PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

De acuerdo con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, LA ORGANIZACIÓN cuenta con un sistema interno de información.

Para la gestión de dicho sistema se ha designado una persona como Responsable del Sistema interno de información del  (RSI) que ejerce su responsabilidad de forma completamente independiente y autónoma.

Para el trámite de cualquier comunicación recibida a través del canal interno, el RSI procederá de acuerdo con el siguiente procedimiento.

1. ACCESO AL CANAL INTERNO

Para la presentación de comunicaciones se establece un canal  interno al que se accede mediante una aplicación electrónica.

El canal interno dispone de un página en el sitio web de la organización en la que se proporcionará al usuario información sobre la forma de presentación de comunicaciones por las vías establecidas así como la existencia y el punto de acceso a canales externos, por si prefieren utilizar esas otras vías.

Las características del canal interno y los principios que rigen su funcionamiento son:

• Posibilidad de presentar comunicaciones anónimas.

• Cuando la comunicación no fuese anónima, la garantía de confidencialidad de la identidad del informante en las comunicaciones a través del canal interno y durante todo el proceso de tramitación.

• Previsión de mantener un diálogo con la persona comunicante, si se considera necesario para completar la información recibida.

• Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.

• Rigurosa aplicación de las disposiciones sobre protección de datos personales..

• Remisión de la información al Ministerio fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

2. ACUSE DE RECIBO

El acuse de recibo es automático y tiene la forma de una referencia alfanumérica que sirve al informante para realizar seguimiento de trámite correspondiente y, en su caso, para recibir comunicaciones del RSI o para aportar nueva información.

Si el comunicante hubiera presentado la información de forma anónima o hubiera expresado su deseo de no ser contactado tras la presentación de la información, se podrá descargar el acuse de recibo con la referencia alfanumérica en el momento de finalizar la comunicación.

3. ANÁLISIS INICIAL

Una vez recibida la comunicación del informante el RSI procederá a la valoración de la virtualidad de su contenido para evaluar si la información se ajusta al ámbito de aplicación previsto en el artículo 2 de esta Ley, que incluye:

   •   Infracciones del Derecho de la UE.

   •   Infracciones administrativas graves o muy graves o penales.

Como resultado de este análisis inicial el RSI resolverá inadmitir la comunicación, si no se ajusta al ámbito previsto en la Ley antes mencionada,  admitir a trámite o archivar.

4. INFORMACIONES AMPLIATORIAS

El informante podrá aportar nueva información a lo largo de la gestión de la información por la misma vía mediante la que presentó su comunicación inicial..

Del mismo modo el RSI puede estimar necesario solicitar que se amplíe la información recibida para poder sustentar de forma adecuada su valoración y análisis.

 5. FINALIZACIÓN DEL PROCESO INTERNO

Admitida a trámite la comunicación y tras su estudio, el RSI finalizará su actuación determinando una de las siguientes acciones:

• el archivo de la comunicación,

• su remisión al Ministerio Fiscal si hubiera indicios de delito,

• la comunicación de la información al órgano interno o a la autoridad competente si estimara que los hechos comunicados podrían ser constitutivos de falta grave o muy grave.

En este último caso, el RSI traslada la información obtenida y el resultado de su análisis a la autoridad competente u órgano interno mediante un procedimiento que garantice la confidencialidad de la identidad del informante y de información trasladada.

El RSI deberá dar respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de tres días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse. 

6. REGISTRO Y CONTROL INTERNO DE LA INFORMACIÓN

El RSI garantiza desde el principio del proceso la confidencialidad del interlocutor y la protección de sus datos de carácter personal.

El sistema no almacenará datos personales que no sean imprescindibles para el conocimiento y tratamiento de la información recibida. La aplicación informática, mediante el diseño del formulario establecido, mitiga la comunicación y registro de este tipo de datos. 

7. INFRACCIONES

La Autoridad Independiente de Protección del Informante es el órgano competente para el conocimiento de las infracciones contempladas en el título IX de la Ley infracciones cometidas en el ámbito del sector privado en todo el territorio, siempre que la normativa autonómica correspondiente no haya atribuido esta competencia a los organismos competentes de las respectivas comunidades autónomas. 

Entre dichas infracciones se tipifican, entre otras, la adopción de cualquier represalia derivada de la comunicación frente a los informantes, la vulneración de las garantías de confidencialidad y anonimato previstas en la Ley o del deber de mantener secreto sobre cualquier aspecto relacionado con la información, y comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad.

Política de protección de datos del proveedor del servicio, Marca Franca S.L.

“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:

• Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto,  las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.

• Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

• No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.

• Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

• Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento  a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como  derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es),  si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.

Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:

• Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.

• El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo  estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.

• Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.

Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.

Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.