программа автоматизации процесса снабжения

• Добились прозрачности в подаче заявок и учете поставок.
• Автоматизировали контроль получения материалов подрядчиками.
• Исключили риски простоев на объектах.

«В нашей компании заявки в снабжение приходят от подрядчиков, внешних компаний. С этим возникают следующие проблемы – многое зависит от человеческого фактора, далеко не все заявки полные, срок – всегда вчера. Заявки подавались по телефону, на бумаге, в мессенджерах, по электронной почте. После исполнения заявки очень сложно было отследить какому подрядчику, какой материал доставили и кому отдали.

Заведя подрядчиков в “Синтеку”, мы структурировали сбор заявок, и теперь четко понятно какой подрядчик, что принял. С помощью отчетов есть полное понимание о поставке материалов на объекты в разрезе подрядчиков, видов работ и типов материалов. Очень важно, что сотрудник подрядчика фиксирует в программе приемку материала и прикладывает фотографию товара и необходимые документы, например, закрывающие, паспорта, гарантийные талоны», – Кириллов А.C., начальник отдела поставок строительных материалов.

1. Занесли актуальные проекты клиента в систему и автоматизировали получение предложение поставщиков. «Синтека» позволила оцифровывать все форматы счетов и ускорить их анализ.
2. Автоматизировали формирование тендерной таблицы с перерасчетом единиц измерения, валют, учета комплектов и аналогов, условий поставки (отсрочка или предоплата).
3. Настроили интеграцию с ЭТП «Закупай» для проведения тендеров среди внешних поставщиков по товарных категориям, которые закупаются нерегулярно.
4. Настроили отчетность по закупкам и мониторингу цен по интересующим руководство товарным категориям.

• Автоматизировали тендерную процедуру.
• Обеспечили постоянный контроль цен.
• Расширили количество поставщиков за счет новых предложений с портала «Закупай».

«Руководство требовало от отдела снабжения проведения регулярных тендерных процедур по целому ряду товарных групп: по металлопрокату, так как позиция фактически является биржевой, и требуется регулярный мониторинг цен; по основным товарным категориям, чтобы контролировать постоянных поставщиков и быть “в рынке”; по вспомогательным закупкам, чтобы закупать объективно выгодно. Мы сталкивались с проблемой, что “наши” поставщики не хотят готовить предложения для тендеров, работать “на корзину”. Возможность публичного размещения выборочных заявок на портале “Закупай” стало отличным решением. В среднем мы получаем 2-3 альтернативных предложения, поставщики делают их без напоминаний, так как хотят начать работать с нашей компанией. Безусловно, я стараюсь работать с проверенными поставщиками, но если какая-то новая компания несколько раз дает хорошие цены, я беру поставщика в работу и заключаю договор поставки», – Трифонова Н.П., начальник отдела снабжения.

«Наша компания сильно выросла, и мы вернулись к идее покупки программы, так как далее без автоматизации развиваться было невозможно. На удивление мы очень быстро её внедрили у себя, программа хорошо встроилась в наши бизнес-процессы, были учтены все наши лучшие наработки. Оказывается в ней уже давно собраны лучшие практики в снабжении, и я в чем-то изобретала велосипед», – Динара Остроухова, заместитель генерального директора по МТО. 

1. Подключили к «Синтеке» 71 сотрудника с четким разграничением ролей и прав доступа.
2. Создали единый реестр доставок с обратной связью от сотрудников офиса по каждой поставке. 
3. Автоматизировали подачу и отработку более 700 заявок в месяц.
4. Настроили интеграцию «Синтеки» с торговой площадкой «Закупай» и  автоматизировали отправку заявок поставщикам, обеспечив конкурентный отбор предложений.
5. Ускорили анализ предложений с помощью автоматизированной сравнительной таблицы с рядом параметров: цена, условия оплаты, факт наличия материалов, условия и сроки поставки. 
6. Наладили контроль поставок за счет организации отчетности в едином пространстве по дате приемки, количеству товаров и наличию сопроводительной документации. 

Результаты:

• Сократили время согласования заявок с 3–4 дней до одного.

• Установили постоянный контроль за исполнением более 200 доставок в месяц.

• Сэкономили до 11% закупочного бюджета за счет тендеринга на «Закупай».

