “We willen dat onze verschillende afdelingen, zoals F&B, Maintenance en Sales & Marketing, verantwoordelijkheid nemen voor hun financiële prestaties. Dat kan alleen als ze hierover kunnen rapporteren. DIFFERIT vertaalde onze wensen perfect naar de mogelijkheden binnen AFAS. Het voelde echt als een partnership waarin we samen naar een doel werkten.”
Dankzij de implementatie beschikt Hotel De Plesman nu over een volledig operationele financiële administratie in AFAS Financieel. Jesse Jukema kijkt alvast vooruit: “In de toekomst willen we meer doen met voorspellende analyses en mogelijk koppelingen maken met Power BI, maar eerst focussen we op een stabiele start. We zijn tenslotte pas een week open.”
Implementatie voordelen:
- Een operationele financiële administratie in AFAS Financieel.
- Rapportages die specifiek zijn afgestemd op de hotelbranche.
- Een flexibele inrichting die meegroeit met de wensen van Hotel De Plesman.
- Een sterke samenwerking tussen DIFFERIT en het hotelteam, waardoor kennis direct binnen de organisatie is geborgd.
