Deze samenvatting is van toepassing op Microsoft 365 en Office-producten, zoals Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint en Word, die zijn ontworpen om onze klanten te helpen meer te bereiken. Zie voor de volledige lijst met producten die onder deze privacyinformatie vallen, zie Privacy-instellingen beschikbaar voor Office-producten.

Microsoft is er alles aan gelegen om tegenover onze klanten transparanter te zijn en hen meer controle over hun gegevens te geven. Als onderdeel van deze inspanning hebben we onze belangrijkste producten en services overgezet naar een model waarin persoonsgegevens die wij over klanten tijdens hun gebruik van hun apparaten verzamelen worden geclassificeerd als Vereist of Optioneel. Dit maakt het voor onze klanten gemakkelijker om informatie te vinden over de gegevens die we verzamelen en hoe we deze gebruiken en om een geïnformeerde keuze te maken over hun privacy.

In dit artikel vind je een overzicht van de typen gegevens die Vereist en Optioneel zijn, de specifieke categorieën persoonsgegevens die worden verzameld door de toepassingen, en hoe onze klanten hun privacyinstellingen kunnen wijzigen om de met Microsoft gedeelde gegevens aan te passen.

Gegevens in de categorie Vereist zijn nodig om ervoor te zorgen dat onze producten bijgewerkt en veilig blijven, en dat ze werken zoals verwacht. Vereiste gegevens omvatten zaken zoals het type en de versie van het apparaat van de klant, zodat we connectiviteit met onze cloudservices kunnen bieden, beveiligingspatches die ervoor zorgen dat u veilig en goed beveiligd kunt werken en diagnostische gegevens waarmee we significante functiestoringen kunnen detecteren.

In sommige gevallen kan de klant bepalen of Vereiste gegevens worden verzameld, door te besluiten of hij of zij de productkenmerken of -functies die afhankelijk zijn van die gegevens wil gebruiken. Als een zakelijke klant bijvoorbeeld Word gebruikt met documentopslag en samenwerking in de cloud, verzamelen we de gegevens die nodig zijn om de documenten van de werknemer beveiligd te houden en gesynchroniseerd te houden op al diens apparaten.

Wanneer je services gebruikt met Microsoft 365-apps, zoals het invoegen van een afbeelding in een PowerPoint-dia of het bijwerken naar de nieuwste versie van Excel, worden gegevens naar Microsoft verzonden en daar verwerkt om jou die functionaliteit te bieden. Deze gegevens, die we vereiste servicegegevens noemen, zijn nodig voor Microsoft om deze functionaliteit te leveren en zo te zorgen dat ze veilig, up-to-date en naar verwachting presteren.

Verbonden ervaringen, Microsoft 365 Copilot en essentiële services genereren allemaal vereiste servicegegevens wanneer je met Microsoft 365-apps werkt.

Vereiste servicegegevens zijn geen specifiek gegevenstype, zoals Klantgegevens of Persoonsgegevens (zoals gedefinieerd in het Addendum voor gegevensbescherming van Microsoft-producten en services). In plaats daarvan is het een algemene omschrijving voor alle gegevens die verwerkt moeten worden bij interactie met een service via Microsoft 365-apps. Het bestaat uit de volgende afzonderlijke onderdelen: serviceaanroepen, inhoud en servicegerelateerde diagnostische gegevens.

Voor meer informatie, inclusief voorbeeldscenario's van de gegevens die worden verzameld en naar Microsoft verzonden, zie Vereiste servicegegevens voor Microsoft 365-producten.

Voor verbonden ervaringen en Microsoft 365 Copilot kun je onze bestaande privacyinstellingen gebruiken om te voorkomen dat vereiste servicegegevens worden verzameld en naar Microsoft verzonden.

Voor essentiële services worden vereiste servicegegevens altijd verzameld en naar Microsoft verzonden. Je kunt deze essentiële services niet uitschakelen omdat ze cruciaal zijn voor de werking van Microsoft 365-apps.

Gegevens in de categorie Optioneel zijn niet essentieel of strikt noodzakelijk om de clientsoftware beveiligd of up-to-date te houden of te laten werken zoals verwacht. Optionele gegevens bevatten zaken zoals de afbeeldingen die gebruikers uit de afbeeldingsbibliotheek in Word selecteren, zodat we betere afbeeldingsopties kunnen bieden en informatie over hoelang het duurt voordat een PowerPoint-dia wordt weergegeven om de prestaties van de software te verbeteren.

Omdat Optionele gegevens niet nodig zijn om Office aan te bieden, kunnen klanten zelf beslissen of we dit type gegevens mogen verzamelen . Thuisgebruikers kunnen deze beslissing nemen tijdens de initiële installatie van de toepassingen of, na de installatie, door gebruik te maken van de privacyinstellingen in de toepassingen. In werk- of schoolomgevingen zijn er hulpprogramma's beschikbaar voor de beheerders om deze beslissing te nemen voor hun organisatie.

Hoewel het delen van Optionele gegevens niet vereist is, kunt u ons met deze gegevens helpen om nieuwe en betere ervaringen voor onze klanten te ontwikkelen. We zien graag dat onze klanten deze gegevens met ons delen, maar de toepassingen blijven gewoon werken zoals verwacht, ongeacht hun beslissing. Het gaat hier om de gegevens van onze klanten en we zijn er alles aan gelegen om hun genomen privacybeslissingen te respecteren.

Microsoft biedt de Viewer voor diagnostische gegevens waarmee je kunt zien welke diagnostische gegevens worden verzameld terwijl je de applicaties gebruikt, voor zowel vereiste als optionele diagnostische gegevens.

De privacyinstellingen die beschikbaar zijn voor klanten, zijn afhankelijk van of de klant is aangemeld met een Microsoft-account (bijvoorbeeld een persoonlijk outlook.com e-mailadres) of met een werk- of schoolaccount. Meer informatie over de verschillende instellingen voor het beheren van uw persoonsgegevens:

• Toegang tot jouw Privacy-instellingen
• Microsoft-privacydashboard

In organisaties bepalen beheerders of verplichte of optionele diagnostische gegevens naar Microsoft worden verzonden. Ze kunnen ook bepalen welke verbonden ervaringen beschikbaar zijn voor hun gebruikers. Meer informatie over de verschillende beschikbare opties voor beheerders om de privacyinstellingen in hun organisaties te beheren:

• Overzicht van privacyinstellingen voor Microsoft 365-apps voor ondernemingen
• Beleidsinstellingen gebruiken voor het beheren van privacyinstellingen voor Microsoft 365-apps voor ondernemingen
• Voorkeuren gebruiken voor het beheren van privacymechanismen voor Microsoft Office voor Mac
• Voorkeuren gebruiken voor het beheren van privacymechanismen voor Office voor iOS-apparaten
• Beleidsinstellingen gebruiken voor het beheren van privacyinstellingen voor Office voor Android-apparaten
• Beleidsinstellingen gebruiken voor het beheren van privacyinstellingen voor Office voor webtoepassingen

De meeste instellingen zijn beschikbaar, ongeacht of de toepassingen worden gebruikt op Windows-, Mac-, Android- of iOS-apparaten.

Meer informatie over hoe we over het algemeen gegevens verzamelen en gebruiken:

• Privacyverklaring van Microsoft
• Privacy bij Microsoft