1. Внедрили программу и провели обучение для всех сотрудников, которые участвуют в снабжении объектов в разных городах РФ. 

2. Автоматизировали подачу заявок с удаленных объектов. 

3. Провели интеграцию с площадкой «Закупай» для проведения тендерных процедур. Всего процедуру автоматического тендера прошли 101 696 заявок (на момент написания кейса). 

4. Расширили пул поставщиков и добились получения 3-4 альтернативных предложений по каждой заявке. Основными товарными категориями, закупаемыми на площадке стали: строительные материалы, на которые приходится 20% от общего числа позиций заявок, 17% на инструменты и 16% на механические системы. 

Результаты: 

1. Экономия 15% бюджета при строительстве Терапевтического Корпуса (г. Москва), 12% бюджета студенческого Кампуса Кантиана (г. Калининград), до 3% по каждой заявке на металлопрокат для ИТ-кампуса «Неймарк» (г. Нижний Новгород). 

2. Заключили договоры с 350 новыми поставщиками и производителями с ЭТП «Закупай» (по товарным категориям: металлопрокат, сухие строительные смеси, инструмент, изоляция, отделочные материалы). 

3. Повысили производительность сотрудников снабжения на 40% за счет автоматизации процессов по отработке заявок и добились 100% прозрачности. 

1. Провели интеграцию «Синтеки» с бухгалтерской системой на базе 1С и системой внутреннего документооборота  клиента – Docs Vision.
2. Создали личные кабинеты подрядчикам в «Синтеке», а поставщикам на портале «Закупай», которая является сертифицированным партнером СКБ Контур по внедрению продукта Диадок.
3. Настроили сквозной контроль бюджетирования проектов, создания заявок на закупку со стороны подрядчиков и сбор счетов от поставщиков.
4. Организовали взаимодействие с контрагентами в единой системе.

Результаты:

• 90% документов от подрядчиков и поставщиков передаются в электронном виде.

• Срок доставки документов контрагентам сократился с двух недель до нескольких секунд. 

• Контроль за стадиями документооборота стал прозрачным.

• Исключили необходимость возврата подписанных экземпляров документов: поставщики видят, когда они подписаны и имеют к ним доступ. 

Застройщик реализует проекты на пяти региональных рынках, на каждом из которых отрабатывает до 1000 заявок в месяц. Масштабы требовали эффективного управления закупками: необходимо было синхронизировать процесс снабжения с графиками строительства и сократить сроки поставок материалов.

1. Автоматизировали закупочную деятельность через категорийный менеджмент и работу с единой цифровой платформой на базе «Синтеки», Контур.Диадок и Online-Contract.
2. Провели интеграцию «Синтеки» с корпоративной 1С.
3. После утверждения клиентом электронных торговых площадок: B2B, «Закупай» и Online-Contract, запустили пилотный проект.
4. Автоматизировали анализ предложений от потенциальных поставщиков на соответствие актуальным запросам и техническим заданиям на закупки.

Результаты:

• 97% заявок перевели в цифровой формат. 

• Сроки отработки заявок и аналитики цен сократили на 25–30%. 

«Автоматизация системы закупочной деятельности не только повысила качество закупок и сократила сроки рассмотрения предложений, но также позволила компании экономить на больших объемах в условиях нового масштаба бизнеса», — Борис Пилипенко, директор департамента тендеров и закупок Группы «Эталон».

1. Настроили интеграцию «Синтеки» с торговой площадкой «Закупай».

2. Автоматизировали параллельную отправку заявок «своим» поставщикам и публикацию потребностей на портале, обеспечив конкурентный отбор предложений.

3. Ускорили анализ предложений с помощью сравнительной таблицы. В ней сравниваются цены, условия оплаты (предоплата или отсрочка), наличие, сроки поставки и условия доставки. 

«За то время, что я работаю в строительной компании, мы собрали свою базу поставщиков, заключили договора со всеми ведущими поставщиками в нашем сегменте. В целом они нас устраивают, но порой возникают сомнения, что предложенная цена в рынке, а не завышена. Мы проводили тендеры регулярно, но гарантий низкой цены в промежутках между тендерами мы не имели. Стали размещать заявки на торговой площадке Закупай – теперь “держим руку на пульсе”, видим реальные конкурентные цены в момент времени. Полученная экономия на закупках существенно снизила стоимость владения программой “Синтека”», – Вайберг П.В., директор по развитию «Электропроф».

Результаты:

• За 6 месяцев тендеров снизили закупочные цены на 5%.

• Расширили пул поставщиков.

• Оптимизировали процесс закупок.

Директор по развитию ООО “Электропроф”, Вейберг П.В.

«За то время, что я работаю в строительной компании, мы собрали свою базу поставщиков, заключили договора со всеми ведущими поставщиками в нашем сегменте. В целом, они нас устраивают, но порой возникают сомнения, что предложенная цена в рынке, а не завышена. Мы проводили тендеры регулярно, но гарантий низкой цены в промежутках между тендерами мы не имели. Стали размещать заявки на торговой площадке Закупай - теперь «держим руку на пульсе», видим реальные конкурентные цены в момент времени. Полученная экономия на закупках существенно снизила стоимость владения программой “Синтека”.

Решение: 

1. Систематизировали сбор и исполнение всех заявок на закупку в системе «Синтека». 

2. Настроили интеграцию с ЭТП «Закупай» и открыли личные кабинеты для поставщиков компании. 

3. Автоматизировали формирование тендерной таблицы в разрезе: стоимости товара, соответствия номенклатуре в заявке, условиям поставки и др. параметрам. 

4. Организовали коммерческие тендеры на площадке по заявкам на металлопрокат с внешними поставщиками. 

Результаты: 

Оперативный контроль актуальной рыночной стоимости на металлопрокат позволили снизить стоимость закупки на 4,5%

«Дела с закупками строительных материалов в нашей компании обстоят достаточно хорошо. Мы проводим тендер на все основные товарные категории и рассматривали “Синтеку” как автоматизированную систему управления, призванную систематизировать сбор и выполнение заявок на закупку. Возможность экономить на закупках металла возникала сама, когда мне на утверждение стали поступать счета с неоптимальной ценой. Поскольку я отлично понимаю рынок поставки металлопроката, и видя предложения конкурентов в сравнительной таблице, я обнаружил, что выбранный нами поставщик не спешит снижать цену при уменьшении рыночной стоимости металла, а наоборот торопится поднять цену выше рынка при росте цен. Таким образом, апеллируя к конкурентным предложениям, мы стали контролировать стоимость отгрузки и добились экономии на закупке металлопроката 4,5 % по сравнению с первично выставленными предложениями», – Кириллов А.С., начальник отдела поставок строительных материалов. 

Компания занимается проектированием и строительством инженерных сетей и коммуникаций (теплоснабжение, водоснабжение, канализационные сети, очистные сооружения, электроснабжение). Строительство осуществляет собственными силами, без привлечения подрядчиков. 

Первое внедрение: 

1. Внедрили клиенту «коробочную» версию «Синтеки», размещенную на внутреннем сервере, которая успешно использовалась на протяжении 7 лет. 

2. Автоматизировали подачу и отработку заявок. 

3. Обеспечили онлайн-контроль за снабжением объектов. 

Второе внедрение:  

1. Перевели клиента на облачную версию сервиса с расширенным функционалом и модулем «Бюджетирование».

2. Интегрировали электронную торговую площадку «Закупай» для расширения пула поставщиков.

3. Автоматизировали учет инструментов через фотофиксацию в смартфоне с помощью программы «Фейскит».

Наталья Кудрявцева, директор по цифровизации:

Положительные аспекты:

Средняя экономия от расчетной цены составила 21,9%. В некоторых категориях, вроде метизов, экономия достигала 52-60%. Заказывались при этом в основном расходные и сопутствующие материалы.

Отрицательные моменты:

«Стоит отметить, что компания работает с крупнейшими дилерами и закупает в огромных объемах, поэтому мы не рассчитывали на экономию в категории номинированных материалов, но проверить было любопытно.

Из плюсов интерфейса системы хочется отметить – проработанную систему статусов заявки, она наглядна и облегчается оперативный контроль за исполнением.

Результаты закупок через систему с интегрированной электронной площадкой нас порадовали. Программа свои задачи решает, для подрядных организаций будет крайне полезным инструментом и поможет снизить себестоимость строительства», – Дмитрий Гвозданный.