Beim Thema Aktenvernichtung und Datenentsorgung gilt es eine Fülle von Vorschriften einzuhalten – weil sensible Daten nicht in falsche Hände geraten dürfen. Alle Regeln strikt zu befolgen, ist eine Kunst für sich. Deshalb entscheiden sich immer mehr Firmen, einen Profi zu beauftragen.

Immer wieder ist von der Vision des „papierlosen Büros“ zu hören, aber in der Realität ist das meist wirklich nur eine Vision, quasi Zukunftsmusik. Nach wie vor stapeln sich in den Büros und Archiven vieler Firmen Berge von Ordnern mit sensiblen (Kunden-)Daten. Dazu kommen natürlich auch immer mehr Festplatten und andere digitale Speichermedien. Nicht nur, dass die Lagerung und Archivierung alter Daten viel Platz, Zeit und Geld kostet – es kann sogar gefährlich werden! Wenn Daten nämlich zu lange aufbewahrt werden, greift das in das Grundrecht auf Datenschutz ein.

Kundendaten müssen zum Beispiel nach sieben Jahren vernichtet werden. Firmen, die Daten unerlaubterweise nicht löschen bzw. sogar mit Schädigungsabsicht aufbewahren, drohen Verwaltungsstrafen bis zu 25.000 Euro. Im Extremfall können manchmal sogar Haftstrafen von bis zu einem Jahr verhängt werden. Dabei handeln die meisten Firmen nicht einmal in böser Absicht, sondern haben oft schlicht den Überblick über das Akten-Meer und den Daten-See verloren.

Manchmal scheitert es aber auch an der Möglichkeit, Akten und Daten gesetzeskonform zu entsorgen. Denn das ist gar nicht so einfach, wie man auf den ersten Blick meinen könnte. Typisch Österreich gibt es für die Aktenvernichtung und Datenentsorgung eine Fülle von Vorschriften, die es einzuhalten und zu befolgen gilt. Kompliziert, aber in diesem Fall auch keine schlechte Lösung – immerhin geht es sehr oft um sensible Daten von Menschen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen! Schadenersatzforderungen und ein veritabler Imageverlust drohen bei Verletzung der Datenschutzbestimmungen im Zuge der Aktenvernichtung.

Nur ein kleiner Einblick in die strikten Regeln, die es zu befolgen gilt: Papiere mit sensiblen Daten müssen zum Beispiel mit einem geschlossenen LKW zur Entsorgung gebracht werden. Dort werden sie dann dem Papierschredder überantwortet, allerdings muss das vor den Augen eines Mitarbeiters geschehen. Und das ist nur ein Beispiel von vielen. Darum ist es wohl die klügste Lösung, die Akten- und Datenvernichtung gleich einem Profi zu überlassen. Erstens hat man selber keinen Aufwand, zweitens sind die Preise moderat und drittens läuft man nicht Gefahr, über eine der vielen Vorschriften zu stolpern und sich so auch noch unabsichtlich strafbar zu machen.

Dass das schnell gehen kann, zeigt eine Panne aus dem Jahr 2014. Damals tauchte gleich eine Tonne Steuerakten unzensiert im Müll auf. Eine Tonne Papier voll von hochsensiblen Daten! Eine Peinlichkeit der Sonderklasse, die auch eine Fülle von Ermittlungen und Komplikationen für die Verantwortlichen nach sich zog. Passiert ist der Lapsus dabei dem Finanzamt – nicht gerade eine Institution, der man mangelnde Professionalität oder gar böse Absichten unterstellen würde. Aber solche Dinge passieren eben leichter, als viele annehmen. Darum gleich den Profi beauftragen – das spart Zeit und Nerven